AA902 Beschaffung

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Arbeitsanweisung	902
Revision	7
Stand	dd.mm.2015
Bearbeiter	Giraud

Zweck

Beschreibung der Erstellung eines elektronischen Einkaufswagens (EK) über das Intranet des KIT; Festlegungen, wann eine Spezifikation (SP) zu einer Beschaffung erstellt werden muss; Vorgehensweise bei der Erstellung einer SP und der Beschaffung von Gefahrstoffen.

Anwendung

Betrifft alle Beschaffungen des IMT hinsichtlich Leistungen (Dienstleistungen/Werkverträge) und Gütern (Hilfs-/Verbrauchsmaterial, Geräte, aufzubauende Anlagen, Hauptlagerware (nur KIT-CN)) über das SAP NetWeaver Portal.

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

KIT-Lieferant: Ein Lieferant, der im SAP des KIT erfasst ist.

KIT-Rahmenvertrag/Instandhaltungsverträge: Vertrag eines Lieferanten mit dem KIT, bei dem in der Regel Dienstleistungen vertraglich geregelt sind.

Einkaufswagen: Im KIT die elektronische Abwicklung im SAP NetWeaver Portal von Leistungsanforderungen/ Fahrdienstaufträgen/ Gästebewirtungen/ Versandanzeigen/ Freitextbestellungen/ Web-Shops (nur diejenige, die an das SAP NetWeaver Portal angebunden sind) und Materialreservierungen (KIT-Lagerware, Hauptlager (nur KIT-CN)).

Dispo: Planung in Bezug auf Menge bzw. Kapazitäten

Abkürzungen

AC-KA	Administration, Controlling und Mitarbeiter-Kaufmännische Abwicklung
AL	Abteilungsleiter
APF	Antrag, Prüfung und Freigabe
AServ	Allgemeine Services
BA-Nr.	Bestellanforderungsnummer
BeRil	Beschaffungsrichtlinien des KIT
BL	Bereichsleiter
EK	Einkaufswagen
EVM	Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
FIMA/ANBU	Finanzmanagement / Anlagenbuchhaltung
KIT-CN	Karlsruher Institut für Technologie Campus Nord
KIT-CS	Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd
QW	Qualitätswesen
SP-Nr.	Spezifikations-Nummer
T-WEP	Technische Wareneingangsprüfung

Beschreibung

Der Ablauf der Beschaffung von Gütern am IMT ist im Prozess PZ 8.1 in Form eines Flussdiagramms detailliert dargestellt. Für eine Beschaffung muss im SAP NetWeaver Portal des KIT ein EK vom Anforderer ausgefüllt werden. Wird für eine Beschaffung eine SP benötigt, so muss diese in einer von QW freigegebenen Form vorliegen. Bei der Beschaffung eines Gefahrstoffs müssen ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt des Gefahrstoffs an den Einkaufswagen angehängt, sowie im EK in der „Internen Notiz“ auf eine entsprechende Betriebsanweisung hingewiesen werden. Bei der Beschaffung von Erzeugnissen aus externen Dienstleistungen/Werkverträgen müssen ggf. freigegebene Zeichnungen/Layouts vorliegen. Durch Abgabe eines unterschriebenen Ausdrucks des EK gemäß Unterschriftenregelung und mitgeltender Dokumente, wie z. B. Angebot, ggf. Begründung und ggf. freigegebener Zeichnungen/Layouts, an AC-KA wird der Beschaffungsvorgang gestartet.
Im Folgenden sollen die für eine Beschaffung wichtigen Schritte, wie das Erstellen einer SP und eines EK bzw. die Vorgehensweise bei der Beschaffung von Gefahrstoffen näher beschrieben werden. Die nachfolgend beschriebenen Ausführungen beziehen sich dabei ausschließlich auf Beschaffungen im SAP NetWeaver Portal.

Erstellen einer SP

Bei bestimmten Beschaffungen müssen Spezifikationen erstellt werden. In der Liste QS-Nr.: LI510.xx sind Nummernkreise der Art SPXXXXXX.xx aufgeführt, die festlegen, für welche Arten zu beschaffender Güter eine SP erstellt werden muss. Die Nummernkreise werden im Folgenden näher beschrieben:

SP403XXX.xx und SP404XXX.xx
Diese Nummernkreise sind für IMT-Lagerwaren reserviert. Beim Erstellen der Spezifikation muss darauf geachtet werden, dass Angaben zum Lagerort (muss bei AC-KA erfragt werden!), zu den Lagerbedingungen, zum Lieferant und zur Dispo (ab welchem Restbestand nachbestellt werden muss) gemacht werden. IMT-Lagerware wird nur durch AC-KA bestellt.

SP5XXXXX, SP6XXXXX, SP7XXXXX und SP8XXXXX
Diese Nummernkreise sind für IMT-Lagerwaren reserviert, die dem Hauptlager des KIT-CN entnommen werden. Diese Nummernkreise stellen durch das Fehlen der Revisions-Nr. .xx eine Besonderheit dar. Die Nummernkreise entsprechen den im Hauptlager verwendeten Material-Nummern. Die Umbuchungen erfolgen nur durch AC-KA.

SP28XXXX.xx
Dieser Nummernkreis ist für aufzubauende Anlagen und Geräte über 25 T€ reserviert. Hinsichtlich einer aufzubauenden Anlage muss bei FIMA/ANBU eine Vorabanlagen-Nummer beantragt werden, die in der zu erstellenden SP eingetragen wird.

SP26XXXX.xx
Dieser Nummernkreis ist für Dienstleistungen/Werkverträge reserviert, die auf freigegebenen Zeichnungen bzw. Layouts basieren. Freigegebene Zeichnungen erhalten eine Freigabe-Nr. der Art Z-9XXXXX.xx, freigegebene Layouts eine Freigabe-Nr. der Art XXXX_xx_Ax. Die jeweilige Freigabe-Nr. muss in der zu erstellenden SP eingetragen werden.

Eine SP wird erstellt, indem die SP-Vorlage SP400000.xx vom Anforderer ausgefüllt wird. Eine entsprechende SP-Nr. wird von QW vergeben, die vom Anforderer in der SP-Vorlage und im EK vermerkt wird. Auf Seite 1 der Vorlage werden allgemeine Daten abgefragt, wie z. B. Art des zu beschaffenden Gutes, Produktname, Lieferant, Unterteilung in Lager- und Nichtlagerware, späterer Aufbewahrungsort, Lagerbedingungen, Prüfmerkmale für die T-WEP und Nettoeinzelbeschaffungspreis. Auf Seite 2 der Vorlage müssen die Leistungsdaten des zu beschaffenden Gutes näher spezifiziert werden.
Eine erstmalig erstellte oder eine vorhandene, aber geänderte SP wