Persönlicher Ordner - Personal Folder

Das Postfach in Outlook ist eine Datei auf dem Mailserver im SCC, die maximal 5 GByte groß werden darf. Wenn 4.8GB überschritten wird, erhält man automatisch Warnnachrichten und kann ab 5GB keine Nachrichten mehr versenden! Ab 5.2GB kann man auch keine Nachrichten mehr empfangen!

Da das Postfach auf dem Server liegt, kann auf die Ordner im Postfach z.B. auch von zuhause zugegriffen werden.

Der Persönliche Ordner in Outlook ist eine Outlook-Datendatei, die auf der lokalen Platte am PC liegt und damit auch nur an diesem PC zur Verfügung steht!

Sie können bei Bedarf eine Sicherheitskopie des persönlichen Ordners erstellen.

Sie sollten den persönlichen Ordner nicht zu groß werden lassen, daher sollten Sie alte Elemente löschen oder archivieren.

Die Dateigröße eines Persönlichen Ordners wird nicht kleiner, wenn man Elemente löscht oder verschiebt, da die Datei nicht automatisch komprimiert wird.

Man kann die Datei komprimieren, wenn man den Persönlichen Ordner im Outlook mit der rechten Maustaste anklickt, Eigenschaften und dann Erweitert... anwählt und dann Jetzt komprimieren drücken.

Nun wird der Ordner komprimiert und die Dateigröße angepaßt.

Das Persönliche Postfach liegt auf der lokalen Platte und geht daher bei einem Plattencrash verloren! Es ist daher zu empfehlen, von dieser Datei ab und zu eine Sicherheitskopie zu erstellen (auf ZIP-Diskette oder Laufwerk U:), sofern Sie nicht sowieso die von mir zur Verfügung gestellte Prozedur verwenden, die ein Backup auf unserem Backup-Server macht. Den Namen der Datei findet man, wenn man in Outlook den Persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste anklickt --> Datendateiverwaltung --> Erweitert anwählt. Bei Datei findet man Verzeichnis und Namen der Ordnerdatei. Diese Datei können Sie dann mit dem Explorer auf einen USB-Stick oder das U-Laufwerk kopieren.

Das eigentliche Postfach liegt auf einem Server im SCC. Von dieser Datei werden regelmäßig Backups gemacht, so daß Sie sich hier nicht selbst um Datensicherung kümmern müssen!

Wenn man sein Postfach aufräumen möchte, kann man das über Datei --> Informationen --> Tools zum Aufräumen tun. Hier findet man Tools zum Löschen alter E-Mails oder zum Archivieren in einen persönlichen Ordner.

Die persönlichen Ordner sind vom Typ .pst und liegen bei "Eigene Dokumente" im Unterordner "Outlook-Dateien". Wo der Persönliche Ordner wirklich liegt, können Sie feststellen, wenn Sie den Persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste anklicken --> Eigenschaften --> Erweitert. Mit dem Explorer können Sie dann kontrollieren, wie groß die Datei ist. Die in Outlook angezeigte Größe kann davon abweichen, wenn Elemente gelöscht aber der Ordner anschließend nicht komprimiert wurde.

Wenn der persönliche Ordner zu groß wird, legt man am besten einen weiteren neuen Persönlichen Ordner an. Wer sehr viel ablegt, sollte am besten Anfang jeden Jahres für das neue Jahr einen separaten Persönlichen Ordner anlegen. Neue Persönliche Ordner bitte immer im oben angegebenen Verzeichnis anlegen, da sonst die Gefahr besteht, dass er beim Backup oder Plattentausch vergessen wird. Outlook will die Ordner standardmäßig irgendwo im Benutzerprofil anlegen.

Einen neuen persönlichen Ordner legt man folgendermaßen in Outlook an:

Outlook --> Start --> Neue Elemente --> Weitere Elemente --> Outlook-Datendatei --> Bei Dateiname einen für Sie aussagekräftigen Namen wählen (z.B. Persönlicher Ordner 2016.pst). Anschließend wird in Outlook ein weiterer Ordner angezeigt.

Nicht häufig benötigte persönliche Ordner kann man in Outlook einfach schließen. Die Datei bleibt dabei erhalten und kann bei Bedarf (über Datei --> Öffnen) jederzeit wieder geöffnet werden. Persönliche Ordner bleiben in Outlook immer so lange geöffnet, bis sie explizit geschlossen werden.