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2021-03-18T09:59:17Z

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File:SP400000 Spezifikation.docx

2021-03-18T09:47:53Z

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AA902 Beschaffung

2020-08-19T07:31:10Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=10|stand=25.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|-
|3.|| Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
|-
|4.|| Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Betriebsanweisung anhängen
|-
|3.|| Sicherheitsdatenblatt und neu erstellte/geänderte Betriebsanweisung in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk ablegen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ausschließlich im Reiter „Bevorzugter Lieferant“ ein schon im System vorhandener Lieferant hinterlegt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage (meistens schon auf dem Angebot vorhanden) angehängt werden und in die „Internen Notiz“ eingetragen werden (Wunschlieferant: die Firma bei der man bestellen möchte).

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert(gemerkt), aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt in Deutsch elektronisch angehängt und die Betriebsanweisung elektronisch angehängt sein.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK sein und dort den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten(ohne Sicherheitsdatenblatt und Betriebsanweisung)in ausgedruckter Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/869.php#tabpanel-909)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.phphttp://www.scc.kit.edu/dienste/12770.php
* Vorgänge, die nicht über das SAP NetWeaver Portal abgewickelt werden: (http://www.evm.kit.edu/187_1535.php)
* Begründung zur Wirtschaftlichkeit der Beschaffung über 50.000 Euro: (http://www.evm.kit.edu/187_1566.php)
* Erstattungen: (http://www.fima.kit.edu/959.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T09:42:10Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=10|stand=25.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|-
|3.|| Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
|-
|4.|| Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Betriebsanweisung anhängen
|-
|3.|| Sicherheitsdatenblatt und neu erstellte/geänderte Betriebsanweisung in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk ablegen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ausschließlich im Reiter „Bevorzugter Lieferant“ ein schon im System vorhandener Lieferant hinterlegt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage (meistens schon auf dem Angebot vorhanden) angehängt werden und in die „Internen Notiz“ eingetragen werden (Wunschlieferant: die Firma bei der man bestellen möchte).

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert(gemerkt), aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt in Deutsch elektronisch angehängt und die Betriebsanweisung elektronisch angehängt sein.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK sein und dort den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten(ohne Sicherheitsdatenblatt und Betriebsanweisung)in ausgedruckter Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan_GFB.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.phphttp://www.scc.kit.edu/dienste/12770.php
* Vorgänge, die nicht über das SAP NetWeaver Portal abgewickelt werden: (http://www.evm.kit.edu/187_1535.php)
* Begründung zur Wirtschaftlichkeit der Beschaffung über 50.000 Euro: (http://www.evm.kit.edu/187_1566.php)
* Erstattungen: (http://www.fima.kit.edu/959.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T09:39:32Z

Klaus.Feit: /* Mitgeltende Unterlagen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|-
|3.|| Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
|-
|4.|| Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Betriebsanweisung anhängen
|-
|3.|| Sicherheitsdatenblatt und neu erstellte/geänderte Betriebsanweisung in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk ablegen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ausschließlich im Reiter „Bevorzugter Lieferant“ ein schon im System vorhandener Lieferant hinterlegt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage (meistens schon auf dem Angebot vorhanden) angehängt werden und in die „Internen Notiz“ eingetragen werden (Wunschlieferant: die Firma bei der man bestellen möchte).

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert(gemerkt), aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt in Deutsch elektronisch angehängt und die Betriebsanweisung elektronisch angehängt sein.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK sein und dort den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten(ohne Sicherheitsdatenblatt und Betriebsanweisung)in ausgedruckter Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan_GFB.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.phphttp://www.scc.kit.edu/dienste/12770.php
* Vorgänge, die nicht über das SAP NetWeaver Portal abgewickelt werden: (http://www.evm.kit.edu/187_1535.php)
* Begründung zur Wirtschaftlichkeit der Beschaffung über 50.000 Euro: (http://www.evm.kit.edu/187_1566.php)
* Erstattungen: (http://www.fima.kit.edu/959.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T09:35:29Z

Klaus.Feit: /* Mitgeltende Unterlagen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|-
|3.|| Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
|-
|4.|| Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Betriebsanweisung anhängen
|-
|3.|| Sicherheitsdatenblatt und neu erstellte/geänderte Betriebsanweisung in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk ablegen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ausschließlich im Reiter „Bevorzugter Lieferant“ ein schon im System vorhandener Lieferant hinterlegt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage (meistens schon auf dem Angebot vorhanden) angehängt werden und in die „Internen Notiz“ eingetragen werden (Wunschlieferant: die Firma bei der man bestellen möchte).

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert(gemerkt), aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt in Deutsch elektronisch angehängt und die Betriebsanweisung elektronisch angehängt sein.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK sein und dort den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten(ohne Sicherheitsdatenblatt und Betriebsanweisung)in ausgedruckter Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan_GFB.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.phphttp://www.scc.kit.edu/dienste/12770.php
* Vorgänge, die nicht über das SAP NetWeaver Portal abgewickelt werden:http://www.evm.kit.edu/187_1535.php

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T09:31:16Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|-
|3.|| Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
|-
|4.|| Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Betriebsanweisung anhängen
|-
|3.|| Sicherheitsdatenblatt und neu erstellte/geänderte Betriebsanweisung in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk ablegen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ausschließlich im Reiter „Bevorzugter Lieferant“ ein schon im System vorhandener Lieferant hinterlegt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage (meistens schon auf dem Angebot vorhanden) angehängt werden und in die „Internen Notiz“ eingetragen werden (Wunschlieferant: die Firma bei der man bestellen möchte).

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert(gemerkt), aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt in Deutsch elektronisch angehängt und die Betriebsanweisung elektronisch angehängt sein.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK sein und dort den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten(ohne Sicherheitsdatenblatt und Betriebsanweisung)in ausgedruckter Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T09:15:20Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|-
|3.|| Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
|-
|4.|| Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Betriebsanweisung anhängen
|-
|3.|| Sicherheitsdatenblatt und neu erstellte/geänderte Betriebsanweisung in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk ablegen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T09:07:06Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|-
|3.|| Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
|-
|4.|| Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T09:05:48Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|3.|| Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
|4.|| Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T09:02:13Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden. 
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T08:52:07Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T08:50:33Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro: http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T08:48:16Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro''' 
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T08:43:30Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)''' 
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T08:35:31Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T08:28:13Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier müssen die persönlichen Daten eingepflegt werden.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T08:21:51Z

Klaus.Feit: /* Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier müssen die persönlichen Daten eingepflegt werden.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T08:09:33Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.orbit.kit.edu/132.php gelangt werden. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier müssen die persönlichen Daten eingepflegt werden.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T07:50:43Z

Klaus.Feit: /* Beschreibung */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.orbit.kit.edu/132.php gelangt werden. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier müssen die persönlichen Daten eingepflegt werden.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T07:43:39Z

Klaus.Feit: /* Beschreibung */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache an den Einkaufswagen angehängt, sowie im EK in der „Internen Notiz“ auf eine entsprechende Betriebsanweisung hingewiesen werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen,an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.orbit.kit.edu/132.php gelangt werden. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier müssen die persönlichen Daten eingepflegt werden.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T07:42:48Z

Klaus.Feit: /* Abkürzungen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AC-P || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
|-
|AC-TI || Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt.Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache an den Einkaufswagen angehängt, sowie im EK in der „Internen Notiz“ auf eine entsprechende Betriebsanweisung hingewiesen werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen,an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.orbit.kit.edu/132.php gelangt werden. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier müssen die persönlichen Daten eingepflegt werden.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T07:35:36Z

Klaus.Feit: /* Anwendung */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt.Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache an den Einkaufswagen angehängt, sowie im EK in der „Internen Notiz“ auf eine entsprechende Betriebsanweisung hingewiesen werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen,an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.orbit.kit.edu/132.php gelangt werden. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier müssen die persönlichen Daten eingepflegt werden.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA902 Beschaffung

2020-07-09T07:34:39Z

Klaus.Feit: /* Zweck */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=902|revision=09|stand=06.02.2019|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

==Anwendung==
Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal.
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-Lieferant:'' Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist. 

''KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge:'' Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind. 

''Einkaufswagen:'' Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)). 

''Dispo:'' Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|AL || Abteilungsleiter
|-
|APF || Antrag, Prüfung und Freigabe
|-
|BA-Nr. || Bestellanforderungsnummer
|-
|BeRil || Beschaffungsrichtlinien des KIT
|-
|EK || Einkaufswagen
|-
|EVM || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FIMA/ANBU || Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|SP-Nr. || Spezifikations-Nummer
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt.Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache an den Einkaufswagen angehängt, sowie im EK in der „Internen Notiz“ auf eine entsprechende Betriebsanweisung hingewiesen werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen,an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet. 
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

===Erstellen einer SP===
Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

'''SP403XXX.xx und SP404XXX.xx''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

'''SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX''' 
Diese Nummernkreise sind für '''IMT-Lagerwaren''' reserviert, die dem '''Hauptlager des KIT-CN''' entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

'''SP28XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende '''Anlagen''' und '''Geräte über 25 T€''' reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

'''SP26XXXX.xx''' 
Dieser Nummernkreis ist für '''Dienstleistungen/Werkverträge''' reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden. 

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

'''Bestellungen ohne SP''' 
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

===Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal===
Siehe auch [[SRM Einkauf "Freitextbestellung"|bebildertes Tutorial für Freitextbestellung]]. 
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.orbit.kit.edu/132.php gelangt werden. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. 
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft. 
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen gelten:

'''Reiter „Positionsgrunddaten“''' 
Produktkategorie 
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden. 
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk 
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) '''vor''' dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle 
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen: 
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk) 
Abladestelle mit Auswahlfenstern: 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik 
Raum: 122

ChemA 
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume 
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben). 
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger 
Hier müssen die persönlichen Daten eingepflegt werden.

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

'''Eintragen der Einkaufswagenpositionen''' 
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK: 

Auswahl der Auftragsart 
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“. 
'''Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ markiert werden.
'''

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen) 
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung 
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung 
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung. 

Lieferantentext 
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz 
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden. 
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum 
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss das Enddatum als Lieferdatum eingetragen werden.
Ist die Bestellposition hinzugefügt, können durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

'''Reiter „Positionsdaten“''' 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden: 
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
|}

'''Reiter „Kontierung“''' 
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.
|}

'''Reiter „Notizen und Anlagen“''' 
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden. 
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Hinweis auf eine entsprechende Betriebsanweisung in deutscher Sprache in die „Interne Notiz“ eintragen
|}

'''Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“''' 
Hier kann ein Lieferant benannt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant schon im SAP-System eingepflegt, kann er anhand des Suchfensters „Bevorzugter Lieferant“ ausgewählt werden (Anmerkung: Im Suchfenster muss im Feld „Weitere Suchhilfen“ der Begriff „Lieferant“ stehen). Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden.

Prüfen 
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern 
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert, aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen 
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt elektronisch angehängt und auf die Betriebsanweisung in der „Internen Notiz“ hingewiesen werden.

Schließen 
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status 
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden. Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen 
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben: 
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen. 
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten in ausgedruckter und/oder elektronischer Form an AC-KA weitergereicht werden.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* BeRil: (http://www.evm.kit.edu/187.php)
* Kontenplan: (http://www.fima.kit.edu/downloads/Kontenplan.pdf)
* Schulungsunterlagen SRM: (http://www.orbit.kit.edu/205.php)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation}}

AA904 Wareneingang

2020-07-08T14:21:24Z

Klaus.Feit: /* Mitgeltende Unterlagen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=904|revision=05|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim WE
==Anwendung==
Betrifft alle WE
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''Plausibilitätsprüfung'' ist die Überprüfung der angelieferten Ware im WE nach Art und Menge im Bezug zur Bestellung. 

''Technische Wareneingangsprüfung (T-WEP)'' ist die Überprüfung von Waren anhand festgelegter Prüfkriterien. Die T-WEP kann visuell, messtechnisch oder analytisch erfolgen. Grundlage der T-WEP ist § 377 HGB. 

''Lagerware'' sind alle Materialien, die im IMT-Lager (siehe PZ 8.4) gelagert werden. 

''Nichtlagerware'' sind alle im IMT beschafften Güter (bzw. Dienstleistungen), die nicht Lagerware sind. 

''Rückweisung'' ist eine formelle Unterbrechung eines Tätigkeitsablaufes bei Auftreten von Abweichungen gegenüber spezifizierten Qualitätsmerkmalen mit dem Ziel, eine Entscheidung über die weitere Behandlung des fehlerhaften Materials zu treffen.

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE || Core Technologies
|-
|DGUV || Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
|-
|HGB || Handelsgesetzbuch
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|KIT-OE || KIT-Organisationseinheit
|-
|LA || Leistungsanforderung
|-
|PVA || Projektverantwortlicher
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik-Haus
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|-
|WE || Wareneingang
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der WE durch AC-KA.
===Allgemeines===
Im IMT gehen folgende Kategorien von Waren ein: Lagerwaren und Nichtlagerwaren. Die Beschaffung von Lager- und Nichtlagerwaren erfolgt gemäß Beschaffungsrichtlinie (BeRil) des KIT in der jeweils aktuellen Fassung. Alle Bestellungen und die damit verbundenen, buchbaren Wareneingänge werden über das SAP-System abgewickelt. Alle nicht buchbaren Wareneingänge werden über das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx in der Liste QS-Nr.: LI516.xx erfasst. Ausnahmen hiervon sind LA (falls keine Lagerware) und Reservierungen/ Umbuchungen aus dem Hauptlager des KIT-CN.
===Erfassen der Wareneingänge (WE)===
Lager-, Nichtlagerwaren (Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lager-/ Nichtlagerwaren, denen eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, wird die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und durch den anhand des SAP-Systems erstellten WE-Schein dokumentiert. 

Lagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, z.B. interne Fertigungsaufträge, LA an TEC, wird ebenfalls die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und von AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB901xx ausgefüllt. Die WE-Nr. wird von AC vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt anstelle der WE-Buchung eine Umbuchung im SAP-System vom Hauptlager auf das IMT-Lager. Ausgelöst wird die Bestellung durch AC-KA mit dem Brief „Umbuchung“. Alle Briefe werden in J:\iso9001\LAGER\Umbuchung HL abgelegt und archiviert. 

Nichtlagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Nichtlagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegen, wird der Wareneingang durch das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx dokumentiert. Die WE-Nr. wird von AC-KA vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt die Lieferung auf der Grundlage einer Reservierung im SAP-System. Der Warenempfänger bestätigt den Erhalt der Ware auf dem Beleg des Einkaufswagens. 
Handelt es sich um Waren von TEC, die auf Grundlage einer Leistungsanforderung (Liste QS-Nr.: LI515.xx) eingehen, werden diese von CTE selbstständig erfasst und auf Plausibilität und Konformität mit der LA überprüft.
===Wareneingangsprüfung===
====Allgemeines====
Zur WEP gehören die Plausibilitätsprüfung und die T-WEP. Bei elektrischen Geräten erfolgt zusätzlich noch eine Prüfung gemäß DGUV, Vorschrift 3. 

Die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung werden von AC-KA durch einen Stempel auf dem SAP-WE-Schein bzw. durch Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr. FB901.xx bestätigt. Das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung kann entweder die Freigabe der Waren, z. B. im Fall von Lagerwaren zur Einlagerung bzw. bei sonstigen Waren zur T-WEP durch den Anforderer, oder die Rückweisung von Waren an den Lieferanten sein. Bei der T-WEP werden die Ergebnisse vom Anforderer per Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr.: FB902.xx dokumentiert, das in folgenden Fällen verwendet wird:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| Für alle Geräte
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| Für Waren, deren Spezifikation eine T-WEP vorschreibt
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|c)|| Für Kunden-Beistellteile im Rahmen eines Projektes, wenn der PVA Interesse an einer T-WEP hat
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|d)|| Für die WEP von angelieferten, fehlerhaften Waren
|}
====Durchführung der WEP====
Bei allen im IMT eingehenden Waren wird von AC-KA eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Ist die Plausibilitätsprüfung bestanden, wird die Ware dem Anforderer übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. 

Ist neben der Plausibilitätsprüfung noch eine T-WEP erforderlich, erfolgt die Dokumentation der WEP über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx. Dieses wird durch AC-KA ausgefüllt und samt der Ware dem Anforderer zur T-WEP übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware zur Prüfung auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. Der Anforderer führt die T-WEP durch, dokumentiert das Ergebnis per Unterschrift im Formblatt QS-Nr.: FB902.xx und leitet dieses an QW weiter. Nach erfolgter Abnahme der T-WEP durch QW wird dem Anforderer die Ware zur Nutzung überlassen. Den endgültigen Erhalt der Ware dokumentiert der Anforderer auf dem WE-Schein. Nach Abschluss der T-WEP erfolgt die Archivierung des Formblatts QS-Nr.: FB902.xx im Original bei QW und als Kopie bei AC-KA. Die WE-Dokumente werden bei AC-KA archiviert. 

Lagerware wird nach erfolgter WEP mit einem Etikett versehen. Auf diesem steht die aus dem SAP System erzeugte WE-Nummer und die IMT-SP-Nummer. Diese Kennzeichnung soll eine eindeutige Rückführung zur Bestellung ermöglichen. Desweitern wird das Etikett, wenn notwendig, um die Angabe der Chargen-Nummer und der Verpackungseinheit erweitert.

