AA902 Beschaffung

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English version

Arbeitsanweisung 902
Revision 10
Stand 25.06.2020
Bearbeiter Giraud

Zweck

Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen

Anwendung

Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

KIT-Lieferant: Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist.

KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge: Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind.

Einkaufswagen: Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)).

Dispo: Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

Abkürzungen

AC-KA Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
AC-P Administration, Controlling und Mitarbeiter-Personalwesen
AC-TI Administration, Controlling und Mitarbeiter-Technische Infrastruktur
AL Abteilungsleiter
APF Antrag, Prüfung und Freigabe
BA-Nr. Bestellanforderungsnummer
BeRil Beschaffungsrichtlinien des KIT
EK Einkaufswagen
EVM Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
FIMA/ANBU Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
KIT-CN Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
KIT-CS Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
QW Qualitätswesen
SCC Steinbuch Centre for Computing
SP-Nr. Spezifikations-Nummer
T-WEP Technische Wareneingangsprüfung

Beschreibung

Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer entsprechend der aktuellen Beschaffungsrichtlinien des KIT ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs in deutscher Sprache und eine Betriebsanweisung an den Einkaufswagen angehängt werden. Sicherheitsdatenblatt und neue/geänderte Betriebsanweisung müssen in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk abgelegt werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot des späteren Wunschlieferanten, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet.
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.


Erstellen einer SP

Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

SP403XXX.xx und SP404XXX.xx
Diese Nummernkreise sind für IMT-Lagerwaren reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX
Diese Nummernkreise sind für IMT-Lagerwaren reserviert, die dem Hauptlager des KIT-CN entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

SP28XXXX.xx
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende Anlagen und Geräte über 25 T€ reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird. Die Vorabanlagen-Nummer muss bei jeder weiteren Beschaffung, die zur Erweiterung der Anlage benötigt wird, in den entsprechenden Einkaufswagen angegeben werden.

SP26XXXX.xx
Dieser Nummernkreis ist für Dienstleistungen/Werkverträge reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden.

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Lagerort (bei Lagerware) bzw. späterer Aufbewahrungsort (bei Gerät/Anlage im Aufbau) und Prüfmerkmale für die T-WEP. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden. Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller AL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein AL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

Bestellungen ohne SP
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.


Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal

Siehe auch bebildertes Tutorial für Freitextbestellung.
Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.scc.kit.edu/dienste/13265.php gelangt werden. Hier sieht man die Preise, die das KIT bei den jeweiligen Anbietern bekommt. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch AL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei SCC beantragt. Jeder Mitarbeiter erhält einen Token von AC-P. Dieser wird benötigt um sich am SAP NetWeaver Portal anzumelden.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, im neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen im jeweiligen EK gelten:


Reiter „Positionsgrunddaten“
Produktkategorie
Hier wird eine Produktkategorie gemäß Kontenplan voreingestellt. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden.
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) vor dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Abladestelle
Es werden ausnahmslos folgende Angaben eingetragen:
Abladestelle: IMT (erstes Feld nach Standort/Werk)
Abladestelle mit Auswahlfenstern:
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume
Institutsbezeichnung : IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik
Raum: 122

ChemA
Gebäudenummer: 0307 Erweiterung Arbeitsräume
(Achtung: Wenn kein „Umgangsraum“ oder „Umgangsplatz“ eingepflegt wird, muss in diesen Eingabefeldern das Minuszeichen aktiv bleiben).
Warenempfänger (ChemA): Es muss ein ChemA-User sein, der für das Labor zuständig ist, in welches die Ware gebracht wird. Dieser ist nach Erhalt der Ware auch unverzüglich darüber zu informieren.

Warenempfänger
Hier wird der eigene Namen oder der Name des Empfängers samt entsprechender Telefonnummer eingetragen. Die E-Mail muss immer folgendermaßen angegeben sein: wareneingang@imt.kit.edu.

Reiter „Kontierung“
Hier muss das PSP-Element (FuE-Nummer) eingetragen werden, auf das bestellt werden soll. Das PSP-Element kann über ein vorhandenes Suchfenster ausgewählt werden. Der Fonds wird automatisch eingetragen. Im Bedarfsfall erteilen AC-KA oder AL-AC Auskunft.

Referenznummer für Bestellungen außerhalb des SRM-Systems (Ausnahme)
Generell muss immer ein Einkaufswagen geschrieben werden und die Bestellung wird ausschließlich durch den Einkauf ausgelöst. Nur in speziellen Ausnahmenfällen und dann mit triftiger Begründung kann es sein, dass man selber einen Servicetechniker oder ein Ersatzteil schnell bestellen muss. Dafür hat FIMA bei der Umstellung auf das AREB (Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung) die Möglichkeit geschaffen, eine Referenznummer zu ziehen. Die Referenznummer dient der Zuordnung von einer Bestellung außerhalb des SRM-Systems zu einem nachträglich angelegten Einkaufswagen im SRM-System. Die Referenznummer muss als „Bestellnummer“ auf der Rechnung ausgegeben werden. Daher ist sie dem Lieferanten beim Bestellvorgang mitzuteilen und später im entsprechenden Feld im EK einzutragen. Unter folgendem Link kommt man auf die Seite von FIMA um sich eine Referenznummer ziehen zu können: https://www.fima.kit.edu/1176.php

