AA202 Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung: Difference between revisions

Latest revision as of 16:37, 25 July 2019

Arbeitsanweisung	202
Revision	08
Stand	22.11.2016
Bearbeiter	Feit

Zweck

Beschreibung der formalen Vorgehensweise zur Vorbereitung von neu erstellten bzw. geänderten QM-Dokumenten mit QS-Nr. und von neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikation-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 € für den APF-Umlauf und zu deren Freigabe und Archivierung nach dem APF-Umlauf

Anwendung

Der Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung bezieht sich auf alle QM-Dokument-Typen mit QS-Nr., die in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA203.xx definiert sind und auf alle neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 €.

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

Abkürzungen

APF	Antrag, Prüfung, Freigabe
QM	Qualitätsmanagement
QS-Nr.	Qualitätssicherungs-Nummer
QW	Qualitätswesen

Beschreibung

Vorbereitung eines QM-Dokuments für den APF-Umlauf

Vor dem APF-Umlauf wird das vom Antragsteller erstellte bzw. geänderte QM-Dokument von QW im Laufwerk J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update im entsprechenden Unterverzeichnis, entweder Entwurf (bei neu erstelltem Dokument) oder Update (wenn mindestens bereits eine erste Version freigegeben war), abgespeichert. Alle anstehenden, formalen und inhaltlichen Korrekturen des QM-Dokuments werden in diesen Unterverzeichnissen durchgeführt. Zur formalen Vorbereitung eines QM-Dokuments für den APF-Umlauf durch QW gehören das Prüfen und ggf. Aktualisieren der Revisionsnummer, das Löschen des aktuellen Erstell- und Freigabedatums und dessen Ersatz durch „XXX“, sowie die Aktualisierungen der Fußzeile „Ablage:…“ und der „Dokumenteigenschaften“. Die Aktualisierung der „Dokumenteigenschaften“ betrifft dabei folgende Punkte:

Autor:	Dokumentersteller
Titel:	Dokumenttitel
Schlüsselwörter:	Vollständige QS-Nr. mit aktualisierter Revisions-Nr.
Kommentare:	Noch nicht freigegebene Entwurf(Update)-Version
	APF-Nr.

Zur formalen Vorbereitung eines QM-Dokuments mit QS-Nr. der Art PZx.y (Prozessbeschreibung) zum APF-Umlauf durch QW gehören das Löschen des aktuellen Freigabedatums und dessen Ersatz durch „XXX“, sowie die Aktualisierung der Revisionsnummer und der „Dokumenteigenschaften“. Der Verzeichnispfad erhält die Erweiterung „_Revxx-Prozessbeschreibung“, wobei „xx“ die in Betracht kommende neue Revisionsnummer ist. Nach Beendigung des APF-Umlaufs und der Übernahme der Kommentare aus der PDF-Datei in das freizugebende QM-Dokument wird von QW in der Liste QS-Nr.: LI212.xx, Spalte „I“, das QM-Dokument mit „X“ als vom „APF-Umlauf zurück“ vermerkt und wie im Kapitel 4.2 beschrieben freigegeben.

Freigabe eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf

Je eine Kopie der QM-Dokumentdatei wird vom Entwurf (Update)-Verzeichnis in das dem Dokumenttyp entsprechende Verzeichnis auf den Laufwerken J:\iso9001\QW\QM-DOK und J:\iso9001\Archiv\_QM-SYSTEM-IMT\4.02 Revisionen ALT kopiert.Im Laufwerk J:\iso9001\QW\QM-DOK wird die QM-Dokumentdatei wie folgt bearbeitet: Das Freigabedatum „XXX“ wird durch das aktuelle Freigabedatum ersetzt. Das Erstellungsdatum des QM-Dokuments wird gleich dem Freigabedatum gesetzt. Die Fußzeile „Ablage:…“ wird aktualisiert. Die „Dokumenteigenschaften“ des QM-Dokuments werden folgendermaßen aktualisiert:

