AA202 Dokumentenmanagement-Freigabe und Archivierung

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English version

Arbeitsanweisung 202
Revision 08
Stand 22.11.2016
Bearbeiter Feit


Zweck

Beschreibung der formalen Vorgehensweise zur Vorbereitung von neu erstellten bzw. geänderten QM-Dokumenten mit QS-Nr. und von neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikation-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 € für den APF-Umlauf und zu deren Freigabe und Archivierung nach dem APF-Umlauf

Anwendung

Der Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung bezieht sich auf alle QM-Dokument-Typen mit QS-Nr., die in der Arbeitsanweisung QS-Nr.: AA203.xx definiert sind und auf alle neu erstellten Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 €.

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

Abkürzungen

APF Antrag, Prüfung, Freigabe
QM Qualitätsmanagement
QS-Nr. Qualitätssicherungs-Nummer
QW Qualitätswesen

Beschreibung

Vorbereitung eines QM-Dokuments für den APF-Umlauf

Vor dem APF-Umlauf wird das vom Antragsteller erstellte bzw. geänderte QM-Dokument von QW im Laufwerk J:\iso9001\QW\QM-DOK\Entwurf+Update im entsprechenden Unterverzeichnis, entweder Entwurf (bei neu erstelltem Dokument) oder Update (wenn mindestens bereits eine erste Version freigegeben war), abgespeichert. Alle anstehenden, formalen und inhaltlichen Korrekturen des QM-Dokuments werden in diesen Unterverzeichnissen durchgeführt. Zur formalen Vorbereitung eines QM-Dokuments für den APF-Umlauf durch QW gehören das Prüfen und ggf. Aktualisieren der Revisionsnummer, das Löschen des aktuellen Erstell- und Freigabedatums und dessen Ersatz durch „XXX“, sowie die Aktualisierungen der Fußzeile „Ablage:…“ und der „Dokumenteigenschaften“. Die Aktualisierung der „Dokumenteigenschaften“ betrifft dabei folgende Punkte:

Autor: Dokumentersteller
Titel: Dokumenttitel
Schlüsselwörter: Vollständige QS-Nr. mit aktualisierter Revisions-Nr.
Kommentare: Noch nicht freigegebene Entwurf(Update)-Version
APF-Nr.

Zur formalen Vorbereitung eines QM-Dokuments mit QS-Nr. der Art PZx.y (Prozessbeschreibung) zum APF-Umlauf durch QW gehören das Löschen des aktuellen Freigabedatums und dessen Ersatz durch „XXX“, sowie die Aktualisierung der Revisionsnummer und der „Dokumenteigenschaften“. Der Verzeichnispfad erhält die Erweiterung „_Revxx-Prozessbeschreibung“, wobei „xx“ die in Betracht kommende neue Revisionsnummer ist. Nach Beendigung des APF-Umlaufs und der Übernahme der Kommentare aus der PDF-Datei in das freizugebende QM-Dokument wird von QW in der Liste QS-Nr.: LI212.xx, Spalte „I“, das QM-Dokument mit „X“ als vom „APF-Umlauf zurück“ vermerkt und wie im Kapitel 4.2 beschrieben freigegeben.

Freigabe eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf

Je eine Kopie der QM-Dokumentdatei wird vom Entwurf (Update)-Verzeichnis in das dem Dokumenttyp entsprechende Verzeichnis auf den Laufwerken J:\iso9001\QW\QM-DOK und J:\iso9001\Archiv\_QM-SYSTEM-IMT\4.02 Revisionen ALT kopiert.Im Laufwerk J:\iso9001\QW\QM-DOK wird die QM-Dokumentdatei wie folgt bearbeitet: Das Freigabedatum „XXX“ wird durch das aktuelle Freigabedatum ersetzt. Das Erstellungsdatum des QM-Dokuments wird gleich dem Freigabedatum gesetzt. Die Fußzeile „Ablage:…“ wird aktualisiert. Die „Dokumenteigenschaften“ des QM-Dokuments werden folgendermaßen aktualisiert:

Autor: Dokumentersteller
Titel: Dokumenttitel
Schlüsselwörter: Vollständige QS-Nr. mit aktualisierter Revisions-Nr.
Kommentare: Freigegebene Entwurf(Update)-Version
APF-Nr. XXXX

Vor dem Abspeichern des freigegebenen QM-Dokuments muss der Modus „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert sein. Bei einem weiteren Dokument-Update werden dadurch alle durchgeführten Änderungen sichtbar. Sind alle Änderungen im QM-Dokument erfolgt, muss vor dem Abspeichern das Symbol „Alle Änderungen im Dokument annehmen“ angeklickt werden. Bei einem QM-Dokument mit QS-Nr. der Art PZx.y (Prozessbeschreibung) werden bei der Freigabe das Freigabedatum „XXX“ durch das aktuelle Freigabedatum ersetzt und die „Dokumenteigenschaften“ aktualisiert.

Archivierung eines QM-Dokuments nach dem APF-Umlauf

Bei der Freigabe eines QM-Dokument-Updates (Revisions-Nr. > 0) wird die im Laufwerk J:\iso9001\QW\QM-DOK ungültig gewordene Dokumentversion ins Verzeichnis J:\iso9001\Archiv\_QM-SYSTEM-IMT\#QMH-ISO2000-UNGÜLTIG gewordene QS-Dok in die entsprechenden Unterverzeichnisse verschoben. Damit stehen alle aktuellen QM-Dokumente nach erfolgter Erstfreigabe bzw. freigegebener Revisionsänderung allen IMT-Mitarbeitern, die über die nötigen Zugriffsrechte verfügen, im Verzeichnis J:\iso9001\QW\QM-DOK zur Verfügung. Ein weiterer Zugriff auf die freigegebenen QM-Dokumente ist über das IMT-Wiki unter dem Begriff „Quality Management“ möglich. Nach der erfolgten Erstfreigabe bzw. freigegebenen Revisionsänderung eines QM-Dokuments muss durch QW eine Aktualisierung der Freigabelisten erfolgen. Die Aktualisierung betrifft die Listen QS-Nr.: LI212.xx, QS-Nr.: LI299.xx, QS-Nr.: LI510.xx (bei Spezifikationen mit der Spezifikations-Nr. 28XXXX.xx für Beschaffungen > 25000 €) und LI_Revision-Änderungen.

Mitgeltende Unterlagen

keywords
APF-Umlauf, Dokumenteigenschaften, Dokumentenmanagement, Freigabedatum, Freigabelisten, Prozessbeschreibung, Revision, Revisionsnummer, Spezifikation
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