Formular zur Wirtschaftlichkeit bei Bestellungen über 50.000 Euro
Erklärung zur Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungen über 50.000 Euro. Es erscheint ein Feld, in dem man bestätigen muss, dass man das Formular ausgefüllt und im Reiter „Notizen und Anlagen“ angehängt hat. Das entsprechende Formular findet man auf der Seite von EVM "Begründung Wirtschaftlichkeit über 50.000 Euro": http://www.evm.kit.edu/187_1566.php.

Eintragen der Einkaufswagenpositionen
Im Fenster „Einkaufswagen anlegen“ werden folgende Punkte für jeden EK separat eingegeben und gelten nur für diesen EK:

Auswahl der Auftragsart
Über das Feld „Auftrag“ kann eine Auswahl erfolgen zwischen: „Versandanzeige“, „Leistungsanforderung“, „Fahrdienstauftrag“, „Gästebewirtung“ und „Normale Bestellung“. Voreingestellt ist immer: „Normale Bestellung“.
Hier muss gemäß IMT-Beschluss auch immer „zentraler Einkauf“ ausgewählt werden.

Pos. hinzuf. (Position hinzufügen)
Durch Anklicken von „Pos. hinzuf.“ kann eine Auswahl zwischen „Mit Freitextbeschreibung“, „alte Bestellung und Vorlagen“ (nicht verwenden, da die Vorlagen veraltet sind!), „Lagerkatalog“ oder einem der „Web Shops“ getroffen werden.

Mit Freitextbeschreibung
Wird „Mit Freitextbeschreibung“ gewählt, erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Feldern:

Beschreibung
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für die Bestellung.

Lieferantentext
Hier spezifiziert der Anforderer das Beschaffungsgut für den Lieferanten.

Interne Notiz
Dieses Feld ist für Mitteilungen an die Genehmigenden, EVM und FIMA vorgesehen. So kann darin beispielsweise auf mitgeltende Unterlagen (z. B. Angebot Nr. xxxx, Begründung bei Bestellungen über 1000 € gemäß BeRil, vorhandene Betriebsanweisung bei der Beschaffung von Gefahrenstoffen, usw.) verwiesen werden. Es können aber auch Angaben über besondere Bestellungen (z. B. Instandhaltungsaufträge, Entwicklungsaufträge zu Anlagen-Nr. xx, usw.) gemacht werden. In diesem Feld muss auf jeden Fall auch die ggf. erteilte SP-Nr. eingetragen werden. Im Zweifelsfall können die Einträge mit AC-KA abgestimmt werden. Bei mehreren Bestellpositionen sollten die Mitteilungen im Notizfeld der ersten Bestellposition vermerkt werden.
In weiteren Feldern können die voreingestellten Angaben zu „Produktkategorie“, „Menge/Einheit“ und „Nettopreis/Währung“ neu eingegeben und ggf. über Suchfenster geändert werden.

Lieferdatum
Das vom System vorgegebene Lieferdatum muss auf Plausibilität überprüft und ggf. abgeändert werden. Achtung: Bei Änderung des Lieferdatums ist auch die interne Bearbeitungszeit mit zu berücksichtigen. Bei Verträgen, die eine Laufzeit über mehrere Jahre haben, muss für jedes Jahr eine eigene Position angelegt werden.
Ist die Bestellposition zur Positionsübersicht hinzugefügt, können nach Aktivierung der entsprechenden Zeile durch Anklicken von „Details“ die spezifischen Angaben dieser Bestellposition mit den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Lieferadresse/Erbringungsort“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ und „Genehmigungsübersicht“ eingesehen werden. Nur in den Reitern „Positionsdaten“, „Kontierung“, „Notizen und Anlagen“, „Bezugsquellen/Leistungserbringer“ können Daten eingestellt und über Suchfenster ggf. nachträglich geändert werden.

Reiter „Positionsdaten“
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier spezifische Angaben gemacht werden:

1. „Gefahrenstoff“ muss markiert werden
2. ChemA User muss eingetragen werden, falls nicht schon in „Werte setzten“ hinterlegt.
3. Zwingend muss bei jeder Position die Lieferantenproduktnummer in das entsprechende Feld eingetragen werden.
4. Handelt es sich um einen Gefahrstoff mit CAS Nummer ist diese in dem entsprechenden Feld einzutragen.