Autor:	Dokumentersteller
Titel:	Dokumenttitel
Schlüsselwörter:	Vollständige QS-Nr. mit aktualisierter Revisions-Nr.
Kommentare:	Freigegebene Entwurf(Update)-Version
	APF-Nr. XXXX

Vor dem Abspeichern des freigegebenen QM-Dokuments muss der Modus „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert sein. Bei einem weiteren Dokument-Update werden dadurch alle durchgeführten Änderungen sichtbar. Sind alle Änderungen im QM-Dokument erfolgt, muss vor dem Abspeichern das Symbol „Alle Änderungen im Dokument annehmen“ angeklickt werden. Bei einem QM-Dokument mit QS-Nr. der Art PZx.y (Prozessbeschreibung) werden bei der Freigabe das Freigabedatum „XXX“ durch das aktuelle Freigabedatum ersetzt und die „Dokumenteigenschaften“ aktualisiert.

Archivierung eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf

Bei der Freigabe eines QM-Dokument-Updates (Revisions-Nr. > 0) wird die im Laufwerk J:\iso9001\QW\QM-DOK ungültig gewordene Dokumentversion ins Verzeichnis J:\iso9001\Archiv\_QM-SYSTEM-IMT\#QMH-ISO2000-UNGÜLTIG gewordene QS-Dok in die entsprechenden Unterverzeichnisse verschoben. Damit stehen alle aktuellen QM-Dokumente nach erfolgter Erstfreigabe bzw. freigegebener Revisionsänderung allen IMT-Mitarbeitern, die über die nötigen Zugriffsrechte verfügen, im Verzeichnis J:\iso9001\QW\QM-DOK zur Verfügung. Ein weiterer Zugriff auf die freigegebenen QM-Dokumente ist über das IMT-Wiki unter dem Begriff „Quality Management“ möglich. Nach der erfolgten Erstfreigabe bzw. freigegebenen Revisionsänderung eines QM-Dokuments muss durch QW eine Aktualisierung der Freigabelisten erfolgen. Die Aktualisierung betrifft die Listen QS-Nr.: LI212.xx, QS-Nr.: LI299.xx, QS-Nr.: LI510.xx (bei Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 €) und LI_Revision-Änderungen.

Mitgeltende Unterlagen

keywords
APF-Umlauf, Dokumenteigenschaften, Dokumentenmanagement, Freigabedatum, Freigabelisten, Prozessbeschreibung, Revision, Revisionsnummer, Spezifikation

