Versand - shipment

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Sobald etwas das IMT verlässt, muss eine Versandanzeige erstellt werden, auch wenn es auf dem Gelände des KIT-CN bleibt. In letzterem Fall muss eine interne Versandanzeige erstellt werden.

Allgemeines zu einer externen Versandanzeige

Um Waren/Geräte aus dem KIT-CN auszuführen muss generell eine Versandanzeige ausgefüllt werden.

• Siehe Allgemeine Sicherheitsregelungen KIT-Campus Nord [1]
  • 2.3 Ein-oder Ausfuhr von Waren und Geräten

Für Abholungen oder Mitnahmen gilt dies ebenfalls.

Diese Regelung betrifft das Gelände von KIT-CN. Somit muss man auch eine Versandanzeige ausfüllen, wenn man Waren/Geräte an KIT-CS bringt.

Versandanzeige anlegen

Die Versandanzeige muss über das SAP-System "bestellt" werden.

1. Klicke auf Einkaufen.
   
2. Klicke links in der Navigation auf Ein-Schritt-Einkaufen. (4-Wizard-Einkaufen ist ebenfalls möglich, im Folgenden wird aber das Ein-Schritt-Einkaufen beschrieben. Inhaltlich gleich, nur andere Aufteilung des Formulars.)
3. Klicke auf Einkaufswagen anlegen.
   
   Das folgende Formular erscheint:
   

Allgemeine Daten

Auswahl der Auftragsart

Versandanzeige

Kopfnotiz

Details zum auszuliefernden Gegenstand (taucht später auf der Versandanzeige auf)

Genehmigungsnotiz

leer lassen

Anforderer

überprüfen

Telefonnummer

überprüfen

E-mail Adresse

überprüfen

Angaben zum Versand

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

Datum

Versanddatum

Versandart

DHL-Paket (Std): normaler Versand in 1-3 Werktagen
DHL Express Nat.: Expressversand innerhalb eines Tages / über Nacht in Deutschland
DHL Express Int.: Expressversand international
Spedition ITK: große, sperrige Gegenstände, die nicht mit DHL verschickt werden können
Mitnahme: persönliche Übergabe
Abholung: Abholung durch den Kunden

Versandgrund

Falschlieferung: falsche Ware geliefert
Doppellieferung:
Überlieferung: zu viel geliefert. z.B. 5 Flaschen bestellt, 10 geliefert
Transportschäden: Ware beschädigt eingetroffen
Garantie-Reparatur:
Verkauf: Waren, für die eine Rechnung ausgestellt wird
Sonstiges: alles andere, u.a. KNMF-Erzeugnisse ohne Rechnung

Frachtzahler

KIT oder Empfänger

Bruttogewicht

Gewicht des Versandgegenstands

Gesamtwert

Verkaufswert des Versandguts (wichtig für Zoll)
Bei Verkauf ist zwingend der Angebotswert einzutragen.
Bei kostenloser Abgabe im Rahmen von Forschungsprojekten (z.B. KNMF) muss ein plausibler Schätzwert angegeben werden.
Hinweis: Bei einem Warenwert >1000 € muss eine Ausfuhrerklärung veranlasst werden.

Auftragsnummer KIT

IMT-Projektnummer JJ-XXX (z.B. 09-813)

Name

Name und Anschrift des Empfängers
Liste aller hinterlegten Kontakte: Klick auf Symbol hinter Feld. Eine eigene Liste von Empfängern kann derzeit noch nicht angelegt werden.

Straße/Nr.

Hausnummer in eigenes Feld eintragen

PLZ/Ort

Postleitzahl und Ort in getrennte Felder eintragen

Land

Bestimmungsland
Persönliche Werteliste pflegen

Gebäudenummer

0307

Institutsbezeichnung

IMT

Raumnummer

122 (Anm.: Wareneingang / -ausgang)

Angaben zum Versand(EKM)/Abholstelle/Bereitstellungsort

Anlieferung durch Institut: Standardauswahl
Abholung durch EKM/Versand: bei großen und/oder schweren Gegenständen

Gebäudenummer

bei Auswahl Abholung durch EKM/Versand, sonst leer lassen

RaumNr

bei Auswahl Abholung durch EKM/Versand, sonst leer lassen

Strahlenschutzerklärung

Haken setzen
Erklärung, dass das Versandgut nicht radioaktiv ist.

Abfallerklärung

Haken setzen
Erklärung, dass das Versandgut kein Abfall ist.

Gefahrgut / kein Gefahrgut

entsprechendes anklicken
Bei Gefahrgut müssen Kopien der Sicherheitsdatenblätter zusammen mit der Versandanzeige bei AC-KA (Versand) abgegeben werden!
Bitte die Versandordnung Gefahrgut beachten!

Eigenschaft

entsprechend Haken setzen

Folgende Felder können leer gelassen werden:

• Europalette: Anzahl
• Einweg: Anzahl
• Karton: Anzahl
• Kisten: Anzahl Holzkisten
• sonstige Verpackung
• Einkäufer
• Einkaufsbeleg
• Warenscheinnr.
• Lieferscheinnr.
• Chargen Nr.

