Persönlicher Ordner - Personal Folder: Difference between revisions
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Beim Löschen von Elementen im persönlichen Ordner wird der Platz in der Datei nicht automatisch frei gegeben. Um dies zu erreichen, muss man den Ordner komprimieren. |
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Sie können bei Bedarf eine Sicherheitskopie des persönlichen Ordners erstellen. |
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Sie sollten den persönlichen Ordner nicht zu groß werden lassen, daher sollten Sie alte Elemente löschen oder archivieren. |
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Um das Postfach nicht zu groß werden zu lassen, sollte man nicht mehr benötigte Nachrichten immer löschen und Nachrichten, die man nicht mehr online benötigt aber aufbewahren möchte, in einen persönlichen Ordner verschieben. |
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Nun wird der Ordner komprimiert und die Dateigröße angepaßt. |
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Im IMT wird standardmäßig bei der Installation ein persönlicher Ordner mit Namen des Benutzers + Jahreszahl angelegt. |
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Das Persönliche Postfach liegt auf der lokalen Platte und geht daher bei einem Plattencrash verloren! Es ist daher zu empfehlen, von dieser Datei ab und zu eine Sicherheitskopie zu erstellen (auf ZIP-Diskette oder Laufwerk U:), sofern Sie nicht sowieso die von mir zur Verfügung gestellte Prozedur verwenden, die ein Backup auf dem PC eines Kollegen macht. Den Namen der Datei findet man, wenn man in Outlook Datei --> Datendateiverwaltung anwählt, hier den entsprechenden persönlichen Ordner selektiert und Einstellungen drückt. Bei Pfad findet man Verzeichnis und Namen der Ordnerdatei. Diese Datei können Sie dann mit dem NT-Explorer auf eine ZIP-Diskette oder das U-Laufwerk kopieren. |
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Outlook Heute - Postfach liegt auf einem Server im IWR. Von dieser Datei werden regelmäßig Backups gemacht, so daß Sie sich hier nicht selbst um Datensicherung kümmern müssen! |
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| ⚫ | Der Persönliche Ordner in Outlook ist eine ''Outlook-Datendatei'', die auf der lokalen Platte am PC liegt (normalerweise in "Eigene Dokumente\Outlook-Dateien")und damit auch nur an diesem PC zur Verfügung steht! In diesem Ordner kann eine beliebige Ordnerstruktur angelegt werden, um Nachrichten übersichtlich abzulegen. |
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Es gibt prinzipiell zwei Möglichkeiten, alle Elemente zu löschen, die älter sind als ein bestimmtes Datum: |
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1. Der einfachste Weg ist, die alten Elemente in eine bestimmte Datei zu archivieren (siehe entsprechenden Hinweis) und diese Datei anschließend zu löschen. |
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2. Mehr Auswahlmöglichkeiten hat man, wenn man über die erweiterte Suche (im Menü Extras) alle Elemente sucht, die vor einem bestimmten Datum erstellt oder verändert wurden, und diese dann manuell löscht. |
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Nach dem Löschen (oder Archivieren) muss der Ordner noch komprimiert werden, um den Platz wirklich freizugeben. |
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'''Manuelles Archivieren von Elementen''' |
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Sie sollten die Outlook-Datendateien nicht zu groß werden lassen, damit der Zugriff nicht zu langsam wird. |
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Wenn der persönliche Ordner zu groß wird, legt man am besten einen weiteren neuen Persönlichen Ordner an, z.B. einen für jedes Kalenderjahr. |
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1. Klicken Sie im Menü Datei auf Archivieren. |
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2. Klicken Sie auf Diesen Ordner und alle untergeordneten Ordner archivieren und anschließend auf Ihren persönlichen Ordner. |
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3. Geben Sie im Feld Archivdatei einen Namen für die Datei ein, in die die Elemente verschoben werden sollen, die Sie archivieren möchten, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei aus der Liste auszuwählen. |
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4. Geben Sie in das Feld Elemente archivieren, die erstellt oder verändert wurden vor ein Datum ein. Elemente, deren Erstellungs- oder Änderungsdatum vor diesem Datum liegt, werden archiviert. |
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Nach dem Archivieren sollte der Ordner noch komprimiert werden, um den freigewordenen Platz wirklich freizugeben. |