@@ Line 1: / Line 1: @@
 [[{{PAGENAME}}/english|English version]]
-{{Infobox AA|aa=200|revision=12|stand=22.11.2016|bearbeiter=Feit}}
+{{Infobox AA|aa=202|revision=08|stand=22.11.2016|bearbeiter=Feit}}
 ==Zweck==
+Beschreibung der formalen Vorgehensweise zur Vorbereitung von neu erstellten bzw. geänderten QM-Dokumenten mit QS-Nr. und von neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikation-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 € für den APF-Umlauf und zu deren Freigabe und Archivierung nach dem APF-Umlauf
-Beschreibung der formalen Abwicklung eines elektronischen APF-Umlaufs
 ==Anwendung==
 Der Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung bezieht sich auf alle QM-Dokument-Typen mit QS-Nr., die in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA203.xx definiert sind und auf alle neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 €.
@@ Line 16: / Line 16: @@
 |QM    || Qualitätsmanagement
 |-
+|QS-Nr.|| Qualitätssicherungs-Nummer
-|QW     || Qualitätswesen
 |-
+|QW    || Qualitätswesen
-|QS-Nr.     || Qualitätssicherungs-Nummer
 |}
 ==Beschreibung==
+===Vorbereitung eines QM-Dokuments für den APF-Umlauf===
-Die Voraussetzung zur formellen Freigabe von neu erstellten oder geänderten QM-Dokumenten bzw. neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 € ist ein elektronischer APF-Umlauf.
+Vor dem APF-Umlauf wird das vom Antragsteller erstellte bzw. geänderte QM-Dokument von QW im Laufwerk ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update'' im entsprechenden Unterverzeichnis, entweder ''Entwurf'' (bei neu erstelltem Dokument) oder ''Update'' (wenn mindestens bereits eine erste Version freigegeben war), abgespeichert. Alle anstehenden, formalen und inhaltlichen Korrekturen des QM-Dokuments werden in diesen Unterverzeichnissen durchgeführt. Zur formalen Vorbereitung eines QM-Dokuments für den APF-Umlauf durch QW gehören das Prüfen und ggf. Aktualisieren der Revisionsnummer, das Löschen des aktuellen Erstell- und Freigabedatums und dessen Ersatz durch „XXX“, sowie die Aktualisierungen der Fußzeile „Ablage:…“ und der „Dokumenteigenschaften“. Die Aktualisierung der „Dokumenteigenschaften“ betrifft dabei folgende Punkte:
-===APF-Umlauf allgemein===
+{| width= 40% style="text-align: left"
-Der APF-Umlauf von QM-Dokumenten am IMT erfolgt als PDF-Datei elektronisch per E-Mail in Form einer gemeinsamen Überprüfung. Voraussetzung für den elektronischen Umlauf ist, dass alle Teilnehmer am Umlauf die Software Adobe Acrobat oder Adobe Acrobat Reader in der Version 10.0 oder höher verwenden und über Lese- und Schreibrechte für einen gemeinsamen Ordner verfügen, in dem später ihre Kommentare gespeichert werden.
+|style="width:10%" | '''Autor:''' ||style="width:42%" | Dokumentersteller
-Der gemeinsame Umlauf ermöglicht es, dass alle Teilnehmer die Kommentare der anderen Teilnehmer lesen und beantworten können. Eine Benachrichtigungsfunktion informiert darüber, wenn neue Kommentare verfügbar sind, auch wenn die Software Adobe Acrobat geschlossen ist. Zudem werden bei jedem Öffnen der PDF-Datei alle kürzlich erfolgten Überprüfungsaktivitäten sichtbar. Veröffentlichte Kommentare werden automatisch in einem gemeinsamen Ordner und auf den jeweiligen lokalen Festplattenlaufwerken der Teilnehmer gespeichert. Die Software Adobe Acrobat synchronisiert die Kommentare an allen Speicherorten in regelmäßigen Abständen.
+|-
-===APF-Umlauf beantragen===
+|'''Titel:'''   || Dokumenttitel