===Behandlung von zugelieferten, fehlerhaften Waren===
Die Ware wird entweder an den Lieferanten zurückgesandt, im IMT nachbearbeitet oder mit Formblatt QS-Nr.: FB204.xx zur Verwendung (bei Nichtlagerware) bzw. zur Einlagerung (bei Lagerware) freigegeben. Die Dokumentation erfolgt über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx.
====Wareneingangsprüfausnahme====
AC-KA erhält die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx als Kopien, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleiben die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx im Original.
====Korrekturmaßnahmen====
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| des Lieferanten: Die zurückgewiesene Ware wird entsprechend Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA903.xx über das SAP NetWeaver Portal mit einer Versandanzeige an den Lieferanten zurückgesandt mit der Aufforderung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen oder Ersatzlieferungen. Nach erfolgter Durchführung durch den Lieferanten findet eine erneute T-WEP der Ware im IMT statt. Bei elektrischen Geräten wird eine erneute DGUV V3 Prüfung fällig, wenn der Lieferant kein entsprechendes Zertifikat der Ware beigelegt hat.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| des IMT: Der Lieferant wird über die Rückweisung informiert und um Zustimmung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen im IMT gebeten. Nach Vorliegen der Zustimmung werden die Korrekturmaßnahmen und anschließend eine erneute T-WEP durchgeführt.
|}
Nach Freigabe der Ware durch QW erhält AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx als Kopie, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleibt das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx im Original.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA902_Beschaffung|Arbeitsanweisung 902]]
* [[AA903_Versand|Arbeitsanweisung 903]]
* [[:file:FB204_Wareneingangsprüfausnahme.docx|Formblatt 204]]
* [[:file:FB901_05_Wareneingangsschein.docx|Formblatt 901]]
* [[:file:FB902_Prüfprotokoll WEP.docx|Formblatt 902]]
* [[:file:FB912_Prüfprotokoll T-WEP.docx|Formblatt 912]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI516_XXX.xlsx|Liste 516]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* [[8.3_Versand|Prozess 8.3]]
* [[8.4_Lager|Prozess 8.4]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-CN / Punkt 2.3: (http://www.sum.kit.edu/202.php)
* Versandordnung Gefahrgut: (http://www.evm.kit.edu/downloads/Versandordnung_Gefahrgut_2010.pdf)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|KIT-CN-Hauptlagerware, Korrekturmaßnahme, Lagerware, Nichtlagerware, Rückweisung, Technische Wareneingangsprüfung, Wareneingang, Wareneingangsprüfausnahme}}

AA904 Wareneingang

2020-07-08T14:19:27Z

Klaus.Feit: /* Korrekturmaßnahmen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=904|revision=05|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim WE
==Anwendung==
Betrifft alle WE
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''Plausibilitätsprüfung'' ist die Überprüfung der angelieferten Ware im WE nach Art und Menge im Bezug zur Bestellung. 

''Technische Wareneingangsprüfung (T-WEP)'' ist die Überprüfung von Waren anhand festgelegter Prüfkriterien. Die T-WEP kann visuell, messtechnisch oder analytisch erfolgen. Grundlage der T-WEP ist § 377 HGB. 

''Lagerware'' sind alle Materialien, die im IMT-Lager (siehe PZ 8.4) gelagert werden. 

''Nichtlagerware'' sind alle im IMT beschafften Güter (bzw. Dienstleistungen), die nicht Lagerware sind. 

''Rückweisung'' ist eine formelle Unterbrechung eines Tätigkeitsablaufes bei Auftreten von Abweichungen gegenüber spezifizierten Qualitätsmerkmalen mit dem Ziel, eine Entscheidung über die weitere Behandlung des fehlerhaften Materials zu treffen.

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE || Core Technologies
|-
|DGUV || Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
|-
|HGB || Handelsgesetzbuch
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|KIT-OE || KIT-Organisationseinheit
|-
|LA || Leistungsanforderung
|-
|PVA || Projektverantwortlicher
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik-Haus
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|-
|WE || Wareneingang
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der WE durch AC-KA.
===Allgemeines===
Im IMT gehen folgende Kategorien von Waren ein: Lagerwaren und Nichtlagerwaren. Die Beschaffung von Lager- und Nichtlagerwaren erfolgt gemäß Beschaffungsrichtlinie (BeRil) des KIT in der jeweils aktuellen Fassung. Alle Bestellungen und die damit verbundenen, buchbaren Wareneingänge werden über das SAP-System abgewickelt. Alle nicht buchbaren Wareneingänge werden über das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx in der Liste QS-Nr.: LI516.xx erfasst. Ausnahmen hiervon sind LA (falls keine Lagerware) und Reservierungen/ Umbuchungen aus dem Hauptlager des KIT-CN.
===Erfassen der Wareneingänge (WE)===
Lager-, Nichtlagerwaren (Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lager-/ Nichtlagerwaren, denen eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, wird die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und durch den anhand des SAP-Systems erstellten WE-Schein dokumentiert. 

Lagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, z.B. interne Fertigungsaufträge, LA an TEC, wird ebenfalls die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und von AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB901xx ausgefüllt. Die WE-Nr. wird von AC vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt anstelle der WE-Buchung eine Umbuchung im SAP-System vom Hauptlager auf das IMT-Lager. Ausgelöst wird die Bestellung durch AC-KA mit dem Brief „Umbuchung“. Alle Briefe werden in J:\iso9001\LAGER\Umbuchung HL abgelegt und archiviert. 

Nichtlagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Nichtlagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegen, wird der Wareneingang durch das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx dokumentiert. Die WE-Nr. wird von AC-KA vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt die Lieferung auf der Grundlage einer Reservierung im SAP-System. Der Warenempfänger bestätigt den Erhalt der Ware auf dem Beleg des Einkaufswagens. 
Handelt es sich um Waren von TEC, die auf Grundlage einer Leistungsanforderung (Liste QS-Nr.: LI515.xx) eingehen, werden diese von CTE selbstständig erfasst und auf Plausibilität und Konformität mit der LA überprüft.
===Wareneingangsprüfung===
====Allgemeines====
Zur WEP gehören die Plausibilitätsprüfung und die T-WEP. Bei elektrischen Geräten erfolgt zusätzlich noch eine Prüfung gemäß DGUV, Vorschrift 3. 

Die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung werden von AC-KA durch einen Stempel auf dem SAP-WE-Schein bzw. durch Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr. FB901.xx bestätigt. Das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung kann entweder die Freigabe der Waren, z. B. im Fall von Lagerwaren zur Einlagerung bzw. bei sonstigen Waren zur T-WEP durch den Anforderer, oder die Rückweisung von Waren an den Lieferanten sein. Bei der T-WEP werden die Ergebnisse vom Anforderer per Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr.: FB902.xx dokumentiert, das in folgenden Fällen verwendet wird:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| Für alle Geräte
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| Für Waren, deren Spezifikation eine T-WEP vorschreibt
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|c)|| Für Kunden-Beistellteile im Rahmen eines Projektes, wenn der PVA Interesse an einer T-WEP hat
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|d)|| Für die WEP von angelieferten, fehlerhaften Waren
|}
====Durchführung der WEP====
Bei allen im IMT eingehenden Waren wird von AC-KA eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Ist die Plausibilitätsprüfung bestanden, wird die Ware dem Anforderer übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. 

Ist neben der Plausibilitätsprüfung noch eine T-WEP erforderlich, erfolgt die Dokumentation der WEP über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx. Dieses wird durch AC-KA ausgefüllt und samt der Ware dem Anforderer zur T-WEP übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware zur Prüfung auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. Der Anforderer führt die T-WEP durch, dokumentiert das Ergebnis per Unterschrift im Formblatt QS-Nr.: FB902.xx und leitet dieses an QW weiter. Nach erfolgter Abnahme der T-WEP durch QW wird dem Anforderer die Ware zur Nutzung überlassen. Den endgültigen Erhalt der Ware dokumentiert der Anforderer auf dem WE-Schein. Nach Abschluss der T-WEP erfolgt die Archivierung des Formblatts QS-Nr.: FB902.xx im Original bei QW und als Kopie bei AC-KA. Die WE-Dokumente werden bei AC-KA archiviert. 

Lagerware wird nach erfolgter WEP mit einem Etikett versehen. Auf diesem steht die aus dem SAP System erzeugte WE-Nummer und die IMT-SP-Nummer. Diese Kennzeichnung soll eine eindeutige Rückführung zur Bestellung ermöglichen. Desweitern wird das Etikett, wenn notwendig, um die Angabe der Chargen-Nummer und der Verpackungseinheit erweitert.

===Behandlung von zugelieferten, fehlerhaften Waren===
Die Ware wird entweder an den Lieferanten zurückgesandt, im IMT nachbearbeitet oder mit Formblatt QS-Nr.: FB204.xx zur Verwendung (bei Nichtlagerware) bzw. zur Einlagerung (bei Lagerware) freigegeben. Die Dokumentation erfolgt über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx.
====Wareneingangsprüfausnahme====
AC-KA erhält die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx als Kopien, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleiben die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx im Original.
====Korrekturmaßnahmen====
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| des Lieferanten: Die zurückgewiesene Ware wird entsprechend Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA903.xx über das SAP NetWeaver Portal mit einer Versandanzeige an den Lieferanten zurückgesandt mit der Aufforderung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen oder Ersatzlieferungen. Nach erfolgter Durchführung durch den Lieferanten findet eine erneute T-WEP der Ware im IMT statt. Bei elektrischen Geräten wird eine erneute DGUV V3 Prüfung fällig, wenn der Lieferant kein entsprechendes Zertifikat der Ware beigelegt hat.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| des IMT: Der Lieferant wird über die Rückweisung informiert und um Zustimmung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen im IMT gebeten. Nach Vorliegen der Zustimmung werden die Korrekturmaßnahmen und anschließend eine erneute T-WEP durchgeführt.
|}
Nach Freigabe der Ware durch QW erhält AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx als Kopie, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleibt das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx im Original.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA902_Beschaffung|Arbeitsanweisung 902]]
* [[AA903_Versand|Arbeitsanweisung 903]]
* [[:file:FB204_Wareneingangsprüfausnahme.docx|Formblatt 204]]
* [[:file:FB901_05_Wareneingangsschein.docx|Formblatt 901]]
* [[:file:FB902_Prüfprotokoll WEP.docx|Formblatt 902]]
* [[:file:FB912_Prüfprotokoll T-WEP.docx|Formblatt 912]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI516_XXX.xlsx|Liste 516]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* [[8.3_Versand|Prozess 8.3]]
* [[8.4_Lager|Prozess 8.4]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-CN / Punkt 2.3: (http://www.kiss.kit.edu/54.php)
* Versandordnung Gefahrgut: (http://www.evm.kit.edu/downloads/Versandordnung_Gefahrgut_2010.pdf)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|KIT-CN-Hauptlagerware, Korrekturmaßnahme, Lagerware, Nichtlagerware, Rückweisung, Technische Wareneingangsprüfung, Wareneingang, Wareneingangsprüfausnahme}}

AA904 Wareneingang

2020-07-08T14:18:43Z

Klaus.Feit: /* Korrekturmaßnahmen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=904|revision=05|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim WE
==Anwendung==
Betrifft alle WE
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''Plausibilitätsprüfung'' ist die Überprüfung der angelieferten Ware im WE nach Art und Menge im Bezug zur Bestellung. 

''Technische Wareneingangsprüfung (T-WEP)'' ist die Überprüfung von Waren anhand festgelegter Prüfkriterien. Die T-WEP kann visuell, messtechnisch oder analytisch erfolgen. Grundlage der T-WEP ist § 377 HGB. 

''Lagerware'' sind alle Materialien, die im IMT-Lager (siehe PZ 8.4) gelagert werden. 

''Nichtlagerware'' sind alle im IMT beschafften Güter (bzw. Dienstleistungen), die nicht Lagerware sind. 

''Rückweisung'' ist eine formelle Unterbrechung eines Tätigkeitsablaufes bei Auftreten von Abweichungen gegenüber spezifizierten Qualitätsmerkmalen mit dem Ziel, eine Entscheidung über die weitere Behandlung des fehlerhaften Materials zu treffen.

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE || Core Technologies
|-
|DGUV || Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
|-
|HGB || Handelsgesetzbuch
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|KIT-OE || KIT-Organisationseinheit
|-
|LA || Leistungsanforderung
|-
|PVA || Projektverantwortlicher
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik-Haus
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|-
|WE || Wareneingang
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der WE durch AC-KA.
===Allgemeines===
Im IMT gehen folgende Kategorien von Waren ein: Lagerwaren und Nichtlagerwaren. Die Beschaffung von Lager- und Nichtlagerwaren erfolgt gemäß Beschaffungsrichtlinie (BeRil) des KIT in der jeweils aktuellen Fassung. Alle Bestellungen und die damit verbundenen, buchbaren Wareneingänge werden über das SAP-System abgewickelt. Alle nicht buchbaren Wareneingänge werden über das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx in der Liste QS-Nr.: LI516.xx erfasst. Ausnahmen hiervon sind LA (falls keine Lagerware) und Reservierungen/ Umbuchungen aus dem Hauptlager des KIT-CN.
===Erfassen der Wareneingänge (WE)===
Lager-, Nichtlagerwaren (Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lager-/ Nichtlagerwaren, denen eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, wird die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und durch den anhand des SAP-Systems erstellten WE-Schein dokumentiert. 

Lagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, z.B. interne Fertigungsaufträge, LA an TEC, wird ebenfalls die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und von AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB901xx ausgefüllt. Die WE-Nr. wird von AC vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt anstelle der WE-Buchung eine Umbuchung im SAP-System vom Hauptlager auf das IMT-Lager. Ausgelöst wird die Bestellung durch AC-KA mit dem Brief „Umbuchung“. Alle Briefe werden in J:\iso9001\LAGER\Umbuchung HL abgelegt und archiviert. 

Nichtlagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Nichtlagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegen, wird der Wareneingang durch das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx dokumentiert. Die WE-Nr. wird von AC-KA vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt die Lieferung auf der Grundlage einer Reservierung im SAP-System. Der Warenempfänger bestätigt den Erhalt der Ware auf dem Beleg des Einkaufswagens. 
Handelt es sich um Waren von TEC, die auf Grundlage einer Leistungsanforderung (Liste QS-Nr.: LI515.xx) eingehen, werden diese von CTE selbstständig erfasst und auf Plausibilität und Konformität mit der LA überprüft.
===Wareneingangsprüfung===
====Allgemeines====
Zur WEP gehören die Plausibilitätsprüfung und die T-WEP. Bei elektrischen Geräten erfolgt zusätzlich noch eine Prüfung gemäß DGUV, Vorschrift 3. 

Die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung werden von AC-KA durch einen Stempel auf dem SAP-WE-Schein bzw. durch Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr. FB901.xx bestätigt. Das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung kann entweder die Freigabe der Waren, z. B. im Fall von Lagerwaren zur Einlagerung bzw. bei sonstigen Waren zur T-WEP durch den Anforderer, oder die Rückweisung von Waren an den Lieferanten sein. Bei der T-WEP werden die Ergebnisse vom Anforderer per Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr.: FB902.xx dokumentiert, das in folgenden Fällen verwendet wird:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| Für alle Geräte
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| Für Waren, deren Spezifikation eine T-WEP vorschreibt
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|c)|| Für Kunden-Beistellteile im Rahmen eines Projektes, wenn der PVA Interesse an einer T-WEP hat
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|d)|| Für die WEP von angelieferten, fehlerhaften Waren
|}
====Durchführung der WEP====
Bei allen im IMT eingehenden Waren wird von AC-KA eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Ist die Plausibilitätsprüfung bestanden, wird die Ware dem Anforderer übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. 

Ist neben der Plausibilitätsprüfung noch eine T-WEP erforderlich, erfolgt die Dokumentation der WEP über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx. Dieses wird durch AC-KA ausgefüllt und samt der Ware dem Anforderer zur T-WEP übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware zur Prüfung auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. Der Anforderer führt die T-WEP durch, dokumentiert das Ergebnis per Unterschrift im Formblatt QS-Nr.: FB902.xx und leitet dieses an QW weiter. Nach erfolgter Abnahme der T-WEP durch QW wird dem Anforderer die Ware zur Nutzung überlassen. Den endgültigen Erhalt der Ware dokumentiert der Anforderer auf dem WE-Schein. Nach Abschluss der T-WEP erfolgt die Archivierung des Formblatts QS-Nr.: FB902.xx im Original bei QW und als Kopie bei AC-KA. Die WE-Dokumente werden bei AC-KA archiviert. 

Lagerware wird nach erfolgter WEP mit einem Etikett versehen. Auf diesem steht die aus dem SAP System erzeugte WE-Nummer und die IMT-SP-Nummer. Diese Kennzeichnung soll eine eindeutige Rückführung zur Bestellung ermöglichen. Desweitern wird das Etikett, wenn notwendig, um die Angabe der Chargen-Nummer und der Verpackungseinheit erweitert.

