AA903 Versand: Difference between revisions
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Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]] |
Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe [[Versand - shipment]] |
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==Zweck== |
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Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen |
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen |
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==Anwendung== |
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Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger |
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger |
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==Begriffe und Abkürzungen== |
==Begriffe und Abkürzungen== |
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===Begriffe=== |
===Begriffe=== |
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KIT-externe Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten |
''KIT-externe Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS).<br> |
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KIT-interne Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten |
''KIT-interne Warenempfänger'' sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN. |
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===Abkürzungen=== |
===Abkürzungen=== |
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EVM |
|EVM-MW || Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft |
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WEP - Wareneingangsprüfung<br> |
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TID Technische Infrastruktur und Dienste<br> |
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|SCC || Steinbuch Centre for Computing |
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|TEC || Dienstleistungseinheit Technik - Haus |
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|WE || Wareneingang |
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==Beschreibung== |
==Beschreibung== |
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Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA. |
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===Versand an KIT-externe Warenempfänger=== |
===Versand an KIT-externe Warenempfänger=== |
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Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt. |
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====Allgemeines==== |
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Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.<br> |
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Grundsätzlich wird für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Waren-empfänger eine elektronische Versandanzeige benötigt. |
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Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen.<br> |
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Um eine schnellere Abwicklung von Versandanzeigen zu gewährleisten, wurde die Möglichkeit geschaffen, elektronische Versandanzeigen über das KIT-Intranet zu erfassen. Unter dem Begriff „Service“ auf der KIT-Homepage Intra-net (http://intranet.kit.edu ) findet man unter „Service von A bis Z“ die Einstiegs-seite „Versandanzeige (EVM)“. Diese Seite beinhaltet u. a. einen Link zu allge-meinen Hinweisen für die Erfassung von elektronischen Versandanzeigen und zum Antragsformular für einen Benutzerstamm. |
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Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. |
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====Benutzerstamm==== |
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Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Ab-sender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Das Antragsfor-mular für einen Benutzerstamm und alle erforderlichen Informationen findet man auf der KIT-Homepage auf der Einstiegsseite „Versandanzeige“ (siehe [[AA903_Versand#Allgemeines|Allgmeines]]). |
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====Erfassen einer elektronischen Versandanzeige==== |
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Zum Erfassen einer Versandanzeige muss man sich zunächst auf der KIT-Homepage bei diesem Dienst anmelden. Voraussetzung hierfür ist, dass der Absender einen Benutzerstamm hat (siehe [[AA903_Versand#Benutzerstamm|Benutzerstamm]]).<br> |
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Die Anmeldung erfolgt über die Einstiegsseite „Versandanzeige“ (siehe [[AA903_Versand#Allgemeines|Allgmeines]]).<br> |
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Nachdem die Versandanzeige vollständig ausgefüllt ist, wird sie ausgedruckt und der Ausdruck vom FBL des Absenders gemäß der geltenden Unterschrif-tenregelung (IMT-intern – Unterschriftsberechtigungen am IMT) unterzeichnet. Mit der Unterschrift startet der Ablauf der WAP gemäß Arbeitsanweisung QS-Nr.: [[AA906_WAP|AA906 Arbeitsanweisung Warenausgangsprüfung]].<br> |
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AC-KA (Versand) führt eine Plausibilitätsprüfung durch, bestätigt diese durch das Aufbringen eines Stempels auf dem Versandschein und bei Auslandsver-sand durch eine zusätzliche Unterschrift. Der Gegenstand mit den Begleitpa-pieren (Versandanzeige, ggf. Protokoll zur Warenausgangsprüfung, Begleit-schreiben des Absenders an den Empfänger, usw.) wird nun von AC-KA (Ver-sand) an EVM-MW (Versand) weitergeleitet. <br> |
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Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA (Versand) und werden hier archiviert.<br> |
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Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Aus-lieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, erhält AC-KA (Vertrieb) zusätzlich eine Kopie der Versandanzeige.<br> |
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Gegenstände, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, unterliegen einer WEP entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: [[AA904_Wareneingansprüfung|AA904 Wareneingangsprüfung]].<br> |
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===Versand an KIT-interne Warenempfänger=== |
===Versand an KIT-interne Warenempfänger=== |
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Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.<br> |