Reiter „Kontierung“
Hier kann das PSP-Element nachträglich geändert werden. Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 250 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, gibt es zwei unterschiedliche Abläufe:

1. Für Geräte, Gegenstände und Anlagen mit einem Einzelbeschaffungswert > 250 € ohne MwSt. vergibt das System automatisch eine Dummy-Nr. für die Anlage. Es müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.
2. Für aufzubauende Anlagen muss zuerst einmalig bei FIMA-ANBU eine Vorabanlagennummer beantragt werden. Bei aufzubauenden Anlagen gelten Güter < 250 € auch als Investition. Im Reiter „Kontierung“ muss bei Gütern < 250 € im Feld „Kontierungstyp“ auf „Anlage“ umgestellt werden. Bei Gütern > 250 € ist bereits vom System auf „Anlage“ umgestellt worden. Die Anlagennummer (Vorabanlagennummer) und Subnummer müssen unter „Details“ im Reiter „Kontierung“ auf die erteilte Nummer abgeändert werden.

Reiter „Notizen und Anlagen“
Durch Anklicken von „Anlage hinzufügen“ können Anlagen, z. B. Angebote, usw., an den EK angehängt werden. Bei nicht im SAP eingepflegten Lieferanten müssen deren Kreditorendaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage angehängt werden. Bei mehreren Bestellpositionen müssen die Anlagen nur bei der ersten Bestellposition hinterlegt werden.
Ist das zu beschaffende Gut ein Gefahrstoff, so müssen hier zusätzliche, spezifische Angaben gemacht werden:

1. Aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deutscher Sprache als Anlage hinzufügen
2. Betriebsanweisung anhängen
3. Sicherheitsdatenblatt und neu erstellte/geänderte Betriebsanweisung in den entsprechenden Ordnern auf dem J-Laufwerk ablegen

Reiter „Bezugsquellen/Leistungserbringer“
Hier kann ausschließlich im Reiter „Bevorzugter Lieferant“ ein schon im System vorhandener Lieferant hinterlegt werden. Der Anforderer darf nur einen Lieferanten pro EK benennen. Ist ein Lieferant nicht im SAP-System eingepflegt, müssen dessen Kreditordaten (Anschrift, Bankdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)) als Anlage (meistens schon auf dem Angebot vorhanden) angehängt werden und in die „Internen Notiz“ eingetragen werden (Wunschlieferant: die Firma bei der man bestellen möchte).

Prüfen
Klicken auf „Prüfen“ bewirkt, dass der Einkaufswagen auf inhaltliche Fehler überprüft wird.

Sichern
Klicken auf „Sichern“ bewirkt, dass der EK gespeichert(gemerkt), aber noch nicht zu einem Freigabeberechtigten weitergeleitet wird. Das ist sinnvoll, falls der EK nachträglich noch weiter bearbeitet werden soll.

Bestellen
Klicken auf „Bestellen“ löst die Weiterleitung der Bestellung an die Freigabeberechtigten aus. Bei Chemikalien ist die Freigabe durch den Gefahrstoffbeauftragten vorgeschaltet. Damit der Gefahrstoffbeauftragte den EK genehmigen kann, muss immer das aktuelle Sicherheitsdatenblatt in Deutsch elektronisch angehängt und die Betriebsanweisung elektronisch angehängt sein.

Schließen
Klicken auf „Schließen“ schließt das aktuelle Fenster der Bestellung, nicht gesicherte Daten gehen verloren.

Druck Status
Um einen EK auszudrucken, muss man auf der „Ein-Schritt-Einkaufen“-Seite mit der Ansicht aller seiner EK sein und dort den entsprechenden EK markieren. Dadurch wir die Schaltfläche „Druck Status“ aktiv. Anklicken von „Druck Status“ öffnet ein Fenster, in dem das Dokument ausgedruckt werden kann. Der „Druck Status“ wird ständig elektronisch aktualisiert. Der Ausdruck des EK muss von den Unterschriftsberechtigten gemäß Unterschriftenregelung unterschrieben werden.

Ablauf bei Chemikalienbestellungen
Den Einkaufswagen ausdrucken und entsprechend folgender Unterschriftenregelung unterschreiben:
Die Institutsleitung hat beschlossen, dass die Chemikalien-Prüfungspflicht an die Gruppenleiter entsprechend IMT-Organigramm delegiert wird. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter auch der finanziell Genehmigende, so wird nur seine Unterschrift auf dem Einkaufswagen benötigt. Ist der Chemikalien prüfende Gruppenleiter nicht der finanziell Genehmigende, so werden die Unterschriften der Chemikalien prüfenden und finanziell genehmigenden Gruppenleiter auf dem Einkaufswagen benötigt. Die Gruppenleiter innerhalb einer Abteilung sind gegenseitig vertretungsberechtigt. Ein Abteilungsleiter kann jederzeit für einen seiner Gruppenleiter unterzeichnen.
Nach erfolgter Unterschrift muss der EK samt den mitgeltenden Dokumenten(ohne Sicherheitsdatenblatt und Betriebsanweisung)in ausgedruckter Form an AC-KA weitergereicht werden.

Mitgeltende Unterlagen

keywords
Beschaffung, Beschaffungsgut, Einkaufswagen, SAP NetWeaver Portal, Spezifikation
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