===Behandlung von zugelieferten, fehlerhaften Waren===
Die Ware wird entweder an den Lieferanten zurückgesandt, im IMT nachbearbeitet oder mit Formblatt QS-Nr.: FB204.xx zur Verwendung (bei Nichtlagerware) bzw. zur Einlagerung (bei Lagerware) freigegeben. Die Dokumentation erfolgt über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx.
====Wareneingangsprüfausnahme====
AC-KA erhält die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx als Kopien, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleiben die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx im Original.
====Korrekturmaßnahmen====
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| des Lieferanten: Die zurückgewiesene Ware wird entsprechend Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA903.xx über das SAP NetWeaver Portal mit einer Versandanzeige an den Lieferanten zurückgesandt mit der Aufforderung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen oder Ersatzlieferungen. Nach erfolgter Durchführung durch den Lieferanten findet eine erneute T-WEP der Ware im IMT statt. Bei elektrischen Geräten wird eine erneute DGUV V3 Prüfung fällig, wenn der Lieferant kein entsprechendes Zertifikat der Ware beigelegt hat.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| des IMT: Der Lieferant wird über die Rückweisung informiert und um Zustimmung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen im IMT gebeten. Nach Vorliegen der Zustimmung werden die Korrekturmaßnahmen und anschließend eine erneute WEP durchgeführt.
|}
Nach Freigabe der Ware durch QW erhält AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx als Kopie, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleibt das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx im Original.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA902_Beschaffung|Arbeitsanweisung 902]]
* [[AA903_Versand|Arbeitsanweisung 903]]
* [[:file:FB204_Wareneingangsprüfausnahme.docx|Formblatt 204]]
* [[:file:FB901_05_Wareneingangsschein.docx|Formblatt 901]]
* [[:file:FB902_Prüfprotokoll WEP.docx|Formblatt 902]]
* [[:file:FB912_Prüfprotokoll T-WEP.docx|Formblatt 912]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI516_XXX.xlsx|Liste 516]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* [[8.3_Versand|Prozess 8.3]]
* [[8.4_Lager|Prozess 8.4]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-CN / Punkt 2.3: (http://www.kiss.kit.edu/54.php)
* Versandordnung Gefahrgut: (http://www.evm.kit.edu/downloads/Versandordnung_Gefahrgut_2010.pdf)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|KIT-CN-Hauptlagerware, Korrekturmaßnahme, Lagerware, Nichtlagerware, Rückweisung, Technische Wareneingangsprüfung, Wareneingang, Wareneingangsprüfausnahme}}

AA904 Wareneingang

2020-07-08T14:11:57Z

Klaus.Feit: /* Durchführung der WEP */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=904|revision=05|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim WE
==Anwendung==
Betrifft alle WE
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''Plausibilitätsprüfung'' ist die Überprüfung der angelieferten Ware im WE nach Art und Menge im Bezug zur Bestellung. 

''Technische Wareneingangsprüfung (T-WEP)'' ist die Überprüfung von Waren anhand festgelegter Prüfkriterien. Die T-WEP kann visuell, messtechnisch oder analytisch erfolgen. Grundlage der T-WEP ist § 377 HGB. 

''Lagerware'' sind alle Materialien, die im IMT-Lager (siehe PZ 8.4) gelagert werden. 

''Nichtlagerware'' sind alle im IMT beschafften Güter (bzw. Dienstleistungen), die nicht Lagerware sind. 

''Rückweisung'' ist eine formelle Unterbrechung eines Tätigkeitsablaufes bei Auftreten von Abweichungen gegenüber spezifizierten Qualitätsmerkmalen mit dem Ziel, eine Entscheidung über die weitere Behandlung des fehlerhaften Materials zu treffen.

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE || Core Technologies
|-
|DGUV || Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
|-
|HGB || Handelsgesetzbuch
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|KIT-OE || KIT-Organisationseinheit
|-
|LA || Leistungsanforderung
|-
|PVA || Projektverantwortlicher
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik-Haus
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|-
|WE || Wareneingang
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der WE durch AC-KA.
===Allgemeines===
Im IMT gehen folgende Kategorien von Waren ein: Lagerwaren und Nichtlagerwaren. Die Beschaffung von Lager- und Nichtlagerwaren erfolgt gemäß Beschaffungsrichtlinie (BeRil) des KIT in der jeweils aktuellen Fassung. Alle Bestellungen und die damit verbundenen, buchbaren Wareneingänge werden über das SAP-System abgewickelt. Alle nicht buchbaren Wareneingänge werden über das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx in der Liste QS-Nr.: LI516.xx erfasst. Ausnahmen hiervon sind LA (falls keine Lagerware) und Reservierungen/ Umbuchungen aus dem Hauptlager des KIT-CN.
===Erfassen der Wareneingänge (WE)===
Lager-, Nichtlagerwaren (Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lager-/ Nichtlagerwaren, denen eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, wird die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und durch den anhand des SAP-Systems erstellten WE-Schein dokumentiert. 

Lagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, z.B. interne Fertigungsaufträge, LA an TEC, wird ebenfalls die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und von AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB901xx ausgefüllt. Die WE-Nr. wird von AC vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt anstelle der WE-Buchung eine Umbuchung im SAP-System vom Hauptlager auf das IMT-Lager. Ausgelöst wird die Bestellung durch AC-KA mit dem Brief „Umbuchung“. Alle Briefe werden in J:\iso9001\LAGER\Umbuchung HL abgelegt und archiviert. 

Nichtlagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Nichtlagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegen, wird der Wareneingang durch das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx dokumentiert. Die WE-Nr. wird von AC-KA vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt die Lieferung auf der Grundlage einer Reservierung im SAP-System. Der Warenempfänger bestätigt den Erhalt der Ware auf dem Beleg des Einkaufswagens. 
Handelt es sich um Waren von TEC, die auf Grundlage einer Leistungsanforderung (Liste QS-Nr.: LI515.xx) eingehen, werden diese von CTE selbstständig erfasst und auf Plausibilität und Konformität mit der LA überprüft.
===Wareneingangsprüfung===
====Allgemeines====
Zur WEP gehören die Plausibilitätsprüfung und die T-WEP. Bei elektrischen Geräten erfolgt zusätzlich noch eine Prüfung gemäß DGUV, Vorschrift 3. 

Die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung werden von AC-KA durch einen Stempel auf dem SAP-WE-Schein bzw. durch Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr. FB901.xx bestätigt. Das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung kann entweder die Freigabe der Waren, z. B. im Fall von Lagerwaren zur Einlagerung bzw. bei sonstigen Waren zur T-WEP durch den Anforderer, oder die Rückweisung von Waren an den Lieferanten sein. Bei der T-WEP werden die Ergebnisse vom Anforderer per Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr.: FB902.xx dokumentiert, das in folgenden Fällen verwendet wird:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| Für alle Geräte
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| Für Waren, deren Spezifikation eine T-WEP vorschreibt
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|c)|| Für Kunden-Beistellteile im Rahmen eines Projektes, wenn der PVA Interesse an einer T-WEP hat
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|d)|| Für die WEP von angelieferten, fehlerhaften Waren
|}
====Durchführung der WEP====
Bei allen im IMT eingehenden Waren wird von AC-KA eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Ist die Plausibilitätsprüfung bestanden, wird die Ware dem Anforderer übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. 

Ist neben der Plausibilitätsprüfung noch eine T-WEP erforderlich, erfolgt die Dokumentation der WEP über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx. Dieses wird durch AC-KA ausgefüllt und samt der Ware dem Anforderer zur T-WEP übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware zur Prüfung auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. Der Anforderer führt die T-WEP durch, dokumentiert das Ergebnis per Unterschrift im Formblatt QS-Nr.: FB902.xx und leitet dieses an QW weiter. Nach erfolgter Abnahme der T-WEP durch QW wird dem Anforderer die Ware zur Nutzung überlassen. Den endgültigen Erhalt der Ware dokumentiert der Anforderer auf dem WE-Schein. Nach Abschluss der T-WEP erfolgt die Archivierung des Formblatts QS-Nr.: FB902.xx im Original bei QW und als Kopie bei AC-KA. Die WE-Dokumente werden bei AC-KA archiviert. 

Lagerware wird nach erfolgter WEP mit einem Etikett versehen. Auf diesem steht die aus dem SAP System erzeugte WE-Nummer und die IMT-SP-Nummer. Diese Kennzeichnung soll eine eindeutige Rückführung zur Bestellung ermöglichen. Desweitern wird das Etikett, wenn notwendig, um die Angabe der Chargen-Nummer und der Verpackungseinheit erweitert.

===Behandlung von zugelieferten, fehlerhaften Waren===
Die Ware wird entweder an den Lieferanten zurückgesandt, im IMT nachbearbeitet oder mit Formblatt QS-Nr.: FB204.xx zur Verwendung (bei Nichtlagerware) bzw. zur Einlagerung (bei Lagerware) freigegeben. Die Dokumentation erfolgt über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx.
====Wareneingangsprüfausnahme====
AC-KA erhält die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx als Kopien, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleiben die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx im Original.
====Korrekturmaßnahmen====
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| des Lieferanten: Die zurückgewiesene Ware wird entsprechend Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA903.xx über das SAP NetWeaver Portal mit einer Versandanzeige an den Lieferanten zurückgesandt mit der Aufforderung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen oder Ersatzlieferungen. Nach erfolgter Durchführung durch den Lieferanten findet eine erneute WEP der Ware im IMT statt.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| des IMT: Der Lieferant wird über die Rückweisung informiert und um Zustimmung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen im IMT gebeten. Nach Vorliegen der Zustimmung werden die Korrekturmaßnahmen und anschließend eine erneute WEP durchgeführt.
|}
Nach Freigabe der Ware durch QW erhält AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx als Kopie, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleibt das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx im Original.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA902_Beschaffung|Arbeitsanweisung 902]]
* [[AA903_Versand|Arbeitsanweisung 903]]
* [[:file:FB204_Wareneingangsprüfausnahme.docx|Formblatt 204]]
* [[:file:FB901_05_Wareneingangsschein.docx|Formblatt 901]]
* [[:file:FB902_Prüfprotokoll WEP.docx|Formblatt 902]]
* [[:file:FB912_Prüfprotokoll T-WEP.docx|Formblatt 912]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI516_XXX.xlsx|Liste 516]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* [[8.3_Versand|Prozess 8.3]]
* [[8.4_Lager|Prozess 8.4]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-CN / Punkt 2.3: (http://www.kiss.kit.edu/54.php)
* Versandordnung Gefahrgut: (http://www.evm.kit.edu/downloads/Versandordnung_Gefahrgut_2010.pdf)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|KIT-CN-Hauptlagerware, Korrekturmaßnahme, Lagerware, Nichtlagerware, Rückweisung, Technische Wareneingangsprüfung, Wareneingang, Wareneingangsprüfausnahme}}

AA904 Wareneingang

2020-07-08T14:07:01Z

Klaus.Feit: /* Durchführung der WEP */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=904|revision=05|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim WE
==Anwendung==
Betrifft alle WE
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''Plausibilitätsprüfung'' ist die Überprüfung der angelieferten Ware im WE nach Art und Menge im Bezug zur Bestellung. 

''Technische Wareneingangsprüfung (T-WEP)'' ist die Überprüfung von Waren anhand festgelegter Prüfkriterien. Die T-WEP kann visuell, messtechnisch oder analytisch erfolgen. Grundlage der T-WEP ist § 377 HGB. 

''Lagerware'' sind alle Materialien, die im IMT-Lager (siehe PZ 8.4) gelagert werden. 

''Nichtlagerware'' sind alle im IMT beschafften Güter (bzw. Dienstleistungen), die nicht Lagerware sind. 

''Rückweisung'' ist eine formelle Unterbrechung eines Tätigkeitsablaufes bei Auftreten von Abweichungen gegenüber spezifizierten Qualitätsmerkmalen mit dem Ziel, eine Entscheidung über die weitere Behandlung des fehlerhaften Materials zu treffen.

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE || Core Technologies
|-
|DGUV || Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
|-
|HGB || Handelsgesetzbuch
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|KIT-OE || KIT-Organisationseinheit
|-
|LA || Leistungsanforderung
|-
|PVA || Projektverantwortlicher
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik-Haus
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|-
|WE || Wareneingang
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der WE durch AC-KA.
===Allgemeines===
Im IMT gehen folgende Kategorien von Waren ein: Lagerwaren und Nichtlagerwaren. Die Beschaffung von Lager- und Nichtlagerwaren erfolgt gemäß Beschaffungsrichtlinie (BeRil) des KIT in der jeweils aktuellen Fassung. Alle Bestellungen und die damit verbundenen, buchbaren Wareneingänge werden über das SAP-System abgewickelt. Alle nicht buchbaren Wareneingänge werden über das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx in der Liste QS-Nr.: LI516.xx erfasst. Ausnahmen hiervon sind LA (falls keine Lagerware) und Reservierungen/ Umbuchungen aus dem Hauptlager des KIT-CN.
===Erfassen der Wareneingänge (WE)===
Lager-, Nichtlagerwaren (Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lager-/ Nichtlagerwaren, denen eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, wird die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und durch den anhand des SAP-Systems erstellten WE-Schein dokumentiert. 

Lagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, z.B. interne Fertigungsaufträge, LA an TEC, wird ebenfalls die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und von AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB901xx ausgefüllt. Die WE-Nr. wird von AC vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt anstelle der WE-Buchung eine Umbuchung im SAP-System vom Hauptlager auf das IMT-Lager. Ausgelöst wird die Bestellung durch AC-KA mit dem Brief „Umbuchung“. Alle Briefe werden in J:\iso9001\LAGER\Umbuchung HL abgelegt und archiviert. 

Nichtlagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Nichtlagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegen, wird der Wareneingang durch das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx dokumentiert. Die WE-Nr. wird von AC-KA vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt die Lieferung auf der Grundlage einer Reservierung im SAP-System. Der Warenempfänger bestätigt den Erhalt der Ware auf dem Beleg des Einkaufswagens. 
Handelt es sich um Waren von TEC, die auf Grundlage einer Leistungsanforderung (Liste QS-Nr.: LI515.xx) eingehen, werden diese von CTE selbstständig erfasst und auf Plausibilität und Konformität mit der LA überprüft.
===Wareneingangsprüfung===
====Allgemeines====
Zur WEP gehören die Plausibilitätsprüfung und die T-WEP. Bei elektrischen Geräten erfolgt zusätzlich noch eine Prüfung gemäß DGUV, Vorschrift 3. 

Die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung werden von AC-KA durch einen Stempel auf dem SAP-WE-Schein bzw. durch Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr. FB901.xx bestätigt. Das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung kann entweder die Freigabe der Waren, z. B. im Fall von Lagerwaren zur Einlagerung bzw. bei sonstigen Waren zur T-WEP durch den Anforderer, oder die Rückweisung von Waren an den Lieferanten sein. Bei der T-WEP werden die Ergebnisse vom Anforderer per Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr.: FB902.xx dokumentiert, das in folgenden Fällen verwendet wird:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| Für alle Geräte
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| Für Waren, deren Spezifikation eine T-WEP vorschreibt
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|c)|| Für Kunden-Beistellteile im Rahmen eines Projektes, wenn der PVA Interesse an einer T-WEP hat
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|d)|| Für die WEP von angelieferten, fehlerhaften Waren
|}
====Durchführung der WEP====
Bei allen im IMT eingehenden Waren wird von AC-KA eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Ist die Plausibilitätsprüfung bestanden, wird die Ware dem Anforderer übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. 

Ist neben der Plausibilitätsprüfung noch eine T-WEP erforderlich, erfolgt die Dokumentation der WEP über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx. Dieses wird durch AC-KA ausgefüllt und samt der Ware dem Anforderer zur T-WEP übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware zur Prüfung auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. Der Anforderer führt die T-WEP durch, dokumentiert das Ergebnis per Unterschrift im Formblatt QS-Nr.: FB902.xx und leitet dieses an QW weiter. Nach erfolgter Abnahme der T-WEP durch QW wird dem Anforderer die Ware zur Nutzung überlassen. Den endgültigen Erhalt der Ware dokumentiert der Anforderer auf dem WE-Schein. Nach Abschluss der T-WEP erfolgt die Archivierung des Formblatts QS-Nr.: FB902.xx im Original bei QW und als Kopie bei AC-KA. Die WE-Dokumente werden bei AC-KA archiviert. 

Lagerware wird nach erfolgter WEP mit einem Etikett versehen, das die aus dem SAP System erzeugten WE-Nummer und IMT-SP-Nummer beinhaltet. Diese Kennzeichnung soll eine eindeutige Rückführung zur Bestellung ermöglichen.

===Behandlung von zugelieferten, fehlerhaften Waren===
Die Ware wird entweder an den Lieferanten zurückgesandt, im IMT nachbearbeitet oder mit Formblatt QS-Nr.: FB204.xx zur Verwendung (bei Nichtlagerware) bzw. zur Einlagerung (bei Lagerware) freigegeben. Die Dokumentation erfolgt über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx.
====Wareneingangsprüfausnahme====
AC-KA erhält die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx als Kopien, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleiben die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx im Original.
====Korrekturmaßnahmen====
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| des Lieferanten: Die zurückgewiesene Ware wird entsprechend Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA903.xx über das SAP NetWeaver Portal mit einer Versandanzeige an den Lieferanten zurückgesandt mit der Aufforderung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen oder Ersatzlieferungen. Nach erfolgter Durchführung durch den Lieferanten findet eine erneute WEP der Ware im IMT statt.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| des IMT: Der Lieferant wird über die Rückweisung informiert und um Zustimmung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen im IMT gebeten. Nach Vorliegen der Zustimmung werden die Korrekturmaßnahmen und anschließend eine erneute WEP durchgeführt.
|}
Nach Freigabe der Ware durch QW erhält AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx als Kopie, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleibt das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx im Original.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA902_Beschaffung|Arbeitsanweisung 902]]
* [[AA903_Versand|Arbeitsanweisung 903]]
* [[:file:FB204_Wareneingangsprüfausnahme.docx|Formblatt 204]]
* [[:file:FB901_05_Wareneingangsschein.docx|Formblatt 901]]
* [[:file:FB902_Prüfprotokoll WEP.docx|Formblatt 902]]
* [[:file:FB912_Prüfprotokoll T-WEP.docx|Formblatt 912]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI516_XXX.xlsx|Liste 516]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* [[8.3_Versand|Prozess 8.3]]
* [[8.4_Lager|Prozess 8.4]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-CN / Punkt 2.3: (http://www.kiss.kit.edu/54.php)
* Versandordnung Gefahrgut: (http://www.evm.kit.edu/downloads/Versandordnung_Gefahrgut_2010.pdf)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|KIT-CN-Hauptlagerware, Korrekturmaßnahme, Lagerware, Nichtlagerware, Rückweisung, Technische Wareneingangsprüfung, Wareneingang, Wareneingangsprüfausnahme}}

AA904 Wareneingang

2020-07-08T13:57:03Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=904|revision=05|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim WE
==Anwendung==
Betrifft alle WE
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''Plausibilitätsprüfung'' ist die Überprüfung der angelieferten Ware im WE nach Art und Menge im Bezug zur Bestellung. 

