AA904 Wareneingang

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Arbeitsanweisung	904
Revision	05
Stand	24.06.2020
Bearbeiter	Giraud

Zweck

Beschreibung der Vorgehensweise beim WE

Anwendung

Betrifft alle WE

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

Plausibilitätsprüfung ist die Überprüfung der angelieferten Ware im WE nach Art und Menge im Bezug zur Bestellung.

Technische Wareneingangsprüfung (T-WEP) ist die Überprüfung von Waren anhand festgelegter Prüfkriterien. Die T-WEP kann visuell, messtechnisch oder analytisch erfolgen. Grundlage der T-WEP ist § 377 HGB.

Lagerware sind alle Materialien, die im IMT-Lager (siehe PZ 8.4) gelagert werden.

Nichtlagerware sind alle im IMT beschafften Güter (bzw. Dienstleistungen), die nicht Lagerware sind.

Rückweisung ist eine formelle Unterbrechung eines Tätigkeitsablaufes bei Auftreten von Abweichungen gegenüber spezifizierten Qualitätsmerkmalen mit dem Ziel, eine Entscheidung über die weitere Behandlung des fehlerhaften Materials zu treffen.

Abkürzungen

AC-KA	Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
CTE	Core Technologies
DGUV	Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
HGB	Handelsgesetzbuch
KIT-CN	Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
KIT-CS	Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
KIT-OE	KIT-Organisationseinheit
LA	Leistungsanforderung
PVA	Projektverantwortlicher
TEC	Dienstleistungseinheit Technik-Haus
T-WEP	Technische Wareneingangsprüfung
WE	Wareneingang
WEP	Wareneingangsprüfung

Beschreibung

Im IMT erfolgt der WE durch AC-KA.

Allgemeines

Im IMT gehen folgende Kategorien von Waren ein: Lagerwaren und Nichtlagerwaren. Die Beschaffung von Lager- und Nichtlagerwaren erfolgt gemäß Beschaffungsrichtlinie (BeRil) des KIT in der jeweils aktuellen Fassung. Alle Bestellungen und die damit verbundenen, buchbaren Wareneingänge werden über das SAP-System abgewickelt. Alle nicht buchbaren Wareneingänge werden über das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx in der Liste QS-Nr.: LI516.xx erfasst. Ausnahmen hiervon sind LA (falls keine Lagerware) und Reservierungen/ Umbuchungen aus dem Hauptlager des KIT-CN.

Erfassen der Wareneingänge (WE)

Lager-, Nichtlagerwaren (Bestellung durch Zentraleinkauf)
Bei Lager-/ Nichtlagerwaren, denen eine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, wird die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und durch den anhand des SAP-Systems erstellten WE-Schein dokumentiert.

Lagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf)
Bei Lagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegt, z.B. interne Fertigungsaufträge, LA an TEC, wird ebenfalls die WE-Buchung im SAP-System vorgenommen und von AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB901xx ausgefüllt. Die WE-Nr. wird von AC vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen.
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt anstelle der WE-Buchung eine Umbuchung im SAP-System vom Hauptlager auf das IMT-Lager. Ausgelöst wird die Bestellung durch AC-KA mit dem Brief „Umbuchung“. Alle Briefe werden in J:\iso9001\LAGER\Umbuchung HL abgelegt und archiviert.

Nichtlagerwaren (keine Bestellung durch Zentraleinkauf)
Bei Nichtlagerwaren, denen keine Bestellung des Zentraleinkaufs zu Grunde liegen, wird der Wareneingang durch das Formblatt QS-Nr.: FB901.xx dokumentiert. Die WE-Nr. wird von AC-KA vergeben und in die Liste QS-Nr.: LI516.xx (J:\iso9001\LAGER\Listen\LI516) eingetragen.
Handelt es sich um KIT-CN-Hauptlagerware, erfolgt die Lieferung auf der Grundlage einer Reservierung im SAP-System. Der Warenempfänger bestätigt den Erhalt der Ware auf dem Beleg des Einkaufswagens.
Handelt es sich um Waren von TEC, die auf Grundlage einer Leistungsanforderung (Liste QS-Nr.: LI515.xx) eingehen, werden diese von CTE selbstständig erfasst und auf Plausibilität und Konformität mit der LA überprüft.

Wareneingangsprüfung

Allgemeines

Zur WEP gehören die Plausibilitätsprüfung und die T-WEP. Bei elektrischen Geräten erfolgt zusätzlich noch eine Prüfung gemäß DGUV, Vorschrift 3.