-Jeder IMT-Mitarbeiter kann die Neuerstellung bzw. Änderung eines QM-Dokuments durchführen. Dazu beantragt er bei QW einen APF-Umlauf. QW registriert den Antrag in der Liste QS-Nr.: LI212.xx durch den Eintrag folgender Daten in der Zeile einer freien APF-Nummer: Dokument-Typ, QS-Nr. des betroffenen QM-Dokuments, Dokument-Titel, Eingangsdatum des Antrags und Name des Antragstellers. Die APF-Nummer ist dabei eine fortlaufende Nummer und wird entsprechend der Reihenfolge der eingehenden Anträge vergeben.
+|-
-Mit der Beantragung des APF-Umlaufs schickt der Antragsteller das von ihm erstellte neue oder geänderte QM-Dokument an QW und schlägt gleichzeitig den Verteiler für den Umlauf vor. QW prüft das Dokument auf formelle Fehler und speichert es anschließend unter ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update'' ab.
+|'''Schlüsselwörter:'''     || Vollständige QS-Nr. mit aktualisierter Revisions-Nr.
-===APF-Umlauf vorbereiten===
+|-
-Als Vorbereitung für einen APF-Umlauf ist es erforderlich, das unter ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update'' gespeicherte QM-Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren. Als PDF-Dateiname wird der Name des zu konvertierenden QM-Dokuments übernommen und zur Identifikation des Umlaufs von QW zusätzlich die in der LI212.xx registrierte APF-Nummer angehängt (z. B. AA902.08_Beschaffung_APF2584.pdf). Die PDF-Datei wird dann anschließend im Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF_PDF-Start'' gespeichert.
+|'''Kommentare:'''     || Noch nicht freigegebene Entwurf(Update)-Version
-===APF-Umlauf starten===
+|-
-Gestartet wird der APF-Umlauf ausschließlich durch QW. Dazu öffnet QW die im Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF_PDF-Start'' gespeicherte PDF-Datei mit der Software Adobe Acrobat. Um jetzt die gemeinsame Überprüfung zu starten, sind folgende Schritte durchzuführen:<br>
+||| APF-Nr.
-{| width= 100% style="text-align: left"
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| In der Aufgaben-Werkzeugleiste erst auf die Schaltfläche „Kommentar“ und anschließend auf „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“ klicken. Alternativ kann auch im Menüpunkt „Kommentare“ „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“ gewählt werden.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|2.|| In dem sich öffnenden Fenster auf die Frage „Wie möchten Sie die Kommentare der Überprüfer erfassen?“ „QW“ anwählen und anschließend auf „Weiter“ klicken. Ist „QW“ nicht vorhanden, dann „Kommentar auf meinem internen Server automatisch erfassen“ anwählen und anschließend auf „Weiter“ klicken.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|3.|| Im nächsten sich öffnenden Fenster muss zum internen Hosten der freigegebenen Überprüfungsdatei „Netzwerkordner“ und als Pfad für den freigegebenen Netzwerkordner ''J:\TRANSFER\QW'' ausgewählt werden. Falls kein freigegebener Netzwerkordner existiert, kann er hier erstellt werden. Anschließend auf „Weiter“ klicken.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|4.|| Im nächsten sich öffnenden Fenster sind auf die Frage „Wie möchten Sie die Datei für die gemeinsame Überprüfung verteilen?“ die Punkte „Mit Adobe Acrobat automatisch senden“ und „Als Anlage zu einer Nachricht“ zu wählen. Anschließend auf „Weiter“ klicken.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|5.|| Im nächsten sich öffnenden Fenster wird zur Namensvergabe für dieses Serverprofil aufgefordert. Hier als Namen „QW“ angeben. Die einmalige Vergabe eines Namens für das Serverprofil hat den Vorteil, dass bei einem erneuten Start eines APF-Umlaufs entsprechend Kapitel 4.4 durch Wahl des Serverprofils „QW“ in Punkt 2 die Punkte 3-5 übersprungen werden. Anschließend auf „Weiter“ klicken.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|6.