View source for AA200 Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf

[[{{PAGENAME}}/english|English version]]

{{Infobox AA|aa=200|revision=12|stand=22.11.2016|bearbeiter=Feit}}


==Zweck==
Beschreibung der formalen Abwicklung eines elektronischen APF-Umlaufs
==Anwendung==
Der Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung bezieht sich auf alle QM-Dokument-Typen mit QS-Nr., die in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA203.xx definiert sind und auf alle neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 €.
==Begriffe und Abkürzungen==
===Begriffe===
===Abkürzungen===
{| width= 40% style="text-align: left" 
|style="width:10%" | APF ||style="width:30%" | Antrag, Prüfung, Freigabe
|-
|QM    || Qualitätsmanagement
|-
|QS-Nr.     || Qualitätssicherungs-Nummer
|-
|QW     || Qualitätswesen
|}
==Beschreibung==
Die Voraussetzung zur formellen Freigabe von neu erstellten oder geänderten QM-Dokumenten bzw. neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 € ist ein elektronischer APF-Umlauf.
===APF-Umlauf allgemein===
Der APF-Umlauf von QM-Dokumenten am IMT erfolgt als PDF-Datei elektronisch per E-Mail in Form einer gemeinsamen Überprüfung. Voraussetzung für den elektronischen Umlauf ist, dass alle Teilnehmer am Umlauf die Software Adobe Acrobat oder Adobe Acrobat Reader in der Version 10.0 oder höher verwenden und über Lese- und Schreibrechte für einen gemeinsamen Ordner verfügen, in dem später ihre Kommentare gespeichert werden.
Der gemeinsame Umlauf ermöglicht es, dass alle Teilnehmer die Kommentare der anderen Teilnehmer lesen und beantworten können. Eine Benachrichtigungsfunktion informiert darüber, wenn neue Kommentare verfügbar sind, auch wenn die Software Adobe Acrobat geschlossen ist. Zudem werden bei jedem Öffnen der PDF-Datei alle kürzlich erfolgten Überprüfungsaktivitäten sichtbar. Veröffentlichte Kommentare werden automatisch in einem gemeinsamen Ordner und auf den jeweiligen lokalen Festplattenlaufwerken der Teilnehmer gespeichert. Die Software Adobe Acrobat synchronisiert die Kommentare an allen Speicherorten in regelmäßigen Abständen.
===APF-Umlauf beantragen===
Jeder IMT-Mitarbeiter kann die Neuerstellung bzw. Änderung eines QM-Dokuments durchführen. Dazu beantragt er bei QW einen APF-Umlauf. QW registriert den Antrag in der Liste QS-Nr.: LI212.xx durch den Eintrag folgender Daten in der Zeile einer freien APF-Nummer: Dokument-Typ, QS-Nr. des betroffenen QM-Dokuments, Dokument-Titel, Eingangsdatum des Antrags und Name des Antragstellers. Die APF-Nummer ist dabei eine fortlaufende Nummer und wird entsprechend der Reihenfolge der eingehenden Anträge vergeben.
Mit der Beantragung des APF-Umlaufs schickt der Antragsteller das von ihm erstellte neue oder geänderte QM-Dokument an QW und schlägt gleichzeitig den Verteiler für den Umlauf vor. QW prüft das Dokument auf formelle Fehler und speichert es anschließend unter ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update'' ab.
===APF-Umlauf vorbereiten===
Als Vorbereitung für einen APF-Umlauf ist es erforderlich, das unter ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update'' gespeicherte QM-Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren. Als PDF-Dateiname wird der Name des zu konvertierenden QM-Dokuments übernommen und zur Identifikation des Umlaufs von QW zusätzlich die in der LI212.xx registrierte APF-Nummer angehängt (z. B. AA902.08_Beschaffung_APF2584.pdf). Die PDF-Datei wird dann anschließend im Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF_PDF-Start'' gespeichert.
===APF-Umlauf starten===
Gestartet wird der APF-Umlauf ausschließlich durch QW. Dazu öffnet QW die im Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF_PDF-Start'' gespeicherte PDF-Datei mit der Software Adobe Acrobat. Um jetzt die gemeinsame Überprüfung zu starten, sind folgende Schritte durchzuführen:<br>
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| In der Aufgaben-Werkzeugleiste erst auf die Schaltfläche „Kommentar“ und anschließend auf „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“ klicken. Alternativ kann auch im Menüpunkt „Kommentare“ „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“ gewählt werden.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| In dem sich öffnenden Fenster auf die Frage „Wie möchten Sie die Kommentare der Überprüfer erfassen?“ „QW“ anwählen und anschließend auf „Weiter“ klicken. Ist „QW“ nicht vorhanden, dann „Kommentar auf meinem internen Server automatisch erfassen“ anwählen und anschließend auf „Weiter“ klicken.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|3.|| Im nächsten sich öffnenden Fenster muss zum internen Hosten der freigegebenen Überprüfungsdatei „Netzwerkordner“ und als Pfad für den freigegebenen Netzwerkordner ''J:\TRANSFER\QW'' ausgewählt werden. Falls kein freigegebener Netzwerkordner existiert, kann er hier erstellt werden. Anschließend auf „Weiter“ klicken.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|4.|| Im nächsten sich öffnenden Fenster sind auf die Frage „Wie möchten Sie die Datei für die gemeinsame Überprüfung verteilen?“ die Punkte „Mit Adobe Acrobat automatisch senden“ und „Als Anlage zu einer Nachricht“ zu wählen. Anschließend auf „Weiter“ klicken.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|5.|| Im nächsten sich öffnenden Fenster wird zur Namensvergabe für dieses Serverprofil aufgefordert. Hier als Namen „QW“ angeben. Die einmalige Vergabe eines Namens für das Serverprofil hat den Vorteil, dass bei einem erneuten Start eines APF-Umlaufs entsprechend Kapitel 4.4 durch Wahl des Serverprofils „QW“ in Punkt 2 die Punkte 3-5 übersprungen werden. Anschließend auf „Weiter“ klicken.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|6.|| Im nächsten sich öffnenden Fenster werden die E-Mail-Adressen der an der Überprüfung Teilnehmenden eingegeben. Weiterhin ist die Eingabe einer Nachricht an die Teilnehmenden und die Festlegung des Abgabetermins für die Überprüfung möglich. Anschließend auf „Senden“ klicken.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|7.|| Daraufhin wird die PDF-Datei als Anhang einer E-Mail an die entsprechenden E-Mail-Adressen versandt und auf den lokalen Festplatten der an der Überprüfung Teilnehmenden abgespeichert. Eine Kopie der PDF-Datei wird zusätzlich im Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF _PDF-Start'' mit dem Anhang „Überprüfung“ (z. B. AA902.08_Beschaffung_APF2584_Überprüfung.pdf) abgespeichert. Im freigegebenen Netzwerkordner ''J:\TRANSFER\QW'' wird die PDF-Datei gehostet.
