4 Projektmanagement

English version

Prozess:	4
Revision:	8
Stand:	22.02.2016
Eigner:	IL

Prozessbeschreibung

Der Prozess beschreibt die Vorgehensweise zur Vorbereitung (insbesondere ggf. zur Finanzierung), Bearbeitung, der wissenschaftlichen und administrativen Kontrolle von IMT-Projekten mit dem Ziel der plangemäßen Abwicklung von IMT-Projekten zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Aufgabenstellungen unter den jeweiligen technischen, zeitlichen und finanziellen Vorgaben.
Weitere Dokumente: Formblatt 294, Formblatt 719

Festlegungen

IMT-Projekte im Sinne dieses Prozesses sind:

•	Wissenschaftliche Arbeiten (Doktorarbeiten, interne Forschungsarbeiten, die keinem Projekt zugeordneten studentischen Arbeiten etc.)
•	KNMF-Aktivitäten
•	Drittmittelgeförderte Arbeiten (durch EU, BMBF, Industrie etc.)

Keine IMT-Projekte in diesem Sinn sind dagegen Aktivitäten mit dem Charakter von Vorlauf- oder Machbarkeitsuntersuchungen oder studentische Arbeiten (Master-, Diplom-, Bachelor-, Studien- und Praktikumsarbeiten) und Gastwissenschaftlertätigkeiten, die einem bestehenden Projekt zugeordnet sind.

Zur Vorbereitung eines Projektes wird das Formblatt FB702.xx ausgefüllt und in Umlauf gebracht. Am Ende des Abschnittes „C“ wird die Projektnummer generiert und das Projekt klassifiziert:

1)	Wissenschaftliche Arbeit, die ausschließlich mit abteilungsinternen Ressourcen durchgeführt wird, oder KNMF-Projekt (Ankreuzfelder „a“ oder „b“)
2)	Drittmittelprojekt oder Projekt, das eine über das Abteilungsbudget hinausgehende Finanzierung erfordert (Ankreuzfeld „c“)

Im Falle der Kategorie 1 wird das Formblatt mit einer Projektbeschreibung an AC-KA weitergeleitet, das Projekt erfasst und informativ der Institutsleitung kundgetan.

Im Falle der Kategorie 2 werden im Abschnitt D zunächst Ressourcenplanung, Risiko- und Nutzenbetrachtung durchgeführt und dann das Formblatt mit weiteren, dort aufgezählten Unterlagen an AC-KA weitergeleitet. AC-KA führt eine Entscheidung des geschäftsführenden Direktors des IMT bzgl. der Projektfinanzierung und –genehmigung herbei und informiert hierüber den verantwortlichen Abteilungsleiter (Abschnitte „E“ und „F“). Im Falle einer positiven Entscheidung des geschäftsführenden Direktors des IMT hinsichtlich der Durchführung des Projektes, werden das Projekt erfasst, ggf. die Drittmittelanzeige gemäß „Der neue Drittmittelprozess (3MP)“ (http://www.for.kit.edu/int_drittmittelanzeige.php) erstellt und an AC-KA weitergeleitet und die weiteren Schritte der Projektinitiierung und Durchführung durchlaufen. Sobald das Projekt alle Genehmigungsstufen durchlaufen hat, wird es gestartet sowie ggf. ein Kick-off-Treffen durchgeführt.

Die Projektbearbeitung erfolgt gemäß der „Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis am Karlsruher Institut für Technologie (KIT)“ (http://www.sle.kit.edu/downloads/AmtlicheBekanntmachungen/2014_AB_056.pdf). Sofern die Nutzung von KNMF-Technologien im Projekt vorgesehen ist, stimmt der PVA eines IMT-Projektes mindestens halbjährlich die von einer KNMF-Technologie benötigten Ressourcen mit dem jeweils verantwortlichen Technologieexperten ab.

Die wissenschaftliche Kontrolle von IMT-Projekte erfolgt mindestens einmal innerhalb eines Jahres durch einen Seminarvortrag und durch einen wissenschaftlichen Bericht auf Basis einer IMT-Vorlage. Das Format der IMT-Vorlage wird über eine Dokumentenvorlage vorgegeben und kann sich auf die Inhalte eventueller „Pflichtberichte“ beziehen, z. B. des Berichtes an die Doktorandenkommission oder an den Fördergeber. Dieser Bericht wird mit einer eindeutigen Nummerierung im IMT-Dokumentenarchiv abgelegt. Begründete Ausnahmen hiervon sind z. B. kurze KNMF-Projekte, die aber mindestens mit einem zusammenfassenden Abschlussbericht beendet werden.

Im Falle von Projekten der Kategorie 2 wird mindestens einmal innerhalb eines Jahres (in der Regel im 3. oder 4. Quartal) ein administratives Projektcontrolling (Soll/Ist-Vergleich) insbesondere zu den Themen „Ressourcenplanung“ und „Kostenplanung“ von AC-KA und dem PVA durchgeführt.

Prozessablauf

keywords
Doktorarbeit, Drittmittelgeförderte Arbeit, Drittmittelprojekt, Förderprojekt, Interne Forschungsarbeit, Kick-off, KNMF-Projekt, Kostenplanung, Projekt, Projektcontrolling, Ressourcenplanung, Studentische Arbeit, Wissenschaftliche Arbeit