|| Im nächsten sich öffnenden Fenster werden die E-Mail-Adressen der an der Überprüfung Teilnehmenden eingegeben. Weiterhin ist die Eingabe einer Nachricht an die Teilnehmenden und die Festlegung des Abgabetermins für die Überprüfung möglich. Anschließend auf „Senden“ klicken.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|7.|| Daraufhin wird die PDF-Datei als Anhang einer E-Mail an die entsprechenden E-Mail-Adressen versandt und auf den lokalen Festplatten der an der Überprüfung Teilnehmenden abgespeichert. Eine Kopie der PDF-Datei wird zusätzlich im Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF _PDF-Start'' mit dem Anhang „Überprüfung“ (z. B. AA902.08_Beschaffung_APF2584_Überprüfung.pdf) abgespeichert. Im freigegebenen Netzwerkordner ''J:\TRANSFER\QW'' wird die PDF-Datei gehostet.
 |}
+Zur formalen Vorbereitung eines QM-Dokuments mit QS-Nr. der Art PZx.y (Prozessbeschreibung) zum APF-Umlauf durch QW gehören das Löschen des aktuellen Freigabedatums und dessen Ersatz durch „XXX“, sowie die Aktualisierung der Revisionsnummer und der „Dokumenteigenschaften“. Der Verzeichnispfad erhält die Erweiterung „_Revxx-Prozessbeschreibung“, wobei „xx“ die in Betracht kommende neue Revisionsnummer ist.
-Die gemeinsame PDF-Datei enthält nun die folgenden Informationen: die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden, den Pfad zum freigegebenen Netzwerkordner und das Profil des Initiators (QW-Mitarbeiter). Beim Öffnen der PDF-Datei werden sie im Begrüßungsfenster eines jeden Teilnehmers zusammen mit den Informationen zu kürzlich erfolgten Aktivitäten angezeigt.
+Nach Beendigung des APF-Umlaufs und der Übernahme der Kommentare aus der PDF-Datei in das freizugebende QM-Dokument wird von QW in der Liste QS-Nr.: LI212.xx, Spalte „I“, das QM-Dokument mit „X“ als vom „APF-Umlauf zurück“ vermerkt und wie im Kapitel 4.2 beschrieben freigegeben.
-===Am APF-Umlauf teilnehmen===
-Erhalten die Teilnehmer über E-Mail eine Einladung zur Überprüfung einer PDF-Datei, enthält die Einladung gewöhnlich die PDF-Datei als Anlage.
-{| width= 100% style="text-align: left"
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|style="width:1%"|1.|| style="width:38%"| Der Teilnehmer öffnet das PDF-Dokument in seiner E-Mail-Anwendung, indem er auf die Anlage „PDF“ doppelklickt.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|2.|| Im Dialogfeld „Adobe Reader Gemeinsame Überprüfung“ auf „Verbinden“ klicken.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|3.|| Im Fenster „Willkommen zur gemeinsamen Überprüfung“ auf „OK“ klicken. In diesem Fenster wird angezeigt, wer zur Überprüfung eingeladen wurde, wer Kommentare abgegeben hat und wann der Abgabetermin ist. Außerdem wird der Standort des Überprüfungsservers angezeigt.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|4.|| Dem PDF-Dokument mit Hilfe der Werkzeuge unter „Anmerkungen“ Kommentare hinzufügen. Kann auf die Werkzeuge nicht zugegriffen werden, klickt man in der Werkzeugliste auf „Kommentar“. Sollen Kommentare gelöscht werden, diese auswählen und durch Drücken der Entf-Taste entfernen (es können nur eigene Kommentare gelöscht werden).
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|5.|| Kommentare anderer Teilnehmer anzeigen lassen:<br>
-* Erhält man eine Nachricht, dass neue Kommentare von anderen Teilnehmern verfügbar sind, auf die Nachricht klicken und die neuen Kommentare werden im PDF-Dokument angezeigt.
-* Soll überprüft werden, ob von anderen Teilnehmern neue Kommentare vorliegen, in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche „Nach neuen Kommentaren suchen“ klicken.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|6.|| Übermittlung von erstellten Kommentaren:<br>
