AA902 Beschaffung

English version

Arbeitsanweisung	902
Revision	7
Stand	dd.mm.2015
Bearbeiter	Giraud

Zweck

Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen.

Anwendung

Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal.

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

KIT-Lieferant: Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist.

KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge: Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind.

Einkaufswagen: Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)).

Dispo: Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

Abkürzungen

AC-KA	Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
AL	Abteilungsleiter
APF	Antrag, Prüfung und Freigabe
AServ	Allgemeine Services
BA-Nr.	Bestellanforderungsnummer
BeRil	Beschaffungsrichtlinien des KIT
BL	Bereichsleiter
EK	Einkaufswagen
EVM	Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
FIMA/ANBU	Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
KIT-CN	Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
KIT-CS	Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
QW	Qualitätswesen
SP-Nr.	Spezifikations-Nummer
T-WEP	Technische Wareneingangsprüfung

Beschreibung

Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs an den Einkaufswagen angehängt, sowie im EK in der „Internen Notiz“ auf eine entsprechende Betriebsanweisung hingewiesen werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen/Layouts vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen/Layouts, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet.
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

Erstellen einer SP

Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

SP403XXX.xx und SP404XXX.xx
Diese Nummernkreise sind für IMT-Lagerwaren reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX
Diese Nummernkreise sind für IMT-Lagerwaren reserviert, die dem Hauptlager des KIT-CN entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

SP28XXXX.xx
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende Anlagen und Geräte über 25 T€ reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird.

SP26XXXX.xx
Dieser Nummernkreis ist für Dienstleistungen/Werkverträge reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen bzw. Layouts basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx, freigegebene Layouts eine Freigabe-Nr. der Art XXXX_xx_Ax. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden.

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Unterteilung in Lager- und Nichtlagerware, späterer Aufbewahrungsort, Lagerbedingungen, Prüfmerkmale für die T-WEP und Nettoeinzelbeschaffungspreis. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden.

Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal

neuer Text

Mitgeltende Unterlagen

• LI510.xx
• SP400000.xx
• PZ 8.1

keywords
Verschicken, Versenden, Wegschicken, Loswerden, Versandanzeige