|}
Die gemeinsame PDF-Datei enthält nun die folgenden Informationen: die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden, den Pfad zum freigegebenen Netzwerkordner und das Profil des Initiators (QW-Mitarbeiter). Beim Öffnen der PDF-Datei werden sie im Begrüßungsfenster eines jeden Teilnehmers zusammen mit den Informationen zu kürzlich erfolgten Aktivitäten angezeigt.
===Am APF-Umlauf teilnehmen===
Erhalten die Teilnehmer über E-Mail eine Einladung zur Überprüfung einer PDF-Datei, enthält die Einladung gewöhnlich die PDF-Datei als Anlage.
{| width= 100% style="text-align: left"
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Der Teilnehmer öffnet das PDF-Dokument in seiner E-Mail-Anwendung, indem er auf die Anlage „PDF“ doppelklickt.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|2.|| Im Dialogfeld „Adobe Reader Gemeinsame Überprüfung“ auf „Verbinden“ klicken.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|3.|| Im Fenster „Willkommen zur gemeinsamen Überprüfung“ auf „OK“ klicken. In diesem Fenster wird angezeigt, wer zur Überprüfung eingeladen wurde, wer Kommentare abgegeben hat und wann der Abgabetermin ist. Außerdem wird der Standort des Überprüfungsservers angezeigt.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|4.|| Dem PDF-Dokument mit Hilfe der Werkzeuge unter „Anmerkungen“ Kommentare hinzufügen. Kann auf die Werkzeuge nicht zugegriffen werden, klickt man in der Werkzeugliste auf „Kommentar“. Sollen Kommentare gelöscht werden, diese auswählen und durch Drücken der Entf-Taste entfernen (es können nur eigene Kommentare gelöscht werden).
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|5.|| Kommentare anderer Teilnehmer anzeigen lassen:<br>
* Erhält man eine Nachricht, dass neue Kommentare von anderen Teilnehmern verfügbar sind, auf die Nachricht klicken und die neuen Kommentare werden im PDF-Dokument angezeigt.
* Soll überprüft werden, ob von anderen Teilnehmern neue Kommentare vorliegen, in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche „Nach neuen Kommentaren suchen“ klicken.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|6.|| Übermittlung von erstellten Kommentaren:<br>
* In der Dokumentmeldungsleiste auf „Kommentare veröffentlichen“ klicken. Werden Kommentare veröffentlicht, werden sie für alle Teilnehmer abrufbar auf dem Überprüfungsserver gespeichert.
|- 
|-style="text-align:left;vertical-align:top"
|7.|| Gibt es aus Sicht des Teilnehmers keine Kommentare einzufügen, muss das Dokument zumindest abgestempelt werden:<br>
* Unter „Anmerkungen“ neben dem Stempelsymbol auf das kleine Dreieck klicken. In dem aufgehenden Fenster „Dynamisch“ wählen und auf den Stempel „ÜBERPRÜFT“ klicken. Der Stempel kann dann an einer beliebigen Stelle im Dokument eingefügt, vergrößert/verkleinert bzw. verschoben werden.
|}
===APF-Umlauf beenden===
Der APF-Umlauf wird durch QW beendet, wenn alle Teilnehmer ihre Kommentare abgegeben haben, wobei eine Nichtteilnahme am APF-Umlauf von QW stets als Zustimmung gewertet wird, oder der festgelegte Abgabetermin erreicht ist. QW speichert die mit allen Kommentaren versehene PDF-Datei über „Datei“ „Als Archivkopie speichern“ als Archivkopie (z. B. AA902.08_Beschaffung_ APF2584_Archiv.pdf) im Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\_APF_PDF-Archiv''. Die Archivkopie hat jetzt keine Verbindung mehr mit der gemeinsamen Überprüfung, enthält aber weiterhin alle Kommentare (Teilnehmer, Datum, Uhrzeit und Aktion) zur Rückverfolgung. Zusätzlich kopiert QW noch aus dem Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF_PDF-Start'' die Überprüfungsdatei (z. B. AA902.08_Beschaffung_APF2584_Überprüfung.pdf) in den Archivordner.
Nach dem Erstellen der Archivkopie löscht QW sämtliche Verbindungen zu den Teilnehmern aus dem Überprüfungsprotokoll (Tracker), vom Überprüfungsserver und aus dem Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF_ PDF-Start'', um den Überprüfungsvorgang abzuschließen.
===Freigabe eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf===
Vor Freigabe des QM-Dokuments werden von QW die in der Archivkopie gespeicherten Kommentare in das Dokument eingearbeitet. Treten widersprüchliche Kommentare auf, so führt QW eine Klärung unter Einbeziehung der entsprechenden APF-Umlauf-Teilnehmer herbei. Bei der Einarbeitung der Kommentare können zwei Varianten angewandt werden:<br>
* Übernahme der Kommentare per Kopieren und Einfügen bei allen QM-Dokumenten möglich (zu bevorzugende Variante).
* Kommentare exportieren (nur bei Word- und AutoCAD-Dateien möglich). Im PDF-Dokument in der „Kommentarliste“ „Optionen“ „Alle in Datendatei exportieren“ wählen. Jetzt die Word-Datei öffnen und hier unter „Acrobat-Kommentare“ „Kommentare aus Acrobat importieren“ anwählen. Die folgenden Anweisungen entsprechend bestätigen und so die Kommentare einfügen.<br>
Die Schritte zur Freigabe eines QM-Dokuments sind in der Arbeitsanweisung QS-Nr. AA202.xx beschrieben.<br>

