Persönlicher Ordner - Personal Folder
Das Postfach in Outlook ist eine Datei auf dem Mailserver im SCC, die maximal 5 GByte groß werden darf. Wenn 4.8GB überschritten wird, erhält man automatisch Warnnachrichten und kann ab 5GB keine Nachrichten mehr versenden! Ab 5.2GB kann man auch keine Nachrichten mehr empfangen!
Da das Postfach auf dem Server liegt, kann auf die Ordner im Postfach auch von extern zugegriffen werden.
Um das Postfach nicht zu groß werden zu lassen, sollte man nicht mehr benötigte Nachrichten immer löschen und Nachrichten, die man nicht mehr online benötigt aber aufbewahren möchte, in einen persönlichen Ordner verschieben.
Im IMT wird standardmäßig bei der Installation ein persönlicher Ordner mit Namen des Benutzers + Jahreszahl angelegt.
Der Persönliche Ordner in Outlook ist eine Outlook-Datendatei, die auf der lokalen Platte am PC liegt (normalerweise in "Eigene Dokumente\Outlook-Dateien")und damit auch nur an diesem PC zur Verfügung steht! In diesem Ordner kann eine beliebige Ordnerstruktur angelegt werden, um Nachrichten übersichtlich abzulegen.
Die Dateigröße einer Outlook-Datendatei wird nicht kleiner, wenn man darin Elemente löscht oder verschiebt, da die Datei nicht automatisch komprimiert wird.
Man kann die Datei komprimieren, wenn man in Outlook auf die oberster Ebene des persönlichen Ordners mit der rechten Maustaste klickt, Eigenschaften und dann Erweitert... anwählt und dann Jetzt komprimieren drücken.
Sie sollten die Outlook-Datendateien nicht zu groß werden lassen, damit der Zugriff nicht zu langsam wird.
Wenn der persönliche Ordner zu groß wird, legt man am besten einen weiteren neuen Persönlichen Ordner an, z.B. einen für jedes Kalenderjahr.
Einen neuen persönlichen Ordner legt man folgendermaßen in Outlook an:
Outlook --> Start --> Neue Elemente --> Weitere Elemente --> Outlook-Datendatei --> Bei Dateiname einen für Sie aussagekräftigen Namen wählen (z.B. Persönlicher Ordner 2016.pst). Anschließend wird in Outlook ein weiterer Ordner angezeigt.
Nicht häufig benötigte persönliche Ordner kann man in Outlook einfach schließen. Die Datei bleibt dabei erhalten und kann bei Bedarf (über Datei --> Öffnen) jederzeit wieder geöffnet werden. Persönliche Ordner bleiben in Outlook immer so lange geöffnet, bis sie explizit geschlossen werden.