-* In der Dokumentmeldungsleiste auf „Kommentare veröffentlichen“ klicken. Werden Kommentare veröffentlicht, werden sie für alle Teilnehmer abrufbar auf dem Überprüfungsserver gespeichert.
-|-
-|-style="text-align:left;vertical-align:top"
-|7.|| Gibt es aus Sicht des Teilnehmers keine Kommentare einzufügen, muss das Dokument zumindest abgestempelt werden:<br>
-* Unter „Anmerkungen“ neben dem Stempelsymbol auf das kleine Dreieck klicken. In dem aufgehenden Fenster „Dynamisch“ wählen und auf den Stempel „ÜBERPRÜFT“ klicken. Der Stempel kann dann an einer beliebigen Stelle im Dokument eingefügt, vergrößert/verkleinert bzw. verschoben werden.
-|}
-===APF-Umlauf beenden===
-Der APF-Umlauf wird durch QW beendet, wenn alle Teilnehmer ihre Kommentare abgegeben haben, wobei eine Nichtteilnahme am APF-Umlauf von QW stets als Zustimmung gewertet wird, oder der festgelegte Abgabetermin erreicht ist. QW speichert die mit allen Kommentaren versehene PDF-Datei über „Datei“ „Als Archivkopie speichern“ als Archivkopie (z. B. AA902.08_Beschaffung_ APF2584_Archiv.pdf) im Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\_APF_PDF-Archiv''. Die Archivkopie hat jetzt keine Verbindung mehr mit der gemeinsamen Überprüfung, enthält aber weiterhin alle Kommentare (Teilnehmer, Datum, Uhrzeit und Aktion) zur Rückverfolgung. Zusätzlich kopiert QW noch aus dem Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF_PDF-Start'' die Überprüfungsdatei (z. B. AA902.08_Beschaffung_APF2584_Überprüfung.pdf) in den Archivordner.
-Nach dem Erstellen der Archivkopie löscht QW sämtliche Verbindungen zu den Teilnehmern aus dem Überprüfungsprotokoll (Tracker), vom Überprüfungsserver und aus dem Ordner ''J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update\_APF_ PDF-Start'', um den Überprüfungsvorgang abzuschließen.
 ===Freigabe eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf===
+Je eine Kopie der QM-Dokumentdatei wird vom Entwurf (Update)-Verzeichnis in das dem Dokumenttyp entsprechende Verzeichnis auf den Laufwerken ''J:\iso9001\QW\QM-DOK'' und ''J:\iso9001\Archiv\_QM-SYSTEM-IMT\4.02 Revisionen ALT'' kopiert.Im Laufwerk ''J:\iso9001\QW\QM-DOK'' wird die QM-Dokumentdatei wie folgt bearbeitet: Das Freigabedatum „XXX“ wird durch das aktuelle Freigabedatum ersetzt. Das Erstellungsdatum des QM-Dokuments wird gleich dem Freigabedatum gesetzt. Die Fußzeile „Ablage:…“ wird aktualisiert. Die „Dokumenteigenschaften“ des QM-Dokuments werden folgendermaßen aktualisiert:
-Vor Freigabe des QM-Dokuments werden von QW die in der Archivkopie gespeicherten Kommentare in das Dokument eingearbeitet. Treten widersprüchliche Kommentare auf, so führt QW eine Klärung unter Einbeziehung der entsprechenden APF-Umlauf-Teilnehmer herbei. Bei der Einarbeitung der Kommentare können zwei Varianten angewandt werden:<br>
+{| width= 40% style="text-align: left"
-* Übernahme der Kommentare per Kopieren und Einfügen bei allen QM-Dokumenten möglich (zu bevorzugende Variante).
+|style="width: 10%" | '''Autor:''' ||style="width: 42%" | Dokumentersteller
-* Kommentare exportieren (nur bei Word- und AutoCAD-Dateien möglich). Im PDF-Dokument in der „Kommentarliste“ „Optionen“ „Alle in Datendatei exportieren“ wählen. Jetzt die Word-Datei öffnen und hier unter „Acrobat-Kommentare“ „Kommentare aus Acrobat importieren“ anwählen. Die folgenden Anweisungen entsprechend bestätigen und so die Kommentare einfügen.<br>
+|-
-Die Schritte zur Freigabe eines QM-Dokuments sind in der Arbeitsanweisung QS-Nr. AA202.xx beschrieben.<br>
+|'''Titel:'''   || Dokumenttitel
+|-
-Folgende wichtigen Listen/Pläne wurden einmalig per APF-Umlauf auf unbefristete Dauer frei gegeben. Sie werden von QW, FuE3-TN und AC laufend aktualisiert:<br>
