Besprechungsplanung - Schedule Meeting
Man öffnet seinen eigenen Kalender und wählt im Menüpunkt Aktionen --> Besprechung planen....
Anschließend drückt man die Taste Weitere einladen...
Man wählt jetzt erst alle Leute aus, die unbedingt erforderlich sind und drückt die Taste Erforderlich, damit diese Leute in dieses Feld übernommen werden. Genauso verfährt man mit den Leuten, die eingeladen werden sollen, aber nicht unbedingt erforderlich sind. Diese werden in das Feld Optional eingetragen.
Zum Schluß kann man noch einen der 3 Besprechungsräume (IMT Raum 251, IMT Raum 322 oder IMT Raum 352) aus und fügt diesen Raum mit der Taste Ressourcen dem entsprechenden Feld zu.
Ist man mit allem fertig drückt man OK und erhält jetzt eine Übersicht, zu welchen Zeiten die eingeladenen Teilnehmer bereits einen Termin haben oder abwesend sind (Termin, Abwesend, Mit Vorbehalt) und man sieht auch zu welchen Zeiten der Besprechungsraum belegt ist.
Wenn Sie feststellen, daß der Besprechungsraum an allen von Ihnen gewünschten Terminen bereits belegt ist, können Sie über Weitere einladen... wieder in die Einladungsauswahl zurückwechseln. Sie können hier den Besprechungsraum löschen und durch einen anderen ersetzen. Sie können natürlich erst mal alle 3 Räume als Ressource einbinden, dann sehen Sie in der Übersicht die Belegung von allen 3 Räumen. In diesem Fall aber auf jeden Fall, die beiden nicht benötigten Räume aus der Einladungsliste entfernen, bevor die Besprechung einberufen wird, denn sonst werden alle 3 Räume gebucht!
Die oberste Zeile gibt dabei die Summe aller Termine an, d.h. wenn hier frei ist, haben alle Teilnehmer Zeit und auch der Besprechungsraum ist verfügbar.
Man legt jetzt den Termin fest und drückt dann Besprechung einberufen. Damit wird dann an alle Teilnehmer eine Nachricht versandt (Bitte unbedingt Thema der Besprechung unter Betreff eingeben!) und der Termin wird automatisch in Ihren Kalender eingetragen. Wenn Sie den Besprechungsraum als Ressource eingeladen haben, wird dieser automatisch unter Ort eingetragen. Die Teilnehmer haben dann die Möglichkeit zuzusagen, mit Vorbehalt zuzusagen oder abzusagen. Die Antworten erhalten Sie per E-Mail.
Der Besprechungsraum wird sofort automatisch antworten und Ihnen mitteilen, daß der Raum frei ist und für Sie gebucht wurde. Es sei denn, Sie haben einen Termin ausgewählt, an dem der Besprechungsraum bereits belegt war, dann erhalten Sie eine Absage.
Sie können anschließend die Besprechung wieder absagen, indem Sie den Termin in Ihrem Kalender wieder löschen. Damit erhalten alle Teilnehmer eine Absagenachricht und auch der Besprechungsraum wird wieder frei gegeben!
Wenn Sie den Termin verschieben wollen, öffnen Sie den entsprechenden Eintrag in Ihrem Kalender durch Doppelklick, wählen die Karte Teilnehmerverfügbarkeit an und klicken den Punkt Teilnehmerverfügbarkeit zeigen an. Dann sehen Sie wieder, wann alle Teilnehmer Termine haben und können einen neuen Termin auswählen. Auch hier erhalten alle Teilnehmer eine Nachricht, und Sie werden automatisch eine Nachricht erhalten, daß der Besprechungsraum für den neuen Termin gebucht wurde. Für den alten Termin wird der Raum automatisch wieder frei gegeben.
