SRM Einkauf "Freitextbestellung"

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SRM Einkauf "Freitextbestellung"

Siehe auch Arbeitsanweisung Beschaffung.

Anmeldung im SAP Netweaver Portal

Das ist die zentrale Anmeldung für das SAP und SRM System: Login auf das SAP-Portal: https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal Herr Roth beantragt für berechtige Kollegen und Kolleginnen die Zugangsdaten für das SRM.

Start des Einkaufens

In der Menüleiste "Einkaufen" auswählen

Ein-Schritt Einkaufen

Um die „Ein-Schritt Einkaufen“-Funktion zu nutzen wählen sie unter „Einkaufswagen“ -> „Ein-Schritt-Einkaufen“

• Wählen sie in der folgenden Ansicht "Einkaufswagen anlegen"

	Beim ersten Einkauf müssen unter „Werte setzen“ die Einstellungen überprüft werden.

• [Optional]: Geben sie dem Einkaufswagen einen Namen
  • Für jede zu bestellende Position:
  • Klicken Sie auf „Pos. hinzufügen“ -> „Mit Freitextbestellung“

• Geben Sie im folgenden Fenster für den zu bestellenden Gegenstand
  • eine Beschreibung
  • wenn notwendig einen Lieferantentext [Optional]
  • wenn notwendig eine Interne Notiz [Optional]
  • die Produktkategorie
  • Menge
  • Nettopreis (übersteigt der Preis (Einzel- oder Gesamtbetrag der Bestellung) den Wert von 500€ muss eine Begründung für den Lieferanten in die interne Notiz eingetragen werden)

ein.

• Wählen Sie bitte ein realistisches Lieferdatum (dient dem Einkauf als Richtwert für Nachfragen beim Lieferanten)

• Klicken Sie bitte auf „Zu Positionsübersicht hinzufügen“ um den Gegenstand der Bestellung hinzuzufügen

• In der erscheinenden Übersicht fügen Sie unter …
  • … „Notizen und Anlagen“ ein Angebot hinzu
    
    Hierzu auf „Anlage hinzufügen“ und im folgenden Fenster die hochzuladende Datei auswählen
  • … „Bezugsquellen und Leistungserbringer“ den Lieferanten auswählen
    
    Hierzu auf das kleine Symbol neben dem Feld „Bevorzugter Lieferant“ klicken. Es erscheint das folgende Fenster, dass es ermöglicht nach dem Lieferanten zu suchen.

	Ganz unten bei “weitere Suchhilfen” muss “Lieferant” stehen NICHT “Lieferantenliste”

• Suchmöglichkeiten:
  • Unter „Suchbegriff 1“ der Name der Firma gefolgt von einem Sternchen Bsp.: „IBM*“
  • Unter „Postleitzahl“ die Postleitzahl der Firma angeben
• Zum Suchen auf „Start search“ klicken.
• Wenn der Lieferant NICHT in der Liste zu finden ist:
  • kann man bei Nina Giraud fragen ob der Lieferant doch schon angelegt ist. Ansonsten in "Interne Notiz" den Wunschlieferanten bzw. den Lieferanten eintragen von dem man den Preis hat.

• Falls mehrere Positionen vom SELBEN Lieferanten bestellt werden sollen, wird das Angebot an die erste Position angehängt. Es genügt auch die Notiz in die erste Position zu schreiben.

Abschluss des Einkaufs

Der Einkaufswagen kann wenn alle Positionen eingetragen sind bestellt werden.

• Zum Bestellen auf „Bestellen“ klicken
• Das Fenster in dem die Bestellung getätigt wurde schließen.
• Um die für die Genehmigung benötigte Papieransicht des Einkaufswagens zu bekommen zurück ins SAP Portal und dort auf Aktualisieren klicken.

Nun sollte der soeben erstelle Einkaufwagen in der ersten Zeile erscheinen.

• Die Zeile durch anklicken in dem grauen Feld am Zeilenanfang markieren.
• Nun auf „Druck Status“ klicken. Das erzeugt einen HTML file der in einem Browser geöffnet wird, dort dann ausdrucken und dem zuständigen FBL zur Genehmigung vorlegen. Das unterschriebene Dokument + Angebot dann bei Nina Giraud abgeben.

• Um den Einkaufswagen später weiter zu bearbeiten auf „Sichern“ klicken.

Für jede bestellte Position muss eine entsprechende Spezifikationsnummer vorhanden sein. Diese bitte per Hand auf dem ausgedruckten Einkaufswagen eintragen. Eine Übersicht welche Spezifikation für das Bestellte Objekt zutrifft findet man unter „J:\iso9001\QW\QM-DOK\_Spezifikationen (SP)“. Falls KEINE passende Spezifikation vorhanden ist muss eine neue Spezifikationsnummer bei Herrn Feit beantragt werden und die Spezifikation mit allen relevanten Daten selbst ausgefüllt werden.