Abwesenheitsliste - Out-of-Office Calendar
Die Abwesenheitsliste ist ein öffentlicher Kalender in Outlook --> Öffentliche Ordner --> IMT. Dieser öffentliche Ordner IMT sollte in Outlook in der Ordnerliste auch unter Öffentliche Ordner --> Favoriten zu finden sein. Sollte das nicht der Fall sein, kann man sie selbst hinzufügen (siehe Abschnitt "Abwesenheitsliste einbinden").
Die Abwesenheitsliste ist als Übersicht gedacht, damit man sofort feststellen kann, ob jemand im Haus ist oder nicht. Hier sollte jeder zumindest schon vorab seinen geplanten Urlaub eintragen und auch sonst voraussehbare ganztägige Termine, an denen man nicht im Institut ist.
Jeder, der Zugriff auf Outlook unter Windows hat, sollte seine Abwesenheitstermine in dieser Liste eintragen, da es die Zusammenarbeit wesentlich vereinfacht.
Abwesenheit eintragen
Bitte tragen Sie zusammenhängende Termine als einen Termin ein, da dies sonst verwirrend wird! Wenn Sie also z.B. Gleittage mit Urlaub kombinieren oder eine Dienstreise mit Urlaub verbinden, dann bitte nur einen Eintrag über die gesamte Zeitdauer! Hierzu kopieren Sie bitte nur einen der aufeinanderfolgenden Termine mit dem Makro in die Abwesenheitsliste und ändern die Dauer in diesem Termin dann vor dem Speichern entsprechend ab.
Serientermine sollten nicht in die Abwesenheitsliste kopiert oder eingetragen werden, da solche Termine dann immer unter Heute abwesend angezeigt werden. Wer regelmäßige Termine in die Abwesenheitsliste einzutragen hat, kann von Karin Klein dafür ein weiteres Makro erhalten, das einen Serientermin als eine Reihe von Einzelterminen in die Abwesenheitsliste einträgt.
Es gibt zwei Möglichkeiten einen Termin in die Abwesenheitsliste einzutragen:
1. Termin in eigenen Kalender eintragen und anschließen über Marko "in Abwesenheitsliste kopieren"
Diese Option funktioniert im Augenblick (Stand Dez 2020) leider nicht!
Tragen Sie zunächst einen Abwesenheitstermin in Ihren eigenen Kalender ein. Klicken Sie dazu in der Registerkarte Start auf Neuer Termin. Klicken Sie dann im Termin Ganztägiges Ereignis an. Danach wechselt Anzeigen als: von Beschäftigt nach Frei. Sie müssen dies daher manuell auf Abwesend umstellen. Dann können Sie im Betreff noch den Grund für den Termin eintragen. Dies ist nur für Sie selbst sichtbar.
Klicken Sie in diesem Termin im Register IMT auf den Punkt Kopie in Abwesenheitsliste. Wenn eine Meldung kommt, dass die Outlooksitzung Makros enthält, dann klicken Sie bitte Makros aktivieren an.
Anschließend wird ein neues Terminfenster geöffnet, in dem derselbe Termin als Kopie bereits mit Abwesend eingetragen ist. Die Kategorie ist bereits auf Ihre Abteilung gesetzt und der Betreff ist bereits mit Ihren Namen vorbelegt. Diese Angaben reichen für die Abwesenheitsliste völlig aus.
Wenn Sie diesen neuen Termin abspeichern, wird er automatisch in der Abwesenheitsliste eingetragen. Sie müssen dann natürlich zusätzlich auch Ihren ursprünglichen Termin in Ihrem eigenen Kalender abspeichern, damit er bei Besprechungsplanungen sichtbar ist. Natürlich können Sie die Kopie in Abwesenheitsliste nicht nur für einen neuen sondern jederzeit auch für einen bestehenden Termin erzeugen. Sie sollten sich nur vorher überzeugen, dass der Termin nicht bereits in die Abwesenheitsliste eingetragen ist!
Achtung! Nach dem Speichern der beiden Termine werden diese Termine nicht weiter miteinander synchronisiert, d.h. sollte sich der Termin verschieben, dann müssen Sie ihn sowohl im eigenen Kalender als auch in der Abwesenheitsliste verändern.
2. Termin direkt in Abwesenheitsliste eintragen
Sie können die Abwesenheitsliste auch wie ihren eignen Kalender öffnen und einen neuen Abwesenheitstermin eintragen. Genauso können Sie später jeden Ihrer Termine in der Abwesenheitsliste (in der Ansicht Abwesenheitsliste) jederzeit verändern oder löschen, wenn sich der Termin verschieben sollte oder wegfällt. Falls Sie Ihren Termin nicht wiederfinden, dann schauen Sie bitte nach, ob Sie den Termin manuell mit dem falschen oder ohne Betreff eingetragen haben. Sie können hierzu die Liste nach dem Eintrager sortieren, indem Sie oben auf die Spaltenüberschrift Von klicken.
Um einen Termin einzutragen öffnen Sie die Abwesenheitsliste und doppelklicken Sie auf die entsprechende Stelle im Abwesenheitskalender oder wählen Sie "Neuer Termin".
Wählen Sei bei "Anzeigen als" abwesend. Im Falle von Homeoffice können Sie alternativ auch "Von einem anderen Ort tätig" auswählen.
Als Betreff tragen Sie bitte ihren Namen ein, als Kategorie wählen Sie bitte ihre Zugehörigkeit aus. In Klammern hinter ihren Namen können Sie, wenn Sie wollen, noch den Grund Ihrer Abwesenheit, wie z.b. "Homeoffice" setzen.
Bitte achten Sie darauf, dass die dem Termin keine Farbe zuordnen, da dies zu unübersichtlich wird.
Zum Schluss können Sie noch den Termin in Ihren eigenen Kalender kopieren. In dem Bereich "Termin - Aktionen" finden Sie die Schaltfläche "In meinen Kalender kopieren".
Achtung! Nach dem Speichern der beiden Termine werden diese Termine nicht weiter miteinander synchronisiert, d.h. sollte sich der Termin verschieben, dann müssen Sie ihn sowohl im eigenen Kalender als auch in der Abwesenheitsliste verändern.
Abwesenheitsliste einbinden
Sollte die Abwesenheitsliste nicht in bei Ihren Kalendern angezeigt werden, können Sie sie selbst einbinden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die drei Punkte unten links und wählen sie "Ordner" aus.
Unter "Öffentliche Ordner - Alle Öffentlichen Ordner" wählen Sie "IMT". Rechtsklick auf die Abwesenheitsliste und dort auf die Option "Zu Favoriten hinzufügen ...".
Die Abwesenheitsliste erscheint nun in Outlook in Ihrer Kalenderübersicht.
