AA903 Versand

English version

Arbeitsanweisung	903
Revision	05
Stand	04.04.2018
Bearbeiter	Giraud

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe Versand - shipment

Zweck

Beschreibung der Vorgehensweise beim Verpacken und Versenden von Gegenständen

Anwendung

Betrifft den Versand an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

KIT-externe Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten außerhalb des KIT-CN. Diese Festlegung gilt auch für den Versand zwischen Standorten des KIT (z. B. KIT-CS).
KIT-interne Warenempfänger sind IMT-Kunden, Firmen und Lieferanten innerhalb des KIT-CN.

Abkürzungen

AC-KA	Administration und Controlling - Kaufmännische Abwicklung
EVM-MW	Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
KIT-CN	Karlsruher Institut für Technologie - Campus Nord
KIT-CS	Karlsruher Institut für Technologie - Campus Süd
SCC	Steinbuch Centre for Computing
TEC	Dienstleistungseinheit Technik - Haus
WE	Wareneingang

Beschreibung

Im IMT erfolgt der Versand von Gegenständen an KIT-externe und KIT-interne Warenempfänger über AC-KA.

Versand an KIT-externe Warenempfänger

Für den Versand von Gegenständen an KIT-externe Warenempfänger wird eine ausgefüllte elektronische Versandanzeige benötigt. Sie findet man über die Einstiegseite „Versandanzeige“ im KIT-Intranet unter „Informationen von A-Z“. Die Erfassung einer elektronischen Versandanzeige setzt voraus, dass der Absender über einen Benutzerstamm für diesen Dienst verfügt. Der Benutzerstamm wird bei Einstellung des Absenders von AC bei AServ beantragt. Nachdem man die Versandanzeige richtig und vollständig im System ausgefüllt und bestellt hat, wird die Ware zu AC-KA gebracht. AC-KA führt eine Plausibilitätsprüfung durch und gibt die Versandanzeige im SAP-Portal frei. Danach wird die Versandanzeige von AC-KA ausgedruckt und mit einem Stempel wird die Plausibilitätsprüfung bestätigt. Der Gegenstand mit der Versandanzeige und ggf. den Begleitpapieren (z. B. Begleitschreiben, IMT-freigegebene Zeichnung, usw.) wird nun von AC-KA für EVM-MW (Versand) im entsprechenden Regal zur Abholung bereitgelegt. Die Versandanzeige und die Begleitschreiben verbleiben als Kopie bei AC-KA und werden hier archiviert. Der Absender erhält auf Wunsch eine Kopie für seine Unterlagen. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-externe Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. Für den Versand von Chemikalien gelten weitere Regelungen. In der elektronischen Versandanzeige muss der Haken gesetzt sein und die für die Chemikalie gültigen Sicherheits-Datenblätter müssen einmal als Anlage angehängt und zusätzlich in Papierform zu der Ware gelegt werden. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgen die Freigabe des Einkaufwagens bei EVM-MW und anschließend die Freigabe der Versandanzeige durch AC-KA. Danach erfolgt der Versand einer Chemikalie analog dem Versand von Gegenständen. Erfolgt der Versand per Abholung/Mitnahme, fordert AC-KA bei EVM-MW (Versand) die Ausfuhrdokumente (Lieferschein) an. Diese werden dem Warenempfänger ausgehändigt. Der Empfang der Ware wird vom Warenempfänger auf dem Versandschein bestätigt. Die Original-Versandanzeige wird EVM-MW (Versand) zur Archivierung zugesandt. AC-KA und der Absender erhalten jeweils eine Kopie der Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung innerhalb eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der Versandanzeige benötigt.

Versand an KIT-interne Warenempfänger

Für den Versand von Gegenständen an KIT-interne Warenempfänger wird das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx ausgefüllt. Das ausgefüllte und ausgedruckte Formblatt muss von AC-KA unterschrieben werden. Anschließend vergibt AC-KA die Versandanzeigennummer und trägt den Versand in die Liste QS-Nr.: LI519.xx ein. Nach Abholung der Ware durch den Empfänger bzw. Überbringung durch einen IMT-Mitarbeiter erhält AC-KA das Original des Formblatts QS-Nr.: FB717.xx vom Empfänger unterschrieben zurück. Der Absender und der Empfänger erhalten je eine Kopie der internen Versandanzeige. Handelt es sich um einen vom IMT verkauften Gegenstand oder um eine Auslieferung im Rahmen eines KNMF-Projekts, wird innerhalb AC-KA eine zusätzliche Kopie der internen Versandanzeige benötigt. Gegenstände, die nach dem Versand an KIT-interne Warenempfänger wieder an das IMT zurückkommen, müssen über den Wareneingang entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx erfasst werden. Ausnahmen hiervon sind der Versand von Gegenständen im Rahmen einer Leistungsanforderung an TEC oder eine andere Organisationseinheit bzw. der Versand von Gegenständen, die der Absender innerhalb des KIT-CN institutsextern unter Verwendung fremder Infrastruktur untersuchen lässt. In diesem Fall erfolgt der Versand ohne das Formblatt QS-Nr.: FB717.xx. Bei diesen Gegenständen, die nach dem Versand wieder an das IMT zurückkommen, wird auch kein WE entsprechend der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA904.xx durchgeführt. Bei den von TEC und anderen Organisationseinheiten zurück kommenden Gegenständen aus Leistungsanforderungen genügt die Dokumentation in der Liste QS-Nr.: LI515.xx, dass die versandten Gegenstände wieder im IMT eingetroffen sind.

Verpackung

Bei Versand an KIT-externe Warenempfänger werden kundenspezifische Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel usw. vom Absender in der Versandanzeige als Bearbeitungshinweis für AC-KA bzw. EVM-MW (Versand) eingetragen. AC-KA ist dafür verantwortlich, dass der Gegenstand in einem sicheren Transportbehältnis zu EVM-MW (Versand) gebracht wird. EVM-MW (Versand) ist für die geeignete Transportverpackung auf dem Weg zum KIT-externen Warenempfänger verantwortlich. Beim Versand innerhalb des KIT-CN ist der Absender selbst für die geeignete Transportverpackung und die Einhaltung kundenspezifischer Vereinbarungen bzgl. Verpackungsart, Kennzeichnung und Kontrollzettel verantwortlich.

Warenausgangsprüfung

Beim Versand an KIT-externe und -interne Warenempfänger liegt die Verantwortung für den Qualitätszustand der ausgelieferten Gegenstände, entsprechend den mit den Kunden bzw. Kooperationspartner vereinbarten Qualitätsanforderungen, bzw. dessen Dokumentation bei dem ausliefernden Bereich des IMT.

Mitgeltende Unterlagen

• Arbeitsanweisung 904
• Formblatt 717
• Liste 515
• Liste 519
• Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-Campus Nord / Punkt 2.3: http://www.sum.kit.edu/202.php
• Versandordnung Gefahrgut: http://www.evm.kit.edu/187.php
• Einstieg zum SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal

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