''Technische Wareneingangsprüfung (T-WEP)'' ist die Überprüfung von Waren anhand festgelegter Prüfkriterien. Die T-WEP kann visuell, messtechnisch oder analytisch erfolgen. Grundlage der T-WEP ist § 377 HGB. 

''Lagerware'' sind alle Materialien, die im IMT-Lager (siehe PZ 8.4) gelagert werden. 

''Nichtlagerware'' sind alle im IMT beschafften Güter (bzw. Dienstleistungen), die nicht Lagerware sind. 

''Rückweisung'' ist eine formelle Unterbrechung eines Tätigkeitsablaufes bei Auftreten von Abweichungen gegenüber spezifizierten Qualitätsmerkmalen mit dem Ziel, eine Entscheidung über die weitere Behandlung des fehlerhaften Materials zu treffen.

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE || Core Technologies
|-
|DGUV || Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
|-
|HGB || Handelsgesetzbuch
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
|-
|KIT-OE || KIT-Organisationseinheit
|-
|LA || Leistungsanforderung
|-
|PVA || Projektverantwortlicher
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik-Haus
|-
|T-WEP || Technische Wareneingangsprüfung
|-
|WE || Wareneingang
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der WE durch AC-KA.
===Allgemeines===
Im IMT gehen folgende Kategorien von Waren ein: Lagerwaren und Nichtlagerwaren. Die Beschaffung von Lager- und Nichtlagerwaren erfolgt gemäß Beschaffungsrichtlinie (BeRil) des KIT in der jeweils aktuellen Fassung. Alle Bestellungen und die damit verbundenen, buchbaren Wareneingänge werden über das SAP-System abgewickelt. Alle nicht buchbaren Wareneingänge werden über das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx in der Liste QS-Nr.: LI516.xx erfasst. Ausnahmen hiervon sind LA (falls keine Lagerware) und Reservierungen/ Umbuchungen aus dem Hauptlager des KIT-CN.
===Erfassen der Wareneingänge (WE)===
Lager-, Nichtlagerwaren (Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lager-/ Nichtlagerwaren, denen eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, wird die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und durch den anhand des SAP-Systems erstellten WE-Schein dokumentiert. 

Lagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Lagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, z.B. interne Fertigungsaufträge, LA an TEC, wird ebenfalls die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und von AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB901xx ausgefüllt. Die WE-Nr. wird von AC vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt anstelle der WE-Buchung eine Umbuchung im SAP-System vom Hauptlager auf das IMT-Lager. Ausgelöst wird die Bestellung durch AC-KA mit dem Brief „Umbuchung“. Alle Briefe werden in J:\iso9001\LAGER\Umbuchung HL abgelegt und archiviert. 

Nichtlagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf) 
Bei Nichtlagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegen, wird der Wareneingang durch das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx dokumentiert. Die WE-Nr. wird von AC-KA vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen. 
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt die Lieferung auf der Grundlage einer Reservierung im SAP-System. Der Warenempfänger bestätigt den Erhalt der Ware auf dem Beleg des Einkaufswagens. 
Handelt es sich um Waren von TEC, die auf Grundlage einer Leistungsanforderung (Liste QS-Nr.: LI515.xx) eingehen, werden diese von CTE selbstständig erfasst und auf Plausibilität und Konformität mit der LA überprüft.
===Wareneingangsprüfung===
====Allgemeines====
Zur WEP gehören die Plausibilitätsprüfung und die T-WEP. Bei elektrischen Geräten erfolgt zusätzlich noch eine Prüfung gemäß DGUV, Vorschrift 3. 

Die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung werden von AC-KA durch einen Stempel auf dem SAP-WE-Schein bzw. durch Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr. FB901.xx bestätigt. Das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung kann entweder die Freigabe der Waren, z. B. im Fall von Lagerwaren zur Einlagerung bzw. bei sonstigen Waren zur T-WEP durch den Anforderer, oder die Rückweisung von Waren an den Lieferanten sein. Bei der T-WEP werden die Ergebnisse vom Anforderer per Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr.: FB902.xx dokumentiert, das in folgenden Fällen verwendet wird:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| Für alle Geräte
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| Für Waren, deren Spezifikation eine T-WEP vorschreibt
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|c)|| Für Kunden-Beistellteile im Rahmen eines Projektes, wenn der PVA Interesse an einer T-WEP hat
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|d)|| Für die WEP von angelieferten, fehlerhaften Waren
|}
====Durchführung der WEP====
Bei allen im IMT eingehenden Waren wird von AC-KA eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Wird die Plausibilitätsprüfung bestanden, wird die Ware dem Anforderer übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. 

Ist neben der Plausibilitätsprüfung noch eine T-WEP erforderlich, erfolgt die Dokumentation der WEP über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx. Dieses wird durch AC-KA ausgefüllt und samt der Ware dem Anforderer zur T-WEP übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware zur Prüfung auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. Der Anforderer führt die T-WEP durch, dokumentiert das Ergebnis per Unterschrift im Formblatt QS-Nr.: FB902.xx und leitet dieses an QW weiter. Nach erfolgter Abnahme der T-WEP durch QW wird dem Anforderer die Ware zur Nutzung überlassen. Den endgültigen Erhalt der Ware dokumentiert der Anforderer auf dem WE-Schein. Nach Abschluss der T-WEP erfolgt die Archivierung des Formblatts QS-Nr.: FB902.xx im Original bei QW und als Kopie bei AC-KA. Die WE-Dokumente werden bei AC-KA archiviert. 

Lagerware wird nach erfolgter WEP mit einem Etikett versehen, das die aus dem SAP System erzeugten WE-Nummer und IMT-SP-Nummer beinhaltet. Diese Kennzeichnung soll eine eindeutige Rückführung zur Bestellung ermöglichen.
===Behandlung von zugelieferten, fehlerhaften Waren===
Die Ware wird entweder an den Lieferanten zurückgesandt, im IMT nachbearbeitet oder mit Formblatt QS-Nr.: FB204.xx zur Verwendung (bei Nichtlagerware) bzw. zur Einlagerung (bei Lagerware) freigegeben. Die Dokumentation erfolgt über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx.
====Wareneingangsprüfausnahme====
AC-KA erhält die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx als Kopien, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleiben die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx im Original.
====Korrekturmaßnahmen====
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|a)|| style="width:38%"| des Lieferanten: Die zurückgewiesene Ware wird entsprechend Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA903.xx über das SAP NetWeaver Portal mit einer Versandanzeige an den Lieferanten zurückgesandt mit der Aufforderung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen oder Ersatzlieferungen. Nach erfolgter Durchführung durch den Lieferanten findet eine erneute WEP der Ware im IMT statt.
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| des IMT: Der Lieferant wird über die Rückweisung informiert und um Zustimmung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen im IMT gebeten. Nach Vorliegen der Zustimmung werden die Korrekturmaßnahmen und anschließend eine erneute WEP durchgeführt.
|}
Nach Freigabe der Ware durch QW erhält AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx als Kopie, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleibt das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx im Original.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA902_Beschaffung|Arbeitsanweisung 902]]
* [[AA903_Versand|Arbeitsanweisung 903]]
* [[:file:FB204_Wareneingangsprüfausnahme.docx|Formblatt 204]]
* [[:file:FB901_05_Wareneingangsschein.docx|Formblatt 901]]
* [[:file:FB902_Prüfprotokoll WEP.docx|Formblatt 902]]
* [[:file:FB912_Prüfprotokoll T-WEP.docx|Formblatt 912]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI516_XXX.xlsx|Liste 516]]
* [[8.1_Beschaffung|Prozess 8.1]]
* [[8.3_Versand|Prozess 8.3]]
* [[8.4_Lager|Prozess 8.4]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-CN / Punkt 2.3: (http://www.kiss.kit.edu/54.php)
* Versandordnung Gefahrgut: (http://www.evm.kit.edu/downloads/Versandordnung_Gefahrgut_2010.pdf)

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|KIT-CN-Hauptlagerware, Korrekturmaßnahme, Lagerware, Nichtlagerware, Rückweisung, Technische Wareneingangsprüfung, Wareneingang, Wareneingangsprüfausnahme}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:50:39Z

Klaus.Feit: /* Mitgeltende Unterlagen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. 
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich. 
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei der ausliefernden Abteilung des IMT.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/1371.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sap-portal.scc.kit.edu/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:48:38Z

Klaus.Feit: /* Mitgeltende Unterlagen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. 
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich. 
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei der ausliefernden Abteilung des IMT.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:46:55Z

Klaus.Feit: /* Mitgeltende Unterlagen */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. 
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich. 
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei der ausliefernden Abteilung des IMT.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: KIT - SUM - Veröffentlichungen / Regelwerke - Interne Regelwerke
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:41:43Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. 
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich. 
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei der ausliefernden Abteilung des IMT.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:39:00Z

Klaus.Feit: /* Warenausgangsprüfung */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=05|stand=04.04.2018|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. 
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich. 
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei der ausliefernden Abteilung des IMT.

==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:37:51Z

Klaus.Feit: /* Verpackung */

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{{Infobox AA|aa=903|revision=05|stand=04.04.2018|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. 
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich. 
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:35:02Z

Klaus.Feit: /* Versand an KIT-interne Warenempfänger */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=05|stand=04.04.2018|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. 
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.
===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:30:49Z

Klaus.Feit: /* Versand an KIT-externe Warenempfänger */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=05|stand=04.04.2018|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. 
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung im Rahmen eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der internen Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.
===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.
===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:24:59Z

Klaus.Feit: /* Versand an KIT-externe Warenempfänger */

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{{Infobox AA|aa=903|revision=05|stand=04.04.2018|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. 
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der Haken gesetzt sein und die für die Chemikalie gültigen Sicherheits-Datenblätter müssen einmal als Anlage angehängt und zusätzlich in Papierform zu der Ware gelegt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen.
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) zur Archivierung zugesandt. AC-KA und der Absender erhalten jeweils eine Kopie der Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung im Rahmen eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der internen Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.
===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.
===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:21:13Z

Klaus.Feit: /* Versand an KIT-externe Warenempfänger */

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{{Infobox AA|aa=903|revision=05|stand=04.04.2018|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der Haken gesetzt sein und die für die Chemikalie gültigen Sicherheits-Datenblätter müssen einmal als Anlage angehängt und zusätzlich in Papierform zu der Ware gelegt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen.
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) zur Archivierung zugesandt. AC-KA und der Absender erhalten jeweils eine Kopie der Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt.

===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung im Rahmen eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der internen Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.
===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.
===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:11:15Z

Klaus.Feit: /* Abkürzungen */

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Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Sie findet man über die Einstiegseite „Versandanzeige“ im [http://intranet.kit.edu KIT-Intranet] unter „Informationen von A-Z“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei AServ beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der Haken gesetzt sein und die für die Chemikalie gültigen Sicherheits-Datenblätter müssen einmal als Anlage angehängt und zusätzlich in Papierform zu der Ware gelegt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen.
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) zur Archivierung zugesandt. AC-KA und der Absender erhalten jeweils eine Kopie der Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt.
===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung im Rahmen eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der internen Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.
===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.
===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:07:10Z

Klaus.Feit: /* Anwendung */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=05|stand=04.04.2018|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|AServ || Allgemeine Services
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Sie findet man über die Einstiegseite „Versandanzeige“ im [http://intranet.kit.edu KIT-Intranet] unter „Informationen von A-Z“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei AServ beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der Haken gesetzt sein und die für die Chemikalie gültigen Sicherheits-Datenblätter müssen einmal als Anlage angehängt und zusätzlich in Papierform zu der Ware gelegt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen.
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) zur Archivierung zugesandt. AC-KA und der Absender erhalten jeweils eine Kopie der Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt.
===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung im Rahmen eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der internen Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.
===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.
===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA903 Versand

2020-07-08T13:06:50Z

Klaus.Feit: /* Zweck */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=903|revision=05|stand=04.04.2018|bearbeiter=Giraud}}

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]]

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

==Anwendung==
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger.
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS). 
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
|-
|AServ || Allgemeine Services
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|KIT-CN || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
|-
|KIT-CS || Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
|-
|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus
|-
|WE || Wareneingang
|}

==Beschreibung==
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
===Versand an KIT-externe Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Sie findet man über die Einstiegseite „Versandanzeige“ im [http://intranet.kit.edu KIT-Intranet] unter „Informationen von A-Z“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei AServ beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der Haken gesetzt sein und die für die Chemikalie gültigen Sicherheits-Datenblätter müssen einmal als Anlage angehängt und zusätzlich in Papierform zu der Ware gelegt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen.
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) zur Archivierung zugesandt. AC-KA und der Absender erhalten jeweils eine Kopie der Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt.
===Versand an KIT-interne Warenempfänger===
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung im Rahmen eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der internen Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.
===Verpackung===
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.
===Warenausgangsprüfung===
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]]
* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]]
* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]]
* Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
* Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
* Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}}

AA209 Lagerordnung

2020-06-25T14:21:22Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=209|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Einlagern und Entnehmen von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, sowie Halbfertigerzeugnissen.
==Anwendung==
Betrifft die RHB-/HFE-Lager des IMT
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
Nicht belegt

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter - Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE-MB || Core Technologies - Mechanische Bearbeitung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FiFo || first-in-first-out
|-
|HFE || Halbfertigerzeugnisse
|-
|MHD || Mindesthaltbarkeitsdatum
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|RHB || Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Die IMT-RHB-/HFE-Lager sind in Teil-Lager strukturiert:

{| width= 25% style="text-align: left"
|-
|
* RHB-Lager I:
| Säuren, Laugen, org. Stoffe
|-
|
* RHB-Lager II:
| Gase
|-
|
* RHB-/HFE-Lager III:
| Sonstiges
|-
|
* Gaslager (Bau 321):
| Gase
|-
|
* Halbzeuglager:
| Metallhalbzeuge
|}

Alle Teil-Lager sind abschließbar. Bei allen Teil-Lagern, außer dem Halbzeuglager, liegt die Verantwortung für Beschaffung und Überwachung bei AC-KA. Bei dem Halbzeuglager liegt die Verantwortung bei CTE-MB.
===Technisches Umfeld===
Das Säure-/ Lösungsmittel-Lager (RHB-Lager I) in KIT-Bau 318 ist für einen erforderlichen Luftwechsel mit einer Zu- und Abluftanlage ausgerüstet. Das Lager ist mit einer Temperaturregelung (vgl. SP590.xx) ausgestattet, um die erforderlichen Höchst- und Mindesttemperaturen bei der Lagerung einzuhalten.

Der Lagerraum ist in 3 Abschnitte eingeteilt:

{| width= 40% style="text-align: left"
|-
|style="width:5%"|Abschnitt A||style="width:35%"|für lösungsmittelhaltige (brennbare Flüssigkeiten) oder sonstige organische Chemikalien
|-
|Abschnitt B||für anorganische Chemikalien (Säuren und Laugen)
|-
|Abschnitt C || (Gefahrstofflagerschrank) für sehr giftige Chemikalien
|}

Der Boden des Raumes ist komplett mit vom Gewerbeaufsichtsamt zugelassenen Sicherheitsauffangwannen und Gitterrosten ausgelegt. Die Gitterroste sind aus Edelstahl (für lösungsmittelhaltige Chemikalien, Säuren und Laugen geeignet) gefertigt. Auf den Gitterrosten stehen Regale aus Stahlblech. Jeder Regalboden ist zusätzlich mit einer eigenen Wanne aus Edelstahl ausgerüstet und mit der SP-Nr. der einzulagernden Chemikalie beschriftet.

Ein zusätzlich an der Wand installierter Gefahrstofflagerschrank bildet ein eigenes Teil-Lager für sehr giftige Chemikalien. Dieser Schrank wird verschlossen gehalten.

Die Gesamtmenge der eingelagerten Chemikaliengebinde orientiert sich an:

* der von der einschlägigen Aufsichtsbehörde genehmigten Menge
* dem Bedarf von CTE für einen Zeitraum von mindestens 4 Wochen
* der Traglast der aufgebauten Regale 
 
Ein Gaslager (RHB-Lager II) befindet sich im KIT-Bau 314 und ein weiteres vor KIT-Bau 321. Das Gaslager im Bau 314 weist drei gekennzeichnete Abschnitte auf, die als Abstellflächen für jeweils volle, leere und für den Gebrauch gesperrte Gasflaschen dienen. Das Gaslager bei Bau 321 verfügt über vier Abstellflächen. Alle Gasflaschen sind gegen Umfallen gesichert. Ein Transportwagen für Gasflaschen befindet sich ebenfalls im Lager.