Folgende wichtigen Listen/Pläne wurden einmalig per APF-Umlauf auf unbefristete Dauer frei gegeben. Sie werden von QW, FuE3-TN und AC laufend aktualisiert:<br>

<u>QW:</u>
* Liste QS-Nr.: LI212.xx
* Liste QS-Nr.: LI299.xx
* Liste QS-Nr.: LI501.xx
* Liste QS-Nr.: LI502.xx
* Liste QS-Nr.: LI510.xx
* Plan QS-Nr.: PL501.xx
* Plan QS-Nr.: PL502.xx

<u>FuE3-TN:</u>
* Liste QS-Nr.: LI404.xx
* Liste QS-Nr.: LI405.xx

<u>AC:</u>
* Liste QS-Nr.: LI400.xx
* Liste QS-Nr.: LI410.xx
* Liste QS-Nr.: LI519.xx
* Liste QS-Nr.: LI701.xx
==Mitgeltende Unterlagen==
* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]] 
* [[AA203_Dokumentenmanagement-Struktur und Kennzeichnung|Arbeitsanweisung 203]] 
* [[:file:LI212.02_Liste der APF-Nummern.xlsx|Liste 212]]
* [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
* [[6_Dokumentenmanagement|Prozess 6]]

[[Category:QMS]]
[[Category:Arbeitsanweisungen]]

{{Suchbegriffe|Adobe Acrobat, APF-Umlauf, Dokumentenmanagement, Spezifikation}}