Persönlicher Ordner - Personal Folder

Das Postfach in Outlook ist eine Datei auf dem Mailserver im SCC, die maximal 5 GByte groß werden darf. Wenn 4.8GB überschritten wird, erhält man automatisch Warnnachrichten und kann ab 5GB keine Nachrichten mehr versenden! Ab 5.2GB kann man auch keine Nachrichten mehr empfangen!

Wenn man sein Postfach aufräumen möchte, kann man das über Datei --> Informationen --> Tools zum Aufräumen tun. Hier findet man Tools zum Löschen alter E-Mails oder zum Archivieren.

Da das Postfach auf dem Server liegt, kann auf die Ordner im Postfach z.B. auch von zuhause zugegriffen werden.

Der Persönliche Ordner in Outlook ist eine Outlook-Datendatei, die auf der lokalen Platte am PC liegt und damit auch nur an diesem PC zur Verfügung steht!

Sie können bei Bedarf eine Sicherheitskopie dieser Datei(en) erstellen.

Sie sollten die Outlook-Datendateien nicht zu groß werden lassen, damit der Zugriff nicht zu langsam wird.

Die Outlook-Datendateien sind vom Typ .pst und liegen bei "Eigene Dokumente" im Unterordner "Outlook-Dateien". Wo die Datei wirklich liegt, können Sie feststellen, wenn Sie den Persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste anklicken --> Eigenschaften --> Erweitert. Mit dem Explorer können Sie dann kontrollieren, wie groß die Datei ist. Die in Outlook angezeigte Größe kann davon abweichen, wenn Elemente gelöscht, aber der Ordner anschließend nicht komprimiert wurde.

Die Dateigröße einer Outlok-Datendatei wird nicht kleiner, wenn man Elemente löscht oder verschiebt, da die Datei nicht automatisch komprimiert wird.

Man kann die Datei komprimieren, wenn man den Persönlichen Ordner im Outlook mit der rechten Maustaste anklickt, Eigenschaften und dann Erweitert... anwählt und dann Jetzt komprimieren drücken.

Nun wird der Ordner komprimiert und die Dateigröße angepaßt.

Wenn der persönliche Ordner zu groß wird, legt man am besten einen weiteren neuen Persönlichen Ordner an, z.B. einem für jedes Kalenderjahr.

Einen neuen persönlichen Ordner legt man folgendermaßen in Outlook an:

Outlook --> Start --> Neue Elemente --> Weitere Elemente --> Outlook-Datendatei --> Bei Dateiname einen für Sie aussagekräftigen Namen wählen (z.B. Persönlicher Ordner 2016.pst). Anschließend wird in Outlook ein weiterer Ordner angezeigt.

Nicht häufig benötigte persönliche Ordner kann man in Outlook einfach schließen. Die Datei bleibt dabei erhalten und kann bei Bedarf (über Datei --> Öffnen) jederzeit wieder geöffnet werden. Persönliche Ordner bleiben in Outlook immer so lange geöffnet, bis sie explizit geschlossen werden.