Das Lager für sonstige Lagermaterialien (RHB-Lager III) ist ein Bereich in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Auf gekennzeichneten Regalböden sind diverse Lagerartikel für spezielle Reinraumarbeitsplätze (Überschuhe, Reinraumanzüge, Handschuhe, staubarmes Papier, usw.), sowie Verpackungsmaterialien für spezielle Verpackungen gelagert.

Ein Sperrlager für angelieferte RHB befindet sich in Raum 122 (KIT-Bau 307). Hierbei handelt es sich um zwei gekennzeichnete Abstellflächen „Sperrlager 1" für ungeprüfte Ware und „Sperrlager 2" für die bei der Prüfung zurück gewiesene Ware.

Das Halbzeuglager befindet sich in Raum 106 (KIT-Bau 301) und ist mit entsprechenden Regalen ausgerüstet. Auf den Regalböden werden die Metallhalbzeuge gelagert.

Das Büromateriallager ist ein Bereich (roter Schrank) in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Die verschiedenen Büromaterialien haben einen festen Lagerplatz in diesem Schrank.
===Organisatorische Gegebenheiten===
Betrifft alle Lager:

Verantwortlich für die Einhaltung dieser Lagerordnung ist der Lagerverantwortliche bzw. sein Stellvertreter (siehe PZ 8.4). Der Lagerverantwortliche oder sein Stellvertreter lagern die bei der WEP freigegebenen RHB und HFE ein und aus. Der Lagerverantwortliche und sein Stellvertreter der RHB-Lager I und RHB-Lager II sind hinsichtlich des Umgangs mit Gift- und Gefahrstoffen geschult.

Die gelagerten RHB und HFE sind in der Liste QS-Nr.: LI510.xx erfasst (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager).

Die Lagerbestandsführung erfolgt mit Hilfe des SAP-Systems (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager). Jede Lagerware (RHB/HFE) hat ihre eigene Stammsatznummer, in der u.a. der Lagerplatz und ggf. der Meldebestand für die Disposition enthalten ist. Bei der Festlegung der Meldebestände werden die benötigten Lieferzeiten berücksichtigt. Die Lagerbestandsführung erfolgt wert- und mengenmäßig.

Die Entnahme von RHB und HFE erfolgt nach dem „FiFo"-Prinzip. Bei mit einem Verfallsdatum gekennzeichneten RHB hat bei der Entnahme das Verfallsdatum Priorität vor dem „FiFo-Prinzip".

Die Einlagerung von neu freigegebenen RHB geschieht derart, dass ggf. noch vorhandene Restbestände erkennbar nach vorn gestellt und zunächst entnommen werden können.

===Einlagerung===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Voraussetzung für die Einlagerung von RHB ist eine WEP mit positivem Ergebnis. Die Vorgehensweisen beim Wareneingang und bei der Wareneingangsprüfung sind in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx geregelt.

Während der WEP verbleibt die angelieferte Ware im Sperrlager. Die bei der WEP freigegebenen RHB/HFE erhalten einen grünen Aufkleber mit Angabe der SP-Nr., WEP-Nr. und dem Anlieferdatum. Ggf. wird dieser noch um das Verfallsdatum und die Mengeneinheit erweitert.

Die WE-Buchung von freigegebenen RHB wird im SAP-System vorgenommen, unabhängig davon, ob der einzulagernden Ware eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt oder nicht. Durch die WE-Buchung werden die Lagerbestände wert- und mengenmäßig fortgeschrieben. Die Dokumentation der WE-Buchung erfolgt durch den mittels des SAP-Systems erstellten Beleg. Die WE-Dokumente (Wareneingangsschein, Lieferschein, etc.) werden bei AC-KA archiviert.
===Lagerentnahme===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Die RHB-/HFE-Entnahme aus dem Lager wird durch die WA-Buchung im SAP-System und durch den Ausdruck des SAP-Materialentnahmescheins dokumentiert. Der Warenempfänger bestätigt durch Unterschrift auf dem SAP-Materialentnahmeschein den Erhalt der Ware. Bei Chemikalien muss zusätzlich eine Unterschrift geleistet werden, in der bestätigt wird, dass man im Umgang mit Gefahrstoffen geschult ist.

Wird nach Lagerentnahme der vorgeschriebene Sollwert für den Mindestbestand unterschritten, veranlasst AC-KA den erforderlichen Nachbezug (über SAP oder Leistungsanforderung (LA)).
===Haltbarkeit von Chemikalien===
Chemikalien mit zeitlich begrenzter Haltbarkeit werden als Chargen eingelagert. Bei jeder Charge wird bei der WE-Buchung das MHD eingetragen. Mit Hilfe des SAP-Systems werden die Chargen hinsichtlich der Restlaufzeit ihres MHD überwacht. Im Falle der Überschreitung des Verfalldatums werden die betroffenen Chemikalien entweder

{| width= 40% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:2%"|a)|| style="width:38%"| mit einem „Gesperrt“-Aufkleber gekennzeichnet (sie werden nur in speziell begründeten Fällen für eine Verwendung für FuE-Zwecke zur Verfügung gestellt)
|-
| || oder
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| als Lagerabgang durch eine WA-Buchung registriert (Beantragung bei FIMA) und mit entsprechender Kennzeichnung zur Entsorgung bereitgestellt und entsorgt.
|}

===Inventur===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Der Abgleich der Bestandsdaten im SAP-System mit den tatsächlich vorhandenen Mengen erfolgt durch eine laufende Bestandskontrolle, die sich über das gesamte Jahr erstreckt (permanente Inventur). Dabei werden unterschiedliche Artikelgruppen kontrolliert, so dass am Ende des Jahres der komplette Bestand einer Inventur unterzogen wurde.

Arbeitsablauf:
* Im SAP-System werden Inventurlisten mit jeweils 14 Positionen erzeugt (EVM-MW).
* Alle eingelagerten RHB und HFE werden entsprechend der Inventurlisten gezählt.
* Die ermittelten Bestände werden auf den Inventurlisten dokumentiert und in das SAP-System übertragen.
* Das SAP-System vergleicht die bei der Zählung ermittelten Bestände mit den aktuellen Beständen des Systems.
* Sind Differenzen aufgetreten, wird der Lagerbestand nochmals gezählt.
* Ändert sich die gezählte Menge nicht, wird der gezählte Bestand als Lagerbestand übernommen und eine Korrekturbuchung von EVM-MW durchgeführt.
Die Kopien der Inventurlisten und der SAP-Listen mit den ermittelten Differenzen sowie die Belege der Korrekturbuchungen werden bei AC-KA archiviert.
===Arbeitssicherheit===
Im ChemA sind in der Regel für jeden gelagerten Gefahrstoff Sicherheitsdatenblätter frei verfügbar, denen folgendes zu entnehmen ist:
* Wie wird die Ware transportiert?
* Wie wird die Ware gelagert?
* Wie gefährlich ist die gelagerte Ware?
* Was ist bei einem Unfall zu tun?
Jeder Mitarbeiter, der im RHB-Lager I, RHB Lager II und Gaslager (Bau 321) arbeitet, ist verpflichtet, diese Datenblätter zu lesen und die darauf vermerkten Sicherheitsvorschriften zu beachten.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP590_Klima-Medien.docx|Spezifikation 590]]
* SAP-Belege

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Betriebsstoff, Büromateriallager, ChemA, Gaslager, Halbfertigerzeugnis, Halbzeuglager, HFE-Lager, Hilfsstoff, RHB-Lager, Rohstoff, Sperrlager}}

AA209 Lagerordnung

2020-06-25T14:19:40Z

Klaus.Feit: /* Organisatorische Gegebenheiten */

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=209|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Einlagern und Entnehmen von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, sowie Halbfertigerzeugnissen.
==Anwendung==
Betrifft die RHB-/HFE-Lager des IMT
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
Nicht belegt

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter - Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE-MB || Core Technologies - Mechanische Bearbeitung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FiFo || first-in-first-out
|-
|HFE || Halbfertigerzeugnisse
|-
|MHD || Mindesthaltbarkeitsdatum
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|RHB || Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Die IMT-RHB-/HFE-Lager sind in Teil-Lager strukturiert:

{| width= 25% style="text-align: left"
|-
|
* RHB-Lager I:
| Säuren, Laugen, org. Stoffe
|-
|
* RHB-Lager II:
| Gase
|-
|
* RHB-/HFE-Lager III:
| Sonstiges
|-
|
* Gaslager (Bau 321):
| Gase
|-
|
* Halbzeuglager:
| Metallhalbzeuge
|}

Alle Teil-Lager sind abschließbar. Bei allen Teil-Lagern, außer dem Halbzeuglager, liegt die Verantwortung für Beschaffung und Überwachung bei AC-KA. Bei dem Halbzeuglager liegt die Verantwortung bei CTE-MB.
===Technisches Umfeld===
Das Säure-/ Lösungsmittel-Lager (RHB-Lager I) in KIT-Bau 318 ist für einen erforderlichen Luftwechsel mit einer Zu- und Abluftanlage ausgerüstet. Das Lager ist mit einer Temperaturregelung (vgl. SP590.xx) ausgestattet, um die erforderlichen Höchst- und Mindesttemperaturen bei der Lagerung einzuhalten.

Der Lagerraum ist in 3 Abschnitte eingeteilt:

{| width= 40% style="text-align: left"
|-
|style="width:5%"|Abschnitt A||style="width:35%"|für lösungsmittelhaltige (brennbare Flüssigkeiten) oder sonstige organische Chemikalien
|-
|Abschnitt B||für anorganische Chemikalien (Säuren und Laugen)
|-
|Abschnitt C || (Gefahrstofflagerschrank) für sehr giftige Chemikalien
|}

Der Boden des Raumes ist komplett mit vom Gewerbeaufsichtsamt zugelassenen Sicherheitsauffangwannen und Gitterrosten ausgelegt. Die Gitterroste sind aus Edelstahl (für lösungsmittelhaltige Chemikalien, Säuren und Laugen geeignet) gefertigt. Auf den Gitterrosten stehen Regale aus Stahlblech. Jeder Regalboden ist zusätzlich mit einer eigenen Wanne aus Edelstahl ausgerüstet und mit der SP-Nr. der einzulagernden Chemikalie beschriftet.

Ein zusätzlich an der Wand installierter Gefahrstofflagerschrank bildet ein eigenes Teil-Lager für sehr giftige Chemikalien. Dieser Schrank wird verschlossen gehalten.

Die Gesamtmenge der eingelagerten Chemikaliengebinde orientiert sich an:

* der von der einschlägigen Aufsichtsbehörde genehmigten Menge
* dem Bedarf von CTE für einen Zeitraum von mindestens 4 Wochen
* der Traglast der aufgebauten Regale 
 
Ein Gaslager (RHB-Lager II) befindet sich im KIT-Bau 314 und ein weiteres vor KIT-Bau 321. Das Gaslager im Bau 314 weist drei gekennzeichnete Abschnitte auf, die als Abstellflächen für jeweils volle, leere und für den Gebrauch gesperrte Gasflaschen dienen. Das Gaslager bei Bau 321 verfügt über vier Abstellflächen. Alle Gasflaschen sind gegen Umfallen gesichert. Ein Transportwagen für Gasflaschen befindet sich ebenfalls im Lager.

Das Lager für sonstige Lagermaterialien (RHB-Lager III) ist ein Bereich in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Auf gekennzeichneten Regalböden sind diverse Lagerartikel für spezielle Reinraumarbeitsplätze (Überschuhe, Reinraumanzüge, Handschuhe, staubarmes Papier, usw.), sowie Verpackungsmaterialien für spezielle Verpackungen gelagert.

Ein Sperrlager für angelieferte RHB befindet sich in Raum 122 (KIT-Bau 307). Hierbei handelt es sich um zwei gekennzeichnete Abstellflächen „Sperrlager 1" für ungeprüfte Ware und „Sperrlager 2" für die bei der Prüfung zurück gewiesene Ware.

Das Halbzeuglager befindet sich in Raum 106 (KIT-Bau 301) und ist mit entsprechenden Regalen ausgerüstet. Auf den Regalböden werden die Metallhalbzeuge gelagert.

Das Büromateriallager ist ein Bereich (roter Schrank) in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Die verschiedenen Büromaterialien haben einen festen Lagerplatz in diesem Schrank.
===Organisatorische Gegebenheiten===
Betrifft alle Lager:
Verantwortlich für die Einhaltung dieser Lagerordnung ist der Lagerverantwortliche bzw. sein Stellvertreter (siehe PZ 8.4). Der Lagerverantwortliche oder sein Stellvertreter lagern die bei der WEP freigegebenen RHB und HFE ein und aus. Der Lagerverantwortliche und sein Stellvertreter der RHB-Lager I und RHB-Lager II sind hinsichtlich des Umgangs mit Gift- und Gefahrstoffen geschult.

Die gelagerten RHB und HFE sind in der Liste QS-Nr.: LI510.xx erfasst (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager).

Die Lagerbestandsführung erfolgt mit Hilfe des SAP-Systems (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager). Jede Lagerware (RHB/HFE) hat ihre eigene Stammsatznummer, in der u.a. der Lagerplatz und ggf. der Meldebestand für die Disposition enthalten ist. Bei der Festlegung der Meldebestände werden die benötigten Lieferzeiten berücksichtigt. Die Lagerbestandsführung erfolgt wert- und mengenmäßig.

Die Entnahme von RHB und HFE erfolgt nach dem „FiFo"-Prinzip. Bei mit einem Verfallsdatum gekennzeichneten RHB hat bei der Entnahme das Verfallsdatum Priorität vor dem „FiFo-Prinzip".

Die Einlagerung von neu freigegebenen RHB geschieht derart, dass ggf. noch vorhandene Restbestände erkennbar nach vorn gestellt und zunächst entnommen werden können.

===Einlagerung===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Voraussetzung für die Einlagerung von RHB ist eine WEP mit positivem Ergebnis. Die Vorgehensweisen beim Wareneingang und bei der Wareneingangsprüfung sind in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx geregelt.

Während der WEP verbleibt die angelieferte Ware im Sperrlager. Die bei der WEP freigegebenen RHB/HFE erhalten einen grünen Aufkleber mit Angabe der SP-Nr., WEP-Nr. und dem Anlieferdatum. Ggf. wird dieser noch um das Verfallsdatum und die Mengeneinheit erweitert.

Die WE-Buchung von freigegebenen RHB wird im SAP-System vorgenommen, unabhängig davon, ob der einzulagernden Ware eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt oder nicht. Durch die WE-Buchung werden die Lagerbestände wert- und mengenmäßig fortgeschrieben. Die Dokumentation der WE-Buchung erfolgt durch den mittels des SAP-Systems erstellten Beleg. Die WE-Dokumente (Wareneingangsschein, Lieferschein, etc.) werden bei AC-KA archiviert.
===Lagerentnahme===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Die RHB-/HFE-Entnahme aus dem Lager wird durch die WA-Buchung im SAP-System und durch den Ausdruck des SAP-Materialentnahmescheins dokumentiert. Der Warenempfänger bestätigt durch Unterschrift auf dem SAP-Materialentnahmeschein den Erhalt der Ware. Bei Chemikalien muss zusätzlich eine Unterschrift geleistet werden, in der bestätigt wird, dass man im Umgang mit Gefahrstoffen geschult ist.

Wird nach Lagerentnahme der vorgeschriebene Sollwert für den Mindestbestand unterschritten, veranlasst AC-KA den erforderlichen Nachbezug (über SAP oder Leistungsanforderung (LA)).
===Haltbarkeit von Chemikalien===
Chemikalien mit zeitlich begrenzter Haltbarkeit werden als Chargen eingelagert. Bei jeder Charge wird bei der WE-Buchung das MHD eingetragen. Mit Hilfe des SAP-Systems werden die Chargen hinsichtlich der Restlaufzeit ihres MHD überwacht. Im Falle der Überschreitung des Verfalldatums werden die betroffenen Chemikalien entweder

{| width= 40% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:2%"|a)|| style="width:38%"| mit einem „Gesperrt“-Aufkleber gekennzeichnet (sie werden nur in speziell begründeten Fällen für eine Verwendung für FuE-Zwecke zur Verfügung gestellt)
|-
| || oder
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| als Lagerabgang durch eine WA-Buchung registriert (Beantragung bei FIMA) und mit entsprechender Kennzeichnung zur Entsorgung bereitgestellt und entsorgt.
|}

===Inventur===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Der Abgleich der Bestandsdaten im SAP-System mit den tatsächlich vorhandenen Mengen erfolgt durch eine laufende Bestandskontrolle, die sich über das gesamte Jahr erstreckt (permanente Inventur). Dabei werden unterschiedliche Artikelgruppen kontrolliert, so dass am Ende des Jahres der komplette Bestand einer Inventur unterzogen wurde.