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Grundsätzlich wird für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Waren-empfänger das Formblatt QS-Nr.: [[Datei:FB717.doc]] benötigt.<br> |
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| ⚫ | Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind. |
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Der Versand des Gegenstandes kann dabei entweder durch Abholung des Empfängers im IMT oder durch Überbringung eines IMT-Mitarbeiters erfolgen.<br> |
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AC-KA (Versand) vergibt die Versandanzeigenummer und unterschreibt die Versandanzeige nach erfolgter WAP gemäß Arbeitsanweisung QS-Nr.: [[AA906_WAP|AA906 Arbeitsanweisung Warenausgangsprüfung]]. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA (Versand) das Original des Form-blatts QS-Nr.: [[Datei:FB717.doc]] unterschrieben zurück.<br> |
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Gegenstände, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, unterliegen einer WEP entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: [[AA904_Wareneingansprüfung|AA904 Wareneingangsprüfung]].<br> |
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| ⚫ | Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an |
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===Verpackung=== |
===Verpackung=== |
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Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische |
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.<br> |
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Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich. |
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich. |
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| ⚫ | |||
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei der ausliefernden Abteilung des IMT. |
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==Mitgeltende Unterlagen== |
==Mitgeltende Unterlagen== |
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* [[AA904_Wareneingang|Arbeitsanweisung 904]] |
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* [[AA904_Wareneingansprüfung|AA904 Wareneingangsprüfung]] |
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* [[:file:FB717_Interne_Versandanzeige.docx|Formblatt 717]] |
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* [[AA906_WAP|AA906 Arbeitsanweisung Warenausgangsprüfung]] |
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* [[:file:LI515_XXX.xlsx|Liste 515]] |
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* [[Datei:FB717.docx]] |
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* [[:file:LI519_XXX.xlsx|Liste 519]] |
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* [[Datei:FB912.doc]] |
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| ⚫ | |||
* [[Datei:FB 914.doc]] |
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| ⚫ | |||
* LI515.xx |
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* Einstieg zum SAP-Portal: https://sap-portal.scc.kit.edu/irj/portal |
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* LI516.xx |
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* LI519.xx |
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* LI910.xx |
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| ⚫ | |||
* http://www.ksm.kit.edu/202.php |
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* Versandordnung Gefahrgut |
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| ⚫ | |||
[[ |
[[Category:QMS]] |
||
[[ |
[[Category:Arbeitsanweisungen]] |
||
{{Suchbegriffe| |
{{Suchbegriffe|Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung}} |
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Latest revision as of 15:50, 8 July 2020
| Arbeitsanweisung | 903 |
|---|---|
| Revision | 06 |
| Stand | 24.06.2020 |
| Bearbeiter | Giraud |
Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe Versand - shipment
Zweck
Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen
Anwendung
Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger
Begriffe und Abkürzungen
Begriffe
KIT-externe Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS).
KIT-interne Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.
Abkürzungen
| AC-KA | Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung |
| EVM-MW | Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft |
| KIT-CN | Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord |
| KIT-CS | Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd |
| SCC | Steinbuch Centre for Computing |
| TEC | Dienstleistungseinheit Technik - Haus |
| WE | Wareneingang |
Beschreibung
Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.
Versand an KIT-externe Warenempfänger
Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Diese findet man im „SAP NetWeaver Portal“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei SCC beantragt.
Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der entsprechende Haken gesetzt sein und für die jeweilige Chemikalie muss das aktuelle Sicherheits-Datenblatt in der Sprache des Kunden (z. B. beim Versand ins Ausland) und in Deutsch einmal als Anlage angehängt und in Papierform zu der Ware gelegt werden. Zusätzlich muss noch das Gefahrgut-Formular ausgefüllt und an den Einkaufswagen angehängt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen.
Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Beförderer bzw. Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) durch AC-KA zur Archivierung zugesandt. Eine Kopie wird bei AC-KA archiviert und der Absender kann auf Wunsch eine Kopie erhalten. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der entsprechenden Versandanzeige weitergeleitet.
Versand an KIT-interne Warenempfänger
Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand wird innerhalb AC-KA eine E-Mail mit der internen Versandanzeige versendet. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden.
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.
Verpackung
Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.
Warenausgangsprüfung
Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei der ausliefernden Abteilung des IMT.
Mitgeltende Unterlagen
- Arbeitsanweisung 904
- Formblatt 717
- Liste 515
- Liste 519
- Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
- Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/1371.php
- Einstieg zum SAP-Portal: https://sap-portal.scc.kit.edu/irj/portal
| keywords |
|---|
| Interne Versandanzeige, KIT-externer Warenempfänger, KIT-interner Warenempfänger, Versand, Versandanzeige, Verpackung, Warenausgangsprüfung |