Die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung werden von AC-KA durch einen Stempel auf dem SAP-WE-Schein bzw. durch Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr. FB901.xx bestätigt. Das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung kann entweder die Freigabe der Waren, z. B. im Fall von Lagerwaren zur Einlagerung bzw. bei sonstigen Waren zur T-WEP durch den Anforderer, oder die Rückweisung von Waren an den Lieferanten sein. Bei der T-WEP werden die Ergebnisse vom Anforderer per Unterschrift auf dem Formblatt QS-Nr.: FB902.xx dokumentiert, das in folgenden Fällen verwendet wird:

a)	Für alle Geräte
b)	Für Waren, deren Spezifikation eine T-WEP vorschreibt
c)	Für Kunden-Beistellteile im Rahmen eines Projektes, wenn der PVA Interesse an einer T-WEP hat
d)	Für die WEP von angelieferten, fehlerhaften Waren

Durchführung der WEP

Bei allen im IMT eingehenden Waren wird von AC-KA eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Ist die Plausibilitätsprüfung bestanden, wird die Ware dem Anforderer übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben.

Ist neben der Plausibilitätsprüfung noch eine T-WEP erforderlich, erfolgt die Dokumentation der WEP über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx. Dieses wird durch AC-KA ausgefüllt und samt der Ware dem Anforderer zur T-WEP übergeben. Dieser dokumentiert den Erhalt der Ware zur Prüfung auf dem WE-Schein. Die Ware ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht für die Nutzung durch den Anforderer freigegeben. Der Anforderer führt die T-WEP durch, dokumentiert das Ergebnis per Unterschrift im Formblatt QS-Nr.: FB902.xx und leitet dieses an QW weiter. Nach erfolgter Abnahme der T-WEP durch QW wird dem Anforderer die Ware zur Nutzung überlassen. Den endgültigen Erhalt der Ware dokumentiert der Anforderer auf dem WE-Schein. Nach Abschluss der T-WEP erfolgt die Archivierung des Formblatts QS-Nr.: FB902.xx im Original bei QW und als Kopie bei AC-KA. Die WE-Dokumente werden bei AC-KA archiviert.

Lagerware wird nach erfolgter WEP mit einem Etikett versehen. Auf diesem steht die aus dem SAP System erzeugte WE-Nummer und die IMT-SP-Nummer. Diese Kennzeichnung soll eine eindeutige Rückführung zur Bestellung ermöglichen. Desweitern wird das Etikett, wenn notwendig, um die Angabe der Chargen-Nummer und der Verpackungseinheit erweitert.

Behandlung von zugelieferten, fehlerhaften Waren

Die Ware wird entweder an den Lieferanten zurückgesandt, im IMT nachbearbeitet oder mit Formblatt QS-Nr.: FB204.xx zur Verwendung (bei Nichtlagerware) bzw. zur Einlagerung (bei Lagerware) freigegeben. Die Dokumentation erfolgt über das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx.

Wareneingangsprüfausnahme

AC-KA erhält die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx als Kopien, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleiben die Formblätter QS-Nr.: FB902.xx und QS-Nr.: FB204.xx im Original.

Korrekturmaßnahmen

a)

des Lieferanten: Die zurückgewiesene Ware wird entsprechend Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA903.xx über das SAP NetWeaver Portal mit einer Versandanzeige an den Lieferanten zurückgesandt mit der Aufforderung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen oder Ersatzlieferungen. Nach erfolgter Durchführung durch den Lieferanten findet eine erneute T-WEP der Ware im IMT statt. Bei elektrischen Geräten wird eine erneute DGUV V3 Prüfung fällig, wenn der Lieferant kein entsprechendes Zertifikat der Ware beigelegt hat.

b)

des IMT: Der Lieferant wird über die Rückweisung informiert und um Zustimmung zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen im IMT gebeten. Nach Vorliegen der Zustimmung werden die Korrekturmaßnahmen und anschließend eine erneute T-WEP durchgeführt.

Nach Freigabe der Ware durch QW erhält AC-KA das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx als Kopie, bzw. die WE-Dokumente im Original. Bei QW verbleibt das Formblatt QS-Nr.: FB902.xx im Original.

Mitgeltende Unterlagen

• Arbeitsanweisung 902
• Arbeitsanweisung 903
• Formblatt 204
• Formblatt 901
• Formblatt 902
• Formblatt 912
• Liste 515
• Liste 516
• Prozess 8.1
• Prozess 8.3
• Prozess 8.4
• Allgemeine Sicherheitsregelung / KIT-CN / Punkt 2.3: (http://www.sum.kit.edu/202.php)
• Versandordnung Gefahrgut: (http://www.evm.kit.edu/downloads/Versandordnung_Gefahrgut_2010.pdf)

keywords
KIT-CN-Hauptlagerware, Korrekturmaßnahme, Lagerware, Nichtlagerware, Rückweisung, Technische Wareneingangsprüfung, Wareneingang, Wareneingangsprüfausnahme