AA903 Versand

English version

Arbeitsanweisung	903
Revision	4
Stand	05.08.2015
Bearbeiter	Giraud

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe Versand - shipment

Zweck

Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen.

Anwendung

Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger.

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

KIT-externe Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS).
KIT-interne Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.

Abkürzungen

KIT-CN - Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
KIT-CS - Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
EVM-MW - Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
AServ - Allgemeine Services
WE - Wareneingang
AC-KA - Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
TEC - Dienstleistungseinheit Technik-Haus

Beschreibung

Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.

Versand an KIT-externe Warenempfänger

Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Sie findet man über die Einstiegseite „Versandanzeige“ im KIT-Intranet (http://intranet.kit.edu) unter „Informationen von A-Z“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei AServ beantragt. Die vollständig ausgefüllte Versandanzeige wird vom Absender ausgedruckt und der Ausdruck von seinem BL, AL oder GL unterzeichnet. Die Ware samt unterschriebener Versandanzeige wird nun zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und bestätigt diese durch das Aufbringen eines Stempels auf dem Versandschein. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeich-nung/Layout, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im ent-sprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versand-anzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Waren-empfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Warenein-gang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Waren-empfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) zur Archivierung zugesandt. AC-KA und der Absender erhalten jeweils eine Kopie der Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt.

Versand an KIT-interne Warenempfänger

Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss durch den BL, AL oder GL des Absenders unterzeichnet werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der internen Versandanzeige benötigt. Gegen-stände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN instituts-extern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durch-geführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kom-menden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumen-tation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versendeten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

Verpackung

Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich. Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

Warenausgangsprüfung

Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Quali-tätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.

Mitgeltende Unterlagen

• Arbeitsanweisung 904
• Formblatt 717
• LI515.xx
• LI519.xx
• Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
• Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php

keywords
Verschicken, Versenden, Wegschicken, Loswerden, Versandanzeige