+|'''Schlüsselwörter:'''     || Vollständige QS-Nr. mit aktualisierter Revisions-Nr.
+|-
-<u>QW:</u>
+|'''Kommentare:'''     || Freigegebene Entwurf(Update)-Version
-* Liste QS-Nr.: LI212.xx
+|-
-* Liste QS-Nr.: LI299.xx
-* Liste QS-Nr.: LI501.xx
+||| APF-Nr. XXXX
+|}
-* Liste QS-Nr.: LI502.xx
+Vor dem Abspeichern des freigegebenen QM-Dokuments muss der Modus „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert sein. Bei einem weiteren Dokument-Update werden dadurch alle durchgeführten Änderungen sichtbar. Sind alle Änderungen im QM-Dokument erfolgt, muss vor dem Abspeichern das Symbol „Alle Änderungen im Dokument annehmen“ angeklickt werden. Bei einem QM-Dokument mit QS-Nr. der Art PZx.y (Prozessbeschreibung) werden bei der Freigabe das Freigabedatum „XXX“ durch das aktuelle Freigabedatum ersetzt und die „Dokumenteigenschaften“ aktualisiert.
-* Liste QS-Nr.: LI510.xx
+===Archivierung eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf===
-* Plan QS-Nr.: PL501.xx
+Bei der Freigabe eines QM-Dokument-Updates (Revisions-Nr. > 0) wird die im Laufwerk ''J:\iso9001\QW\QM-DOK'' ungültig gewordene Dokumentversion ins Verzeichnis ''J:\iso9001\Archiv\_QM-SYSTEM-IMT\#QMH-ISO2000-UNGÜLTIG gewordene QS-Dok'' in die entsprechenden Unterverzeichnisse verschoben. Damit stehen alle aktuellen QM-Dokumente nach erfolgter Erstfreigabe bzw. freigegebener Revisionsänderung allen IMT-Mitarbeitern, die über die nötigen Zugriffsrechte verfügen, im Verzeichnis ''J:\iso9001\QW\QM-DOK'' zur Verfügung. Ein weiterer Zugriff auf die freigegebenen QM-Dokumente ist über das IMT-Wiki unter dem Begriff „Quality Management“ möglich. Nach der erfolgten Erstfreigabe bzw. freigegebenen Revisionsänderung eines QM-Dokuments muss durch QW eine Aktualisierung der Freigabelisten erfolgen. Die Aktualisierung betrifft die Listen QS-Nr.: LI212.xx, QS-Nr.: LI299.xx, QS-Nr.: LI510.xx (bei Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 €) und LI_Revision-Änderungen.
-* Plan QS-Nr.: PL502.xx
-<u>FuE3-TN:</u>
-* Liste QS-Nr.: LI404.xx
-* Liste QS-Nr.: LI405.xx
-<u>AC:</u>
-* Liste QS-Nr.: LI400.xx
-* Liste QS-Nr.: LI410.xx
-* Liste QS-Nr.: LI512.xx
-* Liste QS-Nr.: LI519.xx
-* Liste QS-Nr.: LI701.xx
 ==Mitgeltende Unterlagen==
-* [[AA202_Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung|Arbeitsanweisung 202]]
+* [[AA200_Dokumentenmanagement-Elektronischer APF-Umlauf|Arbeitsanweisung 200]]
 * [[AA203_Dokumentenmanagement-Struktur und Kennzeichnung|Arbeitsanweisung 203]]
 * [[:file:LI212.02_Liste der APF-Nummern.xlsx|Liste 212]]
+* [[:file:LI299.06_Liste der QM-Dokumente.xlsm|Liste 299]]
 * [[:file:LI510.02_Beschaffungsgüter.xlsx|Liste 510]]
+* [[:file:LI_Revision-Änderungen.xlsm|Liste Revision-Änderungen]]
-* [[6.4_Dokumentenmanagement|Prozess 6.4]]
+* [[6_Dokumentenmanagement|Prozess 6]]
 [[Category:QMS]]
 [[Category:Arbeitsanweisungen]]
-{{Suchbegriffe|APF-Umlauf, Dokumentenmanagement}}
+{{Suchbegriffe|APF-Umlauf, Dokumenteigenschaften, Dokumentenmanagement, Freigabedatum, Freigabelisten, Prozessbeschreibung, Revision, Revisionsnummer, Spezifikation}}

AA202 Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung: Difference between revisions

Latest revision as of 16:37, 25 July 2019

Contents

Zweck

Anwendung

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

Abkürzungen

Beschreibung

Vorbereitung eines QM-Dokuments für den APF-Umlauf

Freigabe eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf

Archivierung eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf

Mitgeltende Unterlagen

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