Positionsdetails

Im Unterpunkt Positionsübersicht auf Details klicken, es öffnet sich das Menü Positionsdetails. Die entsprechende Zeile muss in der Positonsübersicht markiert sein.

Positionsdaten

Produkt-ID

leer lassen

Beschreibung

Kurzbeschreibung (steht später auf Versandanzeige)

Produktkategorie

nicht verändern (990047300 [Sonstiges 68201000 Porto, Telefon])

Buchungskreis

nicht verändern

Lieferantenproduktnummer

leer lassen

Einkäufergruppe

nicht verändern

Gefahrenstoff

anklicken, wenn Chemikalie o.ä.

Radioaktiv

anklicken, wenn nötig

Warenempfänger

eigener Name (Anforderer), nicht der Kundenname

Telefon

eigene Telefonnummer (Kurzwahl 2XXXX)

E-Mail Adresse

eigene E-Mail Adresse

Bestellmenge/Einheit

ST (Stück), FL (Flasche), etc.
Liste aller Einheiten: Button hinter Feld klicken, Alle Werte, auf Start Search klicken

Preis/Währung

Nettopreis
Liste aller Währungen: Button hinter Feld klicken, Alle Werte, auf Start Search

Preiseinheit

Anzahl Gegenstände für den Preis (z.B. bei Angebot von 5 Fl. für einen Gesamtpreis von 100 €)

Lieferdatum

Versanddatum

Standort / Werk

nicht ändern (102 [Karlsruher Institut für Technologie IMT - Campus Nord])

Lagerort

leer lassen

Incoterm-Klausel/Ort

leer lassen

Institutsbezeichnung

nicht ändern (50003253 [IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik])

Gebäudenummer

nicht ändern (0307)

Raumnummer

nicht ändern (122)

Rabatt-Typ

leer lassen

Rabattwert

leer lassen

Kontierung

Nummer zuweisen

FE.5370.XXXX.YYYY
Liste aller Nummern: Button hinter Feld klicken, Alle Werte

alle anderen Felder nicht ändern

Notizen und Anlagen

Lieferantentext

Details zum Versandgut eintragen

Interne Notiz

leer lassen

Lieferadresse/Erbringungsort

nichts ändern

Bezugsquellen/Leistungserbringer

nicht verändern

Genehmigungsprozessübersicht

nicht verändern

Versandanzeige abschließen, drucken und genehmigen

1. Nach Eintrag aller notwendigen Daten, auf Prüfen klicken.
2. Wenn alles korrekt, auf Bestellen klicken und anschließend Fenster schließen.
3. Drucken der Versandanzeige:
   1. Im Hauptfenster beim Einkaufswagen der Versandanzeige das graue Quadrat am Zeilenanfang anklicken. Die Zeile wird dann gelb unterlegt.
   2. Klicke auf Druck Status.
4. Versandanzeige vom Abteilungsleiter (AL) unterschreiben lassen. (gemäß "Unterschriftsberechtigungen am IMT"(Speicherort: J:/iso9001/QW/QM-DOK/Qualitaetshandbuch-Intranet/Mitarbeiter-Info/Gesch%C3%A4ft/Unterschriftenregelung.pdf))

Hinweise

• Die mit * versehenen Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.
  • Informationen zum Versand / Hinweise für den Warenempfänger in dem Feld Kopfnotiz
  • Falls Sie Gefahrgut versenden müssen, bitte den Haken bei Gefahrgut setzen, und die Sichherheitsdatenblätter in Kopie an AC.KA (Versand)zusammen mit der Versandanzeige geben.
• Falls Sie sich nicht sicher sind und sich erst einmal die Versandanmeldung anschauen möchten, bitte auf sichern klicken.

Versand

1. Versandgut mit Versandanzeige während der Öffnungszeiten 10-12 Uhr zum Wareneingang/-ausgang (Bau 307, Raum 122) zu AC-KA (Versand)Fr. Giraud bringen.
2. Fr. Giraud kopiert Versandanzeige
   • Fr. Giraud bekommt die Orignial-Versandanzeige.
   • Versender bekommt eine Kopie der Versandanzeige zur Ablage im Projektordner.
   • Fr. Rothweiler bekommt ggf. eine Kopie der Versandanzeige
3. Unterlagen für Hr. Feit und Fr. Rothweiler in die Hauspost geben.

Interne Versandanzeige

Interne Versandanzeigen werden ausgefüllt, wenn etwas das IMT verlässt, das aber auf dem KIT-CN Gelände bleibt. Dazu muss das Formblatt FB717.xx ausgefüllt werden.

J:\iso9001\QW\QM-DOK\_Formblaetter (FB)\700

Links

• Versandordnung Gefahrgut
• Allgemeine Sicherheitsregelung
• SRM Einkauf "Freitextbestellung"