Arbeitsablauf:
* Im SAP-System werden Inventurlisten mit jeweils 14 Positionen erzeugt (EVM-MW).
* Alle eingelagerten RHB und HFE werden entsprechend der Inventurlisten gezählt.
* Die ermittelten Bestände werden auf den Inventurlisten dokumentiert und in das SAP-System übertragen.
* Das SAP-System vergleicht die bei der Zählung ermittelten Bestände mit den aktuellen Beständen des Systems.
* Sind Differenzen aufgetreten, wird der Lagerbestand nochmals gezählt.
* Ändert sich die gezählte Menge nicht, wird der gezählte Bestand als Lagerbestand übernommen und eine Korrekturbuchung von EVM-MW durchgeführt.
Die Kopien der Inventurlisten und der SAP-Listen mit den ermittelten Differenzen sowie die Belege der Korrekturbuchungen werden bei AC-KA archiviert.
===Arbeitssicherheit===
Im ChemA sind in der Regel für jeden gelagerten Gefahrstoff Sicherheitsdatenblätter frei verfügbar, denen folgendes zu entnehmen ist:
* Wie wird die Ware transportiert?
* Wie wird die Ware gelagert?
* Wie gefährlich ist die gelagerte Ware?
* Was ist bei einem Unfall zu tun?
Jeder Mitarbeiter, der im RHB-Lager I, RHB Lager II und Gaslager (Bau 321) arbeitet, ist verpflichtet, diese Datenblätter zu lesen und die darauf vermerkten Sicherheitsvorschriften zu beachten.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP590_Klima-Medien.docx|Spezifikation 590]]
* SAP-Belege

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Betriebsstoff, Büromateriallager, ChemA, Gaslager, Halbfertigerzeugnis, Halbzeuglager, HFE-Lager, Hilfsstoff, RHB-Lager, Rohstoff, Sperrlager}}

AA209 Lagerordnung

2020-06-25T14:14:26Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=209|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Einlagern und Entnehmen von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, sowie Halbfertigerzeugnissen.
==Anwendung==
Betrifft die RHB-/HFE-Lager des IMT
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
Nicht belegt

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter - Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE-MB || Core Technologies - Mechanische Bearbeitung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FiFo || first-in-first-out
|-
|HFE || Halbfertigerzeugnisse
|-
|MHD || Mindesthaltbarkeitsdatum
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|RHB || Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Die IMT-RHB-/HFE-Lager sind in Teil-Lager strukturiert:

{| width= 25% style="text-align: left"
|-
|
* RHB-Lager I:
| Säuren, Laugen, org. Stoffe
|-
|
* RHB-Lager II:
| Gase
|-
|
* RHB-/HFE-Lager III:
| Sonstiges
|-
|
* Gaslager (Bau 321):
| Gase
|-
|
* Halbzeuglager:
| Metallhalbzeuge
|}

Alle Teil-Lager sind abschließbar. Bei allen Teil-Lagern, außer dem Halbzeuglager, liegt die Verantwortung für Beschaffung und Überwachung bei AC-KA. Bei dem Halbzeuglager liegt die Verantwortung bei CTE-MB.
===Technisches Umfeld===
Das Säure-/ Lösungsmittel-Lager (RHB-Lager I) in KIT-Bau 318 ist für einen erforderlichen Luftwechsel mit einer Zu- und Abluftanlage ausgerüstet. Das Lager ist mit einer Temperaturregelung (vgl. SP590.xx) ausgestattet, um die erforderlichen Höchst- und Mindesttemperaturen bei der Lagerung einzuhalten.

Der Lagerraum ist in 3 Abschnitte eingeteilt:

{| width= 40% style="text-align: left"
|-
|style="width:5%"|Abschnitt A||style="width:35%"|für lösungsmittelhaltige (brennbare Flüssigkeiten) oder sonstige organische Chemikalien
|-
|Abschnitt B||für anorganische Chemikalien (Säuren und Laugen)
|-
|Abschnitt C || (Gefahrstofflagerschrank) für sehr giftige Chemikalien
|}

Der Boden des Raumes ist komplett mit vom Gewerbeaufsichtsamt zugelassenen Sicherheitsauffangwannen und Gitterrosten ausgelegt. Die Gitterroste sind aus Edelstahl (für lösungsmittelhaltige Chemikalien, Säuren und Laugen geeignet) gefertigt. Auf den Gitterrosten stehen Regale aus Stahlblech. Jeder Regalboden ist zusätzlich mit einer eigenen Wanne aus Edelstahl ausgerüstet und mit der SP-Nr. der einzulagernden Chemikalie beschriftet.

Ein zusätzlich an der Wand installierter Gefahrstofflagerschrank bildet ein eigenes Teil-Lager für sehr giftige Chemikalien. Dieser Schrank wird verschlossen gehalten.

Die Gesamtmenge der eingelagerten Chemikaliengebinde orientiert sich an:

* der von der einschlägigen Aufsichtsbehörde genehmigten Menge
* dem Bedarf von CTE für einen Zeitraum von mindestens 4 Wochen
* der Traglast der aufgebauten Regale 
 
Ein Gaslager (RHB-Lager II) befindet sich im KIT-Bau 314 und ein weiteres vor KIT-Bau 321. Das Gaslager im Bau 314 weist drei gekennzeichnete Abschnitte auf, die als Abstellflächen für jeweils volle, leere und für den Gebrauch gesperrte Gasflaschen dienen. Das Gaslager bei Bau 321 verfügt über vier Abstellflächen. Alle Gasflaschen sind gegen Umfallen gesichert. Ein Transportwagen für Gasflaschen befindet sich ebenfalls im Lager.

Das Lager für sonstige Lagermaterialien (RHB-Lager III) ist ein Bereich in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Auf gekennzeichneten Regalböden sind diverse Lagerartikel für spezielle Reinraumarbeitsplätze (Überschuhe, Reinraumanzüge, Handschuhe, staubarmes Papier, usw.), sowie Verpackungsmaterialien für spezielle Verpackungen gelagert.

Ein Sperrlager für angelieferte RHB befindet sich in Raum 122 (KIT-Bau 307). Hierbei handelt es sich um zwei gekennzeichnete Abstellflächen „Sperrlager 1" für ungeprüfte Ware und „Sperrlager 2" für die bei der Prüfung zurück gewiesene Ware.

Das Halbzeuglager befindet sich in Raum 106 (KIT-Bau 301) und ist mit entsprechenden Regalen ausgerüstet. Auf den Regalböden werden die Metallhalbzeuge gelagert.

Das Büromateriallager ist ein Bereich (roter Schrank) in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Die verschiedenen Büromaterialien haben einen festen Lagerplatz in diesem Schrank.
===Organisatorische Gegebenheiten===
Betrifft alle Lager:
Verantwortlich für die Einhaltung dieser Lagerordnung ist der Lagerverantwortliche bzw. sein Stellvertreter (siehe PZ 8.4). Der Lagerverantwortliche oder sein Stellvertreter lagern die bei der WEP freigegebenen RHB und HFE ein und aus. Der Lagerverantwortliche und sein Stellvertreter der RHB-Lager I und RHB-Lager II sind hinsichtlich des Umgangs mit Gift- und Gefahrstoffen geschult.

Die gelagerten RHB und HFE sind in der Liste QS-Nr.: LI510.xx erfasst (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager).

Die Lagerbestandsführung erfolgt mit Hilfe des SAP-Systems (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager). Jede Lagerware (RHB/HFE) hat ihre eigene Stammsatznummer, in der u.a. der Lagerplatz und ggf. der Meldebestand für die Disposition enthalten ist. Bei der Festlegung der Meldebestände werden die benötigten Lieferzeiten berücksichtigt. Die Lagerbestandsführung erfolgt wert- und mengenmäßig.

Die Entnahme von RHB und HFE erfolgt nach dem „FiFo"-Prinzip. Bei mit einem Verfallsdatum gekennzeichneten RHB hat bei der Entnahme das Verfallsdatum Priorität vor dem „FiFo-Prinzip".

Die Einlagerung von neu freigegebenen RHB geschieht derart, dass ggf. noch vorhandene Restbestände erkennbar nach vorn gestellt und zunächst entnommen werden können.
===Einlagerung===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Voraussetzung für die Einlagerung von RHB ist eine WEP mit positivem Ergebnis. Die Vorgehensweisen beim Wareneingang und bei der Wareneingangsprüfung sind in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx geregelt.

Während der WEP verbleibt die angelieferte Ware im Sperrlager. Die bei der WEP freigegebenen RHB/HFE erhalten einen grünen Aufkleber mit Angabe der SP-Nr., WEP-Nr. und dem Anlieferdatum. Ggf. wird dieser noch um das Verfallsdatum und die Mengeneinheit erweitert.

Die WE-Buchung von freigegebenen RHB wird im SAP-System vorgenommen, unabhängig davon, ob der einzulagernden Ware eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt oder nicht. Durch die WE-Buchung werden die Lagerbestände wert- und mengenmäßig fortgeschrieben. Die Dokumentation der WE-Buchung erfolgt durch den mittels des SAP-Systems erstellten Beleg. Die WE-Dokumente (Wareneingangsschein, Lieferschein, etc.) werden bei AC-KA archiviert.
===Lagerentnahme===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Die RHB-/HFE-Entnahme aus dem Lager wird durch die WA-Buchung im SAP-System und durch den Ausdruck des SAP-Materialentnahmescheins dokumentiert. Der Warenempfänger bestätigt durch Unterschrift auf dem SAP-Materialentnahmeschein den Erhalt der Ware. Bei Chemikalien muss zusätzlich eine Unterschrift geleistet werden, in der bestätigt wird, dass man im Umgang mit Gefahrstoffen geschult ist.

Wird nach Lagerentnahme der vorgeschriebene Sollwert für den Mindestbestand unterschritten, veranlasst AC-KA den erforderlichen Nachbezug (über SAP oder Leistungsanforderung (LA)).
===Haltbarkeit von Chemikalien===
Chemikalien mit zeitlich begrenzter Haltbarkeit werden als Chargen eingelagert. Bei jeder Charge wird bei der WE-Buchung das MHD eingetragen. Mit Hilfe des SAP-Systems werden die Chargen hinsichtlich der Restlaufzeit ihres MHD überwacht. Im Falle der Überschreitung des Verfalldatums werden die betroffenen Chemikalien entweder

{| width= 40% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:2%"|a)|| style="width:38%"| mit einem „Gesperrt“-Aufkleber gekennzeichnet (sie werden nur in speziell begründeten Fällen für eine Verwendung für FuE-Zwecke zur Verfügung gestellt)
|-
| || oder
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| als Lagerabgang durch eine WA-Buchung registriert (Beantragung bei FIMA) und mit entsprechender Kennzeichnung zur Entsorgung bereitgestellt und entsorgt.
|}

===Inventur===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Der Abgleich der Bestandsdaten im SAP-System mit den tatsächlich vorhandenen Mengen erfolgt durch eine laufende Bestandskontrolle, die sich über das gesamte Jahr erstreckt (permanente Inventur). Dabei werden unterschiedliche Artikelgruppen kontrolliert, so dass am Ende des Jahres der komplette Bestand einer Inventur unterzogen wurde.

Arbeitsablauf:
* Im SAP-System werden Inventurlisten mit jeweils 14 Positionen erzeugt (EVM-MW).
* Alle eingelagerten RHB und HFE werden entsprechend der Inventurlisten gezählt.
* Die ermittelten Bestände werden auf den Inventurlisten dokumentiert und in das SAP-System übertragen.
* Das SAP-System vergleicht die bei der Zählung ermittelten Bestände mit den aktuellen Beständen des Systems.
* Sind Differenzen aufgetreten, wird der Lagerbestand nochmals gezählt.
* Ändert sich die gezählte Menge nicht, wird der gezählte Bestand als Lagerbestand übernommen und eine Korrekturbuchung von EVM-MW durchgeführt.
Die Kopien der Inventurlisten und der SAP-Listen mit den ermittelten Differenzen sowie die Belege der Korrekturbuchungen werden bei AC-KA archiviert.
===Arbeitssicherheit===
Im ChemA sind in der Regel für jeden gelagerten Gefahrstoff Sicherheitsdatenblätter frei verfügbar, denen folgendes zu entnehmen ist:
* Wie wird die Ware transportiert?
* Wie wird die Ware gelagert?
* Wie gefährlich ist die gelagerte Ware?
* Was ist bei einem Unfall zu tun?
Jeder Mitarbeiter, der im RHB-Lager I, RHB Lager II und Gaslager (Bau 321) arbeitet, ist verpflichtet, diese Datenblätter zu lesen und die darauf vermerkten Sicherheitsvorschriften zu beachten.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP590_Klima-Medien.docx|Spezifikation 590]]
* SAP-Belege

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Betriebsstoff, Büromateriallager, ChemA, Gaslager, Halbfertigerzeugnis, Halbzeuglager, HFE-Lager, Hilfsstoff, RHB-Lager, Rohstoff, Sperrlager}}

AA209 Lagerordnung

2020-06-25T14:07:01Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=209|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Einlagern und Entnehmen von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, sowie Halbfertigerzeugnissen.
==Anwendung==
Betrifft die RHB-/HFE-Lager des IMT
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
Nicht belegt

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter - Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE-MB || Core Technologies - Mechanische Bearbeitung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FiFo || first-in-first-out
|-
|HFE || Halbfertigerzeugnisse
|-
|MHD || Mindesthaltbarkeitsdatum
|-
|SCC || Steinbuch Centre for Computing
|-
|RHB || Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Die IMT-RHB-/HFE-Lager sind in Teil-Lager strukturiert:

{| width= 25% style="text-align: left"
|-
|
* RHB-Lager I:
| Säuren, Laugen, org. Stoffe
|-
|
* RHB-Lager II:
| Gase
|-
|
* RHB-/HFE-Lager III:
| Sonstiges
|-
|
* Gaslager (B. 321):
| Gase
|-
|
* Halbzeuglager:
| Metallhalbzeuge
|}

Alle Teil-Lager sind abschließbar. Bei allen Teil-Lagern, außer dem Halbzeuglager, liegt die Verantwortung für Beschaffung und Überwachung bei AC-KA. Bei dem Halbzeuglager liegt die Verantwortung bei CTE-MB.
===Technisches Umfeld===
Das Säure-/ Lösungsmittel-Lager (RHB-Lager I) in KIT-Bau 318 ist für einen erforderlichen Luftwechsel mit einer Zu- und Abluftanlage ausgerüstet. Das Lager ist mit einer Temperaturregelung (vgl. SP590.xx) ausgestattet, um die erforderlichen Höchst- und Mindesttemperaturen bei der Lagerung einzuhalten.

Der Lagerraum ist in 3 Abschnitte eingeteilt:

{| width= 40% style="text-align: left"
|-
|style="width:5%"|Abschnitt A||style="width:35%"|für lösungsmittelhaltige (brennbare Flüssigkeiten) oder sonstige organische Chemikalien
|-
|Abschnitt B||für anorganische Chemikalien (Säuren und Laugen)
|-
|Abschnitt C || (Gefahrstofflagerschrank) für sehr giftige Chemikalien
|}

Der Boden des Raumes ist komplett mit vom Gewerbeaufsichtsamt zugelassenen Sicherheitsauffangwannen und Gitterrosten ausgelegt. Die Gitterroste sind aus Edelstahl (für lösungsmittelhaltige Chemikalien, Säuren und Laugen geeignet) gefertigt. Auf den Gitterrosten stehen Regale aus Stahlblech. Jeder Regalboden ist zusätzlich mit einer eigenen Wanne aus Edelstahl ausgerüstet und mit der SP-Nr. der einzulagernden Chemikalie beschriftet.

Ein zusätzlich an der Wand installierter Gefahrstofflagerschrank bildet ein eigenes Teil-Lager für sehr giftige Chemikalien. Dieser Schrank wird verschlossen gehalten.

Die Gesamtmenge der eingelagerten Chemikaliengebinde orientiert sich an:

* der von der einschlägigen Aufsichtsbehörde genehmigten Menge
* dem Bedarf von CTE für einen Zeitraum von mindestens 4 Wochen
* der Traglast der aufgebauten Regale 
 
Ein Gaslager (RHB-Lager II) befindet sich im KIT-Bau 314 und ein weiteres vor KIT-Bau 321. Das Gaslager im Bau 314 weist drei gekennzeichnete Abschnitte auf, die als Abstellflächen für jeweils volle, leere und für den Gebrauch gesperrte Gasflaschen dienen. Das Gaslager bei Bau 321 verfügt über vier Abstellflächen. Alle Gasflaschen sind gegen Umfallen gesichert. Ein Transportwagen für Gasflaschen befindet sich ebenfalls im Lager.

Das Lager für sonstige Lagermaterialien (RHB-Lager III) ist ein Bereich in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Auf gekennzeichneten Regalböden sind diverse Lagerartikel für spezielle Reinraumarbeitsplätze (Überschuhe, Reinraumanzüge, Handschuhe, staubarmes Papier, usw.), sowie Verpackungsmaterialien für spezielle Verpackungen gelagert.

Ein Sperrlager für angelieferte RHB befindet sich in Raum 122 (KIT-Bau 307). Hierbei handelt es sich um zwei gekennzeichnete Abstellflächen „Sperrlager 1" für ungeprüfte Ware und „Sperrlager 2" für die bei der Prüfung zurück gewiesene Ware.

Das Halbzeuglager befindet sich in Raum 106 (KIT-Bau 301) und ist mit entsprechenden Regalen ausgerüstet. Auf den Regalböden werden die Metallhalbzeuge gelagert.

Das Büromateriallager ist ein Bereich (roter Schrank) in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Die verschiedenen Büromaterialien haben einen festen Lagerplatz in diesem Schrank.
===Organisatorische Gegebenheiten===
Betrifft alle Lager:
Verantwortlich für die Einhaltung dieser Lagerordnung ist der Lagerverantwortliche bzw. sein Stellvertreter (siehe PZ 8.4). Der Lagerverantwortliche oder sein Stellvertreter lagern die bei der WEP freigegebenen RHB und HFE ein und aus. Der Lagerverantwortliche und sein Stellvertreter der RHB-Lager I und RHB-Lager II sind hinsichtlich des Umgangs mit Gift- und Gefahrstoffen geschult.

