AA903 Versand

English version

Arbeitsanweisung	903
Revision	3
Stand	12.09.2013
Bearbeiter	Giraud

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe Versand - shipment

Zweck

Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen.

Anwendung

Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger.

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

KIT-externe Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außer-halb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand innerhalb des KIT von KIT-CN nach KIT-CS. KIT-interne Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten inner-halb des KIT-CN.

Abkürzungen

KIT-CN Karlsruher Institut für Technologie-Campus Nord
KIT-CS Karlsruher Institut für Technologie-Campus Süd
EVM - Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
WAP - Warenausgangsprüfung
WEP - Wareneingangsprüfung
AC-KA - Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
TID Technische Infrastruktur und Dienste

Beschreibung

Versand an KIT-externe Warenempfänger

Allgemeines

Grundsätzlich wird für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Waren-empfänger eine elektronische Versandanzeige benötigt. Um eine schnellere Abwicklung von Versandanzeigen zu gewährleisten, wurde die Möglichkeit geschaffen, elektronische Versandanzeigen über das KIT-Intranet zu erfassen. Unter dem Begriff „Service“ auf der KIT-Homepage Intra-net (http://intranet.kit.edu ) findet man unter „Service von A bis Z“ die Einstiegs-seite „Versandanzeige (EVM)“. Diese Seite beinhaltet u. a. einen Link zu allge-meinen Hinweisen für die Erfassung von elektronischen Versandanzeigen und zum Antragsformular für einen Benutzerstamm.

Benutzerstamm

Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Ab-sender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Das Antragsfor-mular für einen Benutzerstamm und alle erforderlichen Informationen findet man auf der KIT-Homepage auf der Einstiegsseite „Versandanzeige“ (siehe Allgmeines).

Erfassen einer elektronischen Versandanzeige

Zum Erfassen einer Versandanzeige muss man sich zunächst auf der KIT-Homepage bei diesem Dienst anmelden. Voraussetzung hierfür ist, dass der Absender einen Benutzerstamm hat (siehe Benutzerstamm).
Die Anmeldung erfolgt über die Einstiegsseite „Versandanzeige“ (siehe Allgmeines).
Nachdem die Versandanzeige vollständig ausgefüllt ist, wird sie ausgedruckt und der Ausdruck vom FBL des Absenders gemäß der geltenden Unterschrif-tenregelung (IMT-intern – Unterschriftsberechtigungen am IMT) unterzeichnet. Mit der Unterschrift startet der Ablauf der WAP gemäß Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA906 Arbeitsanweisung Warenausgangsprüfung.
AC-KA (Versand) führt eine Plausibilitätsprüfung durch, bestätigt diese durch das Aufbringen eines Stempels auf dem Versandschein und bei Auslandsver-sand durch eine zusätzliche Unterschrift. Der Gegenstand mit den Begleitpa-pieren (Versandanzeige, ggf. Protokoll zur Warenausgangsprüfung, Begleit-schreiben des Absenders an den Empfänger, usw.) wird nun von AC-KA (Ver-sand) an EVM-MW (Versand) weitergeleitet.
Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA (Versand) und werden hier archiviert.
Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Aus-lieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, erhält AC-KA (Vertrieb) zusätzlich eine Kopie der Versandanzeige.
Gegenstände, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, unterliegen einer WEP entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904 Wareneingangsprüfung.

Versand an KIT-interne Warenempfänger

Grundsätzlich wird für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Waren-empfänger das Formblatt QS-Nr.: Datei:FB717.doc benötigt.
Der Versand des Gegenstandes kann dabei entweder durch Abholung des Empfängers im IMT oder durch Überbringung eines IMT-Mitarbeiters erfolgen.
AC-KA (Versand) vergibt die Versandanzeigenummer und unterschreibt die Versandanzeige nach erfolgter WAP gemäß Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA906 Arbeitsanweisung Warenausgangsprüfung. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA (Versand) das Original des Form-blatts QS-Nr.: Datei:FB717.doc unterschrieben zurück.
Gegenstände, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, unterliegen einer WEP entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904 Wareneingangsprüfung.
Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TID bzw. der Versand von mit einer Laufkarte herge-stellten Gegenständen. In beiden Fällen erfolgt der Versand ohne das Form-blatt QS-Nr.: Datei:FB717.doc und ohne WAP gemäß Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA906 Arbeitsanweisung Warenausgangsprüfung. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch keine WEP entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904 Wareneingangsprüfung durchgeführt. Es genügt die Dokumentation in der Leistungs-anforderung bzw. der Laufkarte, dass der versendete Gegenstand wieder im IMT eingetroffen ist.

Verpackung

Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Ver-einbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW eingetragen. AC-KA (Versand) ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) ge-bracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich.
Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

Mitgeltende Unterlagen

• AA904 Wareneingangsprüfung
• AA906 Arbeitsanweisung Warenausgangsprüfung
• Datei:FB717.docx
• Datei:FB912.doc
• Datei:FB 914.doc
• LI515.xx
• LI516.xx
• LI519.xx
• LI910.xx
• Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3
• http://www.ksm.kit.edu/202.php
• Versandordnung Gefahrgut
• http://www.evm.kit.edu/187.php

keywords
Verschicken, Versenden, Wegschicken, Loswerden, Versandanzeige, Geschenk