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Ein persönlicher Ordner in Outlook darf die Größe von 2GB nicht überschreiten, denn sonst kann es geschehen, dass er ohne Vorwarnung komplett unlesbar wird und der Inhalt nicht wieder hergestellt werden kann. Hierbei sollte man die Grenze von 2GB unter keinen Umständen ausreizen, da Probleme bereits deutlich früher auftreten können. Maximal 1.5GB werden empfohlen, wobei man die Größe besser unter 650MB halten sollte. Dann kann man bequem Backup auf eine CD machen und hat garantiert nie Probleme, die durch die Dateigröße verursacht werden. |
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Die persönlichen Ordner sind vom Typ .pst und liegen im IMT normalerweise auf D:\Users\username\Anwendungdaten\Outlook. Wo der Persönliche Ordner wirklich liegt, können Sie feststellen, wenn Sie den Persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste anklicken --> Eigenschaften --> Erweitert. Mit dem Explorer können Sie dann kontrollieren, wie groß die Datei ist. Die in Outlook angezeigte Größe kann davon abweichen, wenn Elemente gelöscht aber der Ordner anschließend nicht komprimiert wurde (siehe PC-Tipps --> Persönlichen Ordner komprimieren) |
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Wenn der persönliche Ordner zu groß wird, legt man am besten einen weiteren neuen Persönlichen Ordner an. Wer sehr viel ablegt, sollte am besten Anfang jeden Jahres für das neue Jahr einen separaten Persönlichen Ordner anlegen. Neue Persönliche Ordner bitte immer im oben angegebenen Verzeichnis anlegen, da sonst die Gefahr besteht, dass er beim Backup oder Plattentausch vergessen wird. Outlook will die Ordner standardmäßig irgendwo im Benutzerprofil anlegen. |
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Einen neuen persönlichen Ordner legt man folgendermaßen in Outlook an: |
Einen neuen persönlichen Ordner legt man folgendermaßen in Outlook an: |
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Outlook --> '''Start''' --> '''Neue Elemente''' --> '''Weitere Elemente''' --> '''Outlook-Datendatei''' --> Bei Dateiname einen für Sie aussagekräftigen Namen wählen (z.B. Persönlicher Ordner 2016.pst). Anschließend wird in Outlook ein weiterer Ordner angezeigt. |
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Nicht häufig benötigte persönliche Ordner kann man in Outlook einfach schließen. Die Datei bleibt dabei erhalten und kann bei Bedarf (über Datei --> Öffnen) jederzeit wieder geöffnet werden. Persönliche Ordner bleiben in Outlook immer so lange geöffnet, bis sie |
Nicht häufig benötigte persönliche Ordner kann man in Outlook einfach schließen. Die Datei bleibt dabei erhalten und kann bei Bedarf (über Datei --> Öffnen) jederzeit wieder geöffnet werden. Persönliche Ordner bleiben in Outlook immer so lange geöffnet, bis sie explizit geschlossen werden. |
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[[Category: Outlook 2010]] |
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Latest revision as of 18:49, 19 November 2016
Das Postfach in Outlook ist eine Datei auf dem Mailserver im SCC, die maximal 5 GByte groß werden darf. Wenn 4.8GB überschritten wird, erhält man automatisch Warnnachrichten und kann ab 5GB keine Nachrichten mehr versenden! Ab 5.2GB kann man auch keine Nachrichten mehr empfangen!
Da das Postfach auf dem Server liegt, kann auf die Ordner im Postfach auch von extern zugegriffen werden.
Um das Postfach nicht zu groß werden zu lassen, sollte man nicht mehr benötigte Nachrichten immer löschen und Nachrichten, die man nicht mehr online benötigt aber aufbewahren möchte, in einen persönlichen Ordner verschieben.
Im IMT wird standardmäßig bei der Installation ein persönlicher Ordner mit Namen des Benutzers + Jahreszahl angelegt.
Der Persönliche Ordner in Outlook ist eine Outlook-Datendatei, die auf der lokalen Platte am PC liegt (normalerweise in "Eigene Dokumente\Outlook-Dateien")und damit auch nur an diesem PC zur Verfügung steht! In diesem Ordner kann eine beliebige Ordnerstruktur angelegt werden, um Nachrichten übersichtlich abzulegen.
Die Dateigröße einer Outlook-Datendatei wird nicht kleiner, wenn man darin Elemente löscht oder verschiebt, da die Datei nicht automatisch komprimiert wird.
Man kann die Datei komprimieren, wenn man in Outlook auf die oberster Ebene des persönlichen Ordners mit der rechten Maustaste klickt, Eigenschaften und dann Erweitert... anwählt und dann Jetzt komprimieren drücken.
Sie sollten die Outlook-Datendateien nicht zu groß werden lassen, damit der Zugriff nicht zu langsam wird.
Wenn der persönliche Ordner zu groß wird, legt man am besten einen weiteren neuen Persönlichen Ordner an, z.B. einen für jedes Kalenderjahr.
Einen neuen persönlichen Ordner legt man folgendermaßen in Outlook an:
Outlook --> Start --> Neue Elemente --> Weitere Elemente --> Outlook-Datendatei --> Bei Dateiname einen für Sie aussagekräftigen Namen wählen (z.B. Persönlicher Ordner 2016.pst). Anschließend wird in Outlook ein weiterer Ordner angezeigt.
Nicht häufig benötigte persönliche Ordner kann man in Outlook einfach schließen. Die Datei bleibt dabei erhalten und kann bei Bedarf (über Datei --> Öffnen) jederzeit wieder geöffnet werden. Persönliche Ordner bleiben in Outlook immer so lange geöffnet, bis sie explizit geschlossen werden.