Die gelagerten RHB und HFE sind in der Liste QS-Nr.: LI510.xx erfasst (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager).

Die Lagerbestandsführung erfolgt mit Hilfe des SAP-Systems (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager). Jede Lagerware (RHB/HFE) hat ihre eigene Stammsatznummer, in der u.a. der Lagerplatz und ggf. der Meldebestand für die Disposition enthalten ist. Bei der Festlegung der Meldebestände werden die benötigten Lieferzeiten berücksichtigt. Die Lagerbestandsführung erfolgt wert- und mengenmäßig.

Die Entnahme von RHB und HFE erfolgt nach dem „FiFo"-Prinzip. Bei mit einem Verfallsdatum gekennzeichneten RHB hat bei der Entnahme das Verfallsdatum Priorität vor dem „FiFo-Prinzip".

Die Einlagerung von neu freigegebenen RHB geschieht derart, dass ggf. noch vorhandene Restbestände erkennbar nach vorn gestellt und zunächst entnommen werden können.
===Einlagerung===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Voraussetzung für die Einlagerung von RHB ist eine WEP mit positivem Ergebnis. Die Vorgehensweisen beim Wareneingang und bei der Wareneingangsprüfung sind in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx geregelt.

Während der WEP verbleibt die angelieferte Ware im Sperrlager. Die bei der WEP freigegebenen RHB/HFE erhalten einen grünen Aufkleber mit Angabe der SP-Nr., WEP-Nr. und dem Anlieferdatum. Ggf. wird dieser noch um das Verfallsdatum und die Mengeneinheit erweitert.

Die WE-Buchung von freigegebenen RHB wird im SAP-System vorgenommen, unabhängig davon, ob der einzulagernden Ware eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt oder nicht. Durch die WE-Buchung werden die Lagerbestände wert- und mengenmäßig fortgeschrieben. Die Dokumentation der WE-Buchung erfolgt durch den mittels des SAP-Systems erstellten Beleg. Die WE-Dokumente (Wareneingangsschein, Lieferschein, etc.) werden bei AC-KA archiviert.
===Lagerentnahme===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Die RHB-/HFE-Entnahme aus dem Lager wird durch die WA-Buchung im SAP-System und durch den Ausdruck des SAP-Materialentnahmescheins dokumentiert. Der Warenempfänger bestätigt durch Unterschrift auf dem SAP-Materialentnahmeschein den Erhalt der Ware. Bei Chemikalien muss zusätzlich eine Unterschrift geleistet werden, in der bestätigt wird, dass man im Umgang mit Gefahrstoffen geschult ist.

Wird nach Lagerentnahme der vorgeschriebene Sollwert für den Mindestbestand unterschritten, veranlasst AC-KA den erforderlichen Nachbezug (über SAP oder Leistungsanforderung (LA)).
===Haltbarkeit von Chemikalien===
Chemikalien mit zeitlich begrenzter Haltbarkeit werden als Chargen eingelagert. Bei jeder Charge wird bei der WE-Buchung das MHD eingetragen. Mit Hilfe des SAP-Systems werden die Chargen hinsichtlich der Restlaufzeit ihres MHD überwacht. Im Falle der Überschreitung des Verfalldatums werden die betroffenen Chemikalien entweder

{| width= 40% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:2%"|a)|| style="width:38%"| mit einem „Gesperrt“-Aufkleber gekennzeichnet (sie werden nur in speziell begründeten Fällen für eine Verwendung für FuE-Zwecke zur Verfügung gestellt)
|-
| || oder
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| als Lagerabgang durch eine WA-Buchung registriert (Beantragung bei FIMA) und mit entsprechender Kennzeichnung zur Entsorgung bereitgestellt und entsorgt.
|}

===Inventur===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Der Abgleich der Bestandsdaten im SAP-System mit den tatsächlich vorhandenen Mengen erfolgt durch eine laufende Bestandskontrolle, die sich über das gesamte Jahr erstreckt (permanente Inventur). Dabei werden unterschiedliche Artikelgruppen kontrolliert, so dass am Ende des Jahres der komplette Bestand einer Inventur unterzogen wurde.

Arbeitsablauf:
* Im SAP-System werden Inventurlisten mit jeweils 14 Positionen erzeugt (EVM-MW).
* Alle eingelagerten RHB und HFE werden entsprechend der Inventurlisten gezählt.
* Die ermittelten Bestände werden auf den Inventurlisten dokumentiert und in das SAP-System übertragen.
* Das SAP-System vergleicht die bei der Zählung ermittelten Bestände mit den aktuellen Beständen des Systems.
* Sind Differenzen aufgetreten, wird der Lagerbestand nochmals gezählt.
* Ändert sich die gezählte Menge nicht, wird der gezählte Bestand als Lagerbestand übernommen und eine Korrekturbuchung von EVM-MW durchgeführt.
Die Kopien der Inventurlisten und der SAP-Listen mit den ermittelten Differenzen sowie die Belege der Korrekturbuchungen werden bei AC-KA archiviert.
===Arbeitssicherheit===
Im ChemA sind in der Regel für jeden gelagerten Gefahrstoff Sicherheitsdatenblätter frei verfügbar, denen folgendes zu entnehmen ist:
* Wie wird die Ware transportiert?
* Wie wird die Ware gelagert?
* Wie gefährlich ist die gelagerte Ware?
* Was ist bei einem Unfall zu tun?
Jeder Mitarbeiter, der im RHB-Lager I, RHB Lager II und Gaslager (Bau 321) arbeitet, ist verpflichtet, diese Datenblätter zu lesen und die darauf vermerkten Sicherheitsvorschriften zu beachten.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP590_Klima-Medien.docx|Spezifikation 590]]
* SAP-Belege

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Betriebsstoff, Büromateriallager, ChemA, Gaslager, Halbfertigerzeugnis, Halbzeuglager, HFE-Lager, Hilfsstoff, RHB-Lager, Rohstoff, Sperrlager}}

AA209 Lagerordnung

2020-06-25T14:04:03Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=209|revision=06|stand=24.06.2020|bearbeiter=Giraud}}

==Zweck==
Beschreibung der Vorgehensweise beim Einlagern und Entnehmen von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, sowie Halbfertigerzeugnissen.
==Anwendung==
Betrifft die RHB-/HFE-Lager des IMT
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
Nicht belegt

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AC-KA ||style="width:30%" | Administration, Controlling und Mitarbeiter - Kaufmännische Abwicklung
|-
|CTE-MB || Core Technologies - Mechanische Bearbeitung
|-
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
|-
|FiFo || first-in-first-out
|-
|HFE || Halbfertigerzeugnisse
|-
|MHD || Mindesthaltbarkeitsdatum
|-
|RHB || Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
|-
|WEP || Wareneingangsprüfung
|}

==Beschreibung==
Die IMT-RHB-/HFE-Lager sind in Teil-Lager strukturiert:

{| width= 25% style="text-align: left"
|-
|
* RHB-Lager I:
| Säuren, Laugen, org. Stoffe
|-
|
* RHB-Lager II:
| Gase
|-
|
* RHB-/HFE-Lager III:
| Sonstiges
|-
|
* Gaslager (B. 321):
| Gase
|-
|
* Halbzeuglager:
| Metallhalbzeuge
|}

Alle Teil-Lager sind abschließbar. Bei allen Teil-Lagern, außer dem Halbzeuglager, liegt die Verantwortung für Beschaffung und Überwachung bei AC-KA. Bei dem Halbzeuglager liegt die Verantwortung bei CTE-MB.
===Technisches Umfeld===
Das Säure-/ Lösungsmittel-Lager (RHB-Lager I) in KIT-Bau 318 ist für einen erforderlichen Luftwechsel mit einer Zu- und Abluftanlage ausgerüstet. Das Lager ist mit einer Temperaturregelung (vgl. SP590.xx) ausgestattet, um die erforderlichen Höchst- und Mindesttemperaturen bei der Lagerung einzuhalten.

Der Lagerraum ist in 3 Abschnitte eingeteilt:

{| width= 40% style="text-align: left"
|-
|style="width:5%"|Abschnitt A||style="width:35%"|für lösungsmittelhaltige (brennbare Flüssigkeiten) oder sonstige organische Chemikalien
|-
|Abschnitt B||für anorganische Chemikalien (Säuren und Laugen)
|-
|Abschnitt C || (Gefahrstofflagerschrank) für sehr giftige Chemikalien
|}

Der Boden des Raumes ist komplett mit vom Gewerbeaufsichtsamt zugelassenen Sicherheitsauffangwannen und Gitterrosten ausgelegt. Die Gitterroste sind aus Edelstahl (für lösungsmittelhaltige Chemikalien, Säuren und Laugen geeignet) gefertigt. Auf den Gitterrosten stehen Regale aus Stahlblech. Jeder Regalboden ist zusätzlich mit einer eigenen Wanne aus Edelstahl ausgerüstet und mit der SP-Nr. der einzulagernden Chemikalie beschriftet.

Ein zusätzlich an der Wand installierter Gefahrstofflagerschrank bildet ein eigenes Teil-Lager für sehr giftige Chemikalien. Dieser Schrank wird verschlossen gehalten.

Die Gesamtmenge der eingelagerten Chemikaliengebinde orientiert sich an:

* der von der einschlägigen Aufsichtsbehörde genehmigten Menge
* dem Bedarf von CTE für einen Zeitraum von mindestens 4 Wochen
* der Traglast der aufgebauten Regale 
 
Ein Gaslager (RHB-Lager II) befindet sich im KIT-Bau 314 und ein weiteres vor KIT-Bau 321. Das Gaslager im Bau 314 weist drei gekennzeichnete Abschnitte auf, die als Abstellflächen für jeweils volle, leere und für den Gebrauch gesperrte Gasflaschen dienen. Das Gaslager bei Bau 321 verfügt über vier Abstellflächen. Alle Gasflaschen sind gegen Umfallen gesichert. Ein Transportwagen für Gasflaschen befindet sich ebenfalls im Lager.

Das Lager für sonstige Lagermaterialien (RHB-Lager III) ist ein Bereich in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Auf gekennzeichneten Regalböden sind diverse Lagerartikel für spezielle Reinraumarbeitsplätze (Überschuhe, Reinraumanzüge, Handschuhe, staubarmes Papier, usw.), sowie Verpackungsmaterialien für spezielle Verpackungen gelagert.

Ein Sperrlager für angelieferte RHB befindet sich in Raum 122 (KIT-Bau 307). Hierbei handelt es sich um zwei gekennzeichnete Abstellflächen „Sperrlager 1" für ungeprüfte Ware und „Sperrlager 2" für die bei der Prüfung zurück gewiesene Ware.

Das Halbzeuglager befindet sich in Raum 106 (KIT-Bau 301) und ist mit entsprechenden Regalen ausgerüstet. Auf den Regalböden werden die Metallhalbzeuge gelagert.

Das Büromateriallager ist ein Bereich (roter Schrank) in Raum 123 (KIT-Bau 307) ohne besondere technische Ausrüstungen. Die verschiedenen Büromaterialien haben einen festen Lagerplatz in diesem Schrank.
===Organisatorische Gegebenheiten===
Betrifft alle Lager:
Verantwortlich für die Einhaltung dieser Lagerordnung ist der Lagerverantwortliche bzw. sein Stellvertreter (siehe PZ 8.4). Der Lagerverantwortliche oder sein Stellvertreter lagern die bei der WEP freigegebenen RHB und HFE ein und aus. Der Lagerverantwortliche und sein Stellvertreter der RHB-Lager I und RHB-Lager II sind hinsichtlich des Umgangs mit Gift- und Gefahrstoffen geschult.

Die gelagerten RHB und HFE sind in der Liste QS-Nr.: LI510.xx erfasst (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager).

Die Lagerbestandsführung erfolgt mit Hilfe des SAP-Systems (Ausnahme: Büromateriallager und Halbzeuglager). Jede Lagerware (RHB/HFE) hat ihre eigene Stammsatznummer, in der u.a. der Lagerplatz und ggf. der Meldebestand für die Disposition enthalten ist. Bei der Festlegung der Meldebestände werden die benötigten Lieferzeiten berücksichtigt. Die Lagerbestandsführung erfolgt wert- und mengenmäßig.

Die Entnahme von RHB und HFE erfolgt nach dem „FiFo"-Prinzip. Bei mit einem Verfallsdatum gekennzeichneten RHB hat bei der Entnahme das Verfallsdatum Priorität vor dem „FiFo-Prinzip".

Die Einlagerung von neu freigegebenen RHB geschieht derart, dass ggf. noch vorhandene Restbestände erkennbar nach vorn gestellt und zunächst entnommen werden können.
===Einlagerung===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Voraussetzung für die Einlagerung von RHB ist eine WEP mit positivem Ergebnis. Die Vorgehensweisen beim Wareneingang und bei der Wareneingangsprüfung sind in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx geregelt.

Während der WEP verbleibt die angelieferte Ware im Sperrlager. Die bei der WEP freigegebenen RHB/HFE erhalten einen grünen Aufkleber mit Angabe der SP-Nr., WEP-Nr. und dem Anlieferdatum. Ggf. wird dieser noch um das Verfallsdatum und die Mengeneinheit erweitert.

Die WE-Buchung von freigegebenen RHB wird im SAP-System vorgenommen, unabhängig davon, ob der einzulagernden Ware eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt oder nicht. Durch die WE-Buchung werden die Lagerbestände wert- und mengenmäßig fortgeschrieben. Die Dokumentation der WE-Buchung erfolgt durch den mittels des SAP-Systems erstellten Beleg. Die WE-Dokumente (Wareneingangsschein, Lieferschein, etc.) werden bei AC-KA archiviert.
===Lagerentnahme===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Die RHB-/HFE-Entnahme aus dem Lager wird durch die WA-Buchung im SAP-System und durch den Ausdruck des SAP-Materialentnahmescheins dokumentiert. Der Warenempfänger bestätigt durch Unterschrift auf dem SAP-Materialentnahmeschein den Erhalt der Ware. Bei Chemikalien muss zusätzlich eine Unterschrift geleistet werden, in der bestätigt wird, dass man im Umgang mit Gefahrstoffen geschult ist.

Wird nach Lagerentnahme der vorgeschriebene Sollwert für den Mindestbestand unterschritten, veranlasst AC-KA den erforderlichen Nachbezug (über SAP oder Leistungsanforderung (LA)).
===Haltbarkeit von Chemikalien===
Chemikalien mit zeitlich begrenzter Haltbarkeit werden als Chargen eingelagert. Bei jeder Charge wird bei der WE-Buchung das MHD eingetragen. Mit Hilfe des SAP-Systems werden die Chargen hinsichtlich der Restlaufzeit ihres MHD überwacht. Im Falle der Überschreitung des Verfalldatums werden die betroffenen Chemikalien entweder

{| width= 40% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:2%"|a)|| style="width:38%"| mit einem „Gesperrt“-Aufkleber gekennzeichnet (sie werden nur in speziell begründeten Fällen für eine Verwendung für FuE-Zwecke zur Verfügung gestellt)
|-
| || oder
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|b)|| als Lagerabgang durch eine WA-Buchung registriert (Beantragung bei FIMA) und mit entsprechender Kennzeichnung zur Entsorgung bereitgestellt und entsorgt.
|}

===Inventur===
Betrifft RHB-Lager I, RHB-Lager II, RHB-Lager III und Gaslager (Bau 321):

Der Abgleich der Bestandsdaten im SAP-System mit den tatsächlich vorhandenen Mengen erfolgt durch eine laufende Bestandskontrolle, die sich über das gesamte Jahr erstreckt (permanente Inventur). Dabei werden unterschiedliche Artikelgruppen kontrolliert, so dass am Ende des Jahres der komplette Bestand einer Inventur unterzogen wurde.

Arbeitsablauf:
* Im SAP-System werden Inventurlisten mit jeweils 14 Positionen erzeugt (EVM-MW).
* Alle eingelagerten RHB und HFE werden entsprechend der Inventurlisten gezählt.
* Die ermittelten Bestände werden auf den Inventurlisten dokumentiert und in das SAP-System übertragen.
* Das SAP-System vergleicht die bei der Zählung ermittelten Bestände mit den aktuellen Beständen des Systems.
* Sind Differenzen aufgetreten, wird der Lagerbestand nochmals gezählt.
* Ändert sich die gezählte Menge nicht, wird der gezählte Bestand als Lagerbestand übernommen und eine Korrekturbuchung von EVM-MW durchgeführt.
Die Kopien der Inventurlisten und der SAP-Listen mit den ermittelten Differenzen sowie die Belege der Korrekturbuchungen werden bei AC-KA archiviert.
===Arbeitssicherheit===
Im ChemA sind in der Regel für jeden gelagerten Gefahrstoff Sicherheitsdatenblätter frei verfügbar, denen folgendes zu entnehmen ist:
* Wie wird die Ware transportiert?
* Wie wird die Ware gelagert?
* Wie gefährlich ist die gelagerte Ware?
* Was ist bei einem Unfall zu tun?
Jeder Mitarbeiter, der im RHB-Lager I, RHB Lager II und Gaslager (Bau 321) arbeitet, ist verpflichtet, diese Datenblätter zu lesen und die darauf vermerkten Sicherheitsvorschriften zu beachten.
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[:file:SP590_Klima-Medien.docx|Spezifikation 590]]
* SAP-Belege

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Betriebsstoff, Büromateriallager, ChemA, Gaslager, Halbfertigerzeugnis, Halbzeuglager, HFE-Lager, Hilfsstoff, RHB-Lager, Rohstoff, Sperrlager}}

AA203 Dokumentenmanagement-Struktur und Kennzeichnung

2019-08-01T13:35:35Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=203|revision=09|stand=07.08.2019|bearbeiter=Feit}}

==Zweck==
Beschreibung der Struktur und Kennzeichnung von QM-Dokumenten mit QS-Nr. und von Aufzeichnungen
==Anwendung==
Der Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung erstreckt sich auf alle im QM-System des IMT erfassten QM-Dokumente. Die gültigen Typen von QM-Dokumenten mit QS-Nr. sind in Kapitel 4.2 beschrieben.
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AA ||style="width:30%" |Arbeitsanweisung
|-
|FB || Formblatt
|-
|FM || Fertigungsmittel
|-
|LI || Liste
|-
|LK || Laufkarte
|-
|PA || Prüfanweisung
|-
|PL || Plan
|-
|PM || Prüfmittel
|-
|PR || Protokoll
|-
|PZ || Prozess
|-
|QM || Qualitätsmanagement
|-
|QMH || Qualitätsmanagement-Handbuch
|-
|QS-Nr. || Qualitätssicherungs-Nummer
|-
|QW || Qualitätswesen
|-
|SP || Spezifikation
|}
==Beschreibung==
QM-Dokumente sind Dokumente, die erstellt und aufrechterhalten werden, um das wirksame Funktionieren des QM-Systems zu gewährleisten. Es werden zwei Arten von QM-Dokumenten unterschieden: 

QM-Dokumente mit QS-Nr. 
QM-Dokumente mit QS-Nr. (z. B. AA, PA, FB usw.) beinhalten Vorgaben, nach denen der Anwender vorgehen muss. QM-Dokumente mit QS-Nr. haben somit Anweisungscharakter. Die Lenkung dieser QM-Dokumente erfolgt durch die Kennzeichnung mit einer QS-Nr. (siehe Kapitel 4.2) und entsprechend dem Prozess QS-Nr.: PZ 6.4. 

Aufzeichnungen 
Aufzeichnungen stellen einen besonderen Dokumententyp dar. Sie sind Nachweisdokumente, mit denen Vorgänge (z. B. bei Messungen erzielte Messwerte usw.) nachgewiesen werden können. Im Gegensatz zu den QM-Dokumenten mit QS-Nr. beschränkt sich die Lenkung der Aufzeichnungen lediglich auf die Grundregeln der Dokumentenkennzeichnung (siehe Kapitel 4.1). 

Alle QM-Dokumente können in Papier- und/oder elektronischer Form vorliegen.
===Allgemeingültige, formale Gestaltungsregeln bei QM-Dokumenten===
Die eindeutige Kennzeichnung aller QM-Dokumente beinhaltet mindestens:
* Name des Erstellers
* Datum der Erstellung
* Seitenkennzeichnung (z. B. „Seite x von Anzahl-Seiten“)
* Zuordnungsnummer, sofern zutreffend (z. B. Projektnummer, Proben-Nr. usw.) 
Jede Seite eines QM-Dokuments mit QS-Nr. enthält in der Kopfleiste den KIT/IMT-Schriftzug, die Art des Dokuments (Dokumenttyp: z.B. „Arbeitsanweisung“), den Titel des Dokuments und die QS-Nr., sowie in der Fußleiste den Namen des Bearbeiters, die Seitenzahl (Seite x von Anzahl-Seiten), das Erstelldatum und darunter die Datei-/Pfad-Bezeichnung und das QW-Freigabedatum. Bei der Freigabe des Dokuments durch QW wird das Erstelldatum gleich dem Freigabedatum gesetzt. Das Zitieren von QM-Dokumenten (z. B. als mitgeltende Unterlagen) erfolgt in der Regel ohne die gültige Revisions-Nr., also jeweils nur mit .xx. Gültig ist die in der von QW geführten Liste QS-Nr.: LI299.xx angegebene Revision. Eine Ausnahme betrifft die Material-/Erzeugnis-Spezifikationen, die im Rahmen der Beschreibung von Losen mittels Laufkarten, mit ihrer konkreten Revisions-Nr. aufgeführt werden, wenn dies die Eindeutigkeit erfordert. Gegebenenfalls notwendige Änderungen der formalen Gestaltung von QM-Dokumenten werden von QW freigegeben.
===Dokumenttyp-abhängige Gestaltungsregeln bei QM-Dokumenten mit QS-Nr.===
====QMH-Prozesse (PZ)====
Das IMT-QMH besteht aus den in Tabelle 1 aufgeführten Prozessen (PZ x.y). 

'''Tabelle 1:''' Gliederung des QMH in Prozesse 
{| cellpadding="5" cellspacing="0" border=1 width= 25%
|-style="background:#e0e0e0;vertical-align:top"

|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 1'''
| '''QMH-Struktur'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|'''PZ 2'''
| '''Institutspolitik'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|'''PZ 3'''
| '''Mitarbeitermanagement'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 4'''
| '''Projektmanagement'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 5'''
| '''Maskenshop für XRL'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 6'''
| '''Dokumentenmanagement'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 7'''
| '''Fertigungsmittel- und Prüfmittelmanagement'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 8.1'''
| '''Beschaffung'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 8.2'''
| '''Wareneingang'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 8.3'''
| '''Versand'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 8.4'''
| '''Lager'''
|}
Die formale Gliederungsstruktur der Prozesse ist wie folgt:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Prozessbeschreibung
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Prozessablauf (in der Regel als Flussdiagramm)
|}
====Arbeitsanweisungen (AA)====
Die formale Gliederungsstruktur von AA ist grundsätzlich wie folgt:
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Zweck
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Anwendung
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|3.|| Begriffe und Abkürzungen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|3.1|| Begriffe
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|3.2|| Abkürzungen
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|4.|| Beschreibung
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|5.|| Mitgeltende Unterlagen
|}
Als Erstellungs-Vorlage (Hochformat) für die AA dient das Formblatt QS-Nr.: FB298.xx, ggf. als Erstellungs-Vorlage (Querformat) das Formblatt QS-Nr.: FB299.xx.
====Prüfanweisungen (PA)====
Die formale Gliederungsstruktur von Prüfanweisungen ist identisch mit der der Arbeitsanweisungen und basiert auf den gleichen Vorlagen.
====Spezifikationen (SP)====
Der Aufbau von Spezifikations-Dokumenten ist typspezifisch. 
Spezifikationen enthalten eine Beschreibung der Qualitätsmerkmale (ggf. mit Sollwerten und Toleranzen) des zu spezifizierenden Gegenstandes. Zu spezifizierende Gegenstände können z. B. Materialien, Geräte, Anlagen, Erzeugnisse, Dienstleistungen und/oder Entwicklungsschritte (z.B. für zugehörige Arbeits- und Prüfanweisungen) sein. Spezifikationen zu Entwicklungsschritten sind mit einer 3-stelligen QS-Nr. gekennzeichnet. Sie basieren auf den Vorlagen wie in Kapitel 4.2.2 beschrieben. Es entfällt jedoch die darin enthaltene, formale Gliederungsstruktur. Alle Spezifikationsnummern von Beschaffungsgütern sind mit einer 6-stelligen QS-Nr. gekennzeichnet (siehe Tabelle 2). Zur Erstellung von Spezifikationen mit 6-stelliger QS-Nr. steht die Spezifikationsvorlage SP400000.xx zur Verfügung. 

'''Tabelle 2:''' Einteilung der Beschaffungsgut-Spezifikationsnummern 
{| cellpadding="5" cellspacing="0" border=1 width= 40%
|-style="background:#e0e0e0;vertical-align:top"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''SP5,6,7,8XXXXX'''
| '''IMT-Lagerware aus Hauptlager des KIT-CN'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|'''SP403XXX.xx''' 
'''SP404XXX.xx'''
| '''IMT-Lagerware (RHB)''' 
'''IMT-Lagerware (Chemie)'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|'''SP26XXXX.xx'''
| '''Dienstleistungen / Werkverträge basierend auf freigegebenen Zeichnungen'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''SP28XXXX.xx'''
| '''Aufzubauende Anlagen / Geräte über 25 T€'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''Z-9XXXXX.xx'''
| '''Freigegebene Zeichnungen'''
|} 

====Formblätter (FB)====
Formblätter basieren auf den Vorlagen wie in Kapitel 4.2.2 beschrieben. Da ihr Aufbau typspezifisch ist, kann die in der Vorlage vorhandene, formale Gliederungsstruktur entfallen. Bei Formblätter, die laufend fortgeschrieben werden, werden bei der Seitenzahl anstelle von „Seite x von Anzahl-Seiten“ die jeweils nächste gültige Folgeseite eingetragen.
====Laufkarten (LK)====
Es wird zwischen 3 Typen von Laufkarten unterschieden: „Weiße Laufkarte“, „Grüne Laufkarte“ sowie Laufkarten zur Dokumentation von Arbeiten, die als Projekte in den FuE-Bereichen durchgeführt werden („Blaue Laufkarte“). Der formale Aufbau dieser Laufkarten ist in den folgenden Laufkarten-Vorlagen festgelegt: 
* QS-Nr.: LK600.xx („Weiße Laufkarte“)
* QS-Nr.: LK602.xx („Grüne Laufkarte“)
* QS-Nr.: LK302.xx („Blaue Laufkarte“)
Die „Blauen Laufkarten“ können ganz oder teilweise elektronisch (z.B. über Datenbankeinträge) geführt werden. Die Kennzeichnungs-Nummer für Demonstratoren, FuE-Proben und -Versuchsmustern ist in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA205.xx im Kapitel „Identifikations-Nummer“ beschrieben; im Übrigen gelten die Regeln der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA507.xx. Die Laufkarten-Typen und deren Handhabung beschreiben die Arbeitsanweisungen QS-Nr.: AA605.xx und QS-Nr.: AA305.xx.
====Listen (LI)====
Der Aufbau von Listen ist typspezifisch. Wird die Liste als Word-Dokument erstellt, ist die Vorlage wie in Kapitel 4.2.2 beschrieben zu verwenden, jedoch ohne die formale Gliederungsstruktur. Für die Erstellung einer Liste als Excel-Dokument, existiert keine Vorlage. Hier sollte jedoch die Darstellung (Layout) so, wie in Kapitel 4.1 beschrieben, realisiert werden. Der formale Aufbau ist dagegen individuell gestaltbar.
====Pläne (PL)====
Der Aufbau von Plänen ist typspezifisch. Als Vorlage sind diejenigen, wie in Kapitel 4.2.2 beschrieben, zu verwenden, jedoch ohne die formale Gliederungsstruktur.
====Technische Zeichnungen und Stücklisten====
Die Kennzeichnung von „Technischen Zeichnungen“ und „Stücklisten“ ist in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA204.xx beschrieben.
====Dokumenten-Nummerierungssystem====
Die QS-Nr. für QM-Dokumente wird von QW vergeben und in der Liste QS-Nr. LI299.xx geführt. Die QS-Nr. hat folgende Struktur: 
[[File:AA203-Dokumenten-Nummerierungssystem.JPG|zentriert]]
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|**1)|| style="width:38%"| Die Kurzbezeichnung '''ZZ''' steht für folgende, gültige QM-Dokumenttypen:
{| width= 20% style="text-align: left"
|style="width:10%" | '''AA''' ||style="width:30%" | Arbeitsanweisungen
|-
|'''PA''' || Prüfanweisungen
|-
|'''SP''' || Spezifikationen
|-
|'''FB''' || Formblätter
|-
|'''LK''' || Laufkarten
|-
|'''LI''' || Listen
|-
|'''PL''' || Pläne
|-
|'''PZ''' || Prozesse
|}
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|**2)|| Der in der Regel 3-stellige Nummernteil '''XXX''' der QS-Nr. (bei Beschaffungsgütern: 6-stellig) wird je Dokumententyp nur ein Mal vergeben. Abweichend hiervon werden die Prozesse des QMH gemäß Tabelle 1 in der Dezimalklassifikation PZ x.y gekennzeichnet (Revisions-Nr. und Revisions-Datum sind in gesonderten Feldern im Dokument-Kopf aufgeführt).
|-
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|**3)|| Durch die letzten beiden Ziffern der QS-Nr. '''.xx''' wird der Änderungsstand des jeweiligen Dokuments als Revisions-Nr. angegeben (mit „00“ beginnend, je freigegebene Änderung um „01“ erhöht). Gültig ist jeweils nur das Dokument mit der höchsten freigegebenen Revisions-Nummer gemäß der Liste QS-Nr.: LI299.xx. Ausnahmen zur Gültigkeit älterer Revisionen bedürfen einer Sonderfreigabe mittels Formblatt QS-Nr.: FB514.xx.
|}
Für die Dokumenttypen AA, PA, SP, FB, LI und PL gelten die Nummernbereiche gemäß Tabelle 3. 

'''Tabelle 3:''' Nummernbereiche für die Dokumenttypen AA, PA, SP, FB, LI und PL 
{| cellpadding="5" cellspacing="0" border=1 width= 35%
|-style="background:#e0e0e0;vertical-align:top"
! style="width:1%"| Nummernbereiche
! style="width:5%"| Aufgabenbereich
! style="width:10%"| Dokumentenerstellung- Betroffene Bereiche
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''100 - 199'''
| Institutsleitung, Personalwesen
| IL, AC
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|'''200 - 299'''
| Qualitätswesen
| QW
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|'''300 - 699'''
| Projekte, Entwicklungsabläufe
| FuE1 - FuE4, CTE, QW
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''700 - 799'''
| Vertrieb
| AC
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''800 - 899'''
| Projekte, Entwicklungsabläufe
| FuE1 - FuE4, CTE, QW
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''900 - 999'''
| Kaufmännische Aufgaben
| FuE1 - FuE4, CTE, QW, AC
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''6-stellige SP''' 
'''(siehe Tabelle 2)'''
| Beschaffungsgüter
| FuE1 - FuE4, CTE, QW, AC
|}

===Änderung, Freigabe und Archivierung von QM-Dokumenten mit QS-Nr.===
Änderung, Freigabe und Archivierung von QM-Dokumenten mit QS-Nr. werden in den Arbeitsanweisungen QS-Nr.: AA200.xx und AA202.xx näher beschrieben. 
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
* [[AA204_Dokumentenmanagement-CAD-Skizzen und -Zeichnungen|Arbeitsanweisung 204]]
* [[AA205_Dokumentenmanagement-Nummernkreise im IMT|Arbeitsanweisung 205]]
* [[AA305_Laufkarten-Management FuE|Arbeitsanweisung 305]]
* [[AA507_Kennzeichnung-Fertigungsgegenstände|Arbeitsanweisung 507]]
* [[AA605_Laufkarten-Management CTE|Arbeitsanweisung 605]]
* [[:file:FB298_Dokumentenvorlage-Hochformat.docx|Formblatt 298]]
* [[:file:FB299_Dokumentenvorlage-Querformat.docx|Formblatt 299]]
* [[:file:FB514_Sonderfreigabe.docx|Formblatt 514]]
* [[:file:LI212.02_Liste der APF-Nummern.xlsx|Liste 212]]
* [[:file:LI299.06_Liste der QM-Dokumente.xlsm|Liste 299]]
* [[:file:LK302_Vorlage Blaue Laufkarte.docx|Laufkarte 302]]
* [[:file:LK600_Vorlage Weiße Laufkarte.docx|Laufkarte 600]]
* [[:file:LK602_Vorlage Grüne Laufkarte.docx|Laufkarte 602]]
* [[:file:SP400000_Spezifikation.docx|SP 400000]]
* [[6_Dokumentenmanagement|Prozess 6]]

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Arbeitsanweisungen, Aufzeichnungen, Dokumentenmanagement, Formblätter, Gestaltungsregeln, Laufkarten, Listen, Nummernbereiche, Pläne, Prüfanweisungen, QM-Dokumente, QMH-Prozesse, Spezifikationen, Technische Zeichnungen}}

1 QMH-Struktur

2019-07-30T08:07:39Z

Klaus.Feit:

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox_Prozess|prozess=1|revision=0|stand=30.07.2019|eigner=QB}}

===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left"
|style="width:10%" | AL-AC ||style="width:30%" | Abteilungsleiter - Administration, Controlling und Personal
|-
|AL-CTE || Abteilungsleiter - Core Technologies
|-
|IL || Institutsleitung - Executive Director
|-
|QB || Qualitätsbeauftragter
|-
|QMH || Qualitätsmanagementhandbuch
|-
|XRL || X-Ray Lithography
|}

===Gliederung des QMH in Prozesse===

{| cellpadding="5" cellspacing="0" border=1 width= 30%
|-style="background:#e0e0e0;vertical-align:top"

|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''Prozesse'''
| '''Verantwortung'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 1''' ''' QMH-Struktur'''
| '''QB'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 2''' '''Institutspolitik'''
| '''IL'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 3''' '''Mitarbeitermanagement'''
| '''AL-AC'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 4''' '''Projektmanagement'''
| '''IL'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 5''' '''Maskenshop für XRL'''
| '''AL-CTE'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 6''' '''Dokumentenmanagement'''
| '''QB'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 7''' '''Fertigungsmittel- und Prüfmittelmanagement'''
| '''QB'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 8.1''' '''Beschaffung'''
| '''AL-AC'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 8.2''' '''Wareneingang'''
| '''AL-AC'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 8.3''' '''Versand'''
| '''AL-AC'''
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
| '''PZ 8.4''' '''Lager'''
| '''AL-AC'''
|}

[[Category:QMS]]
[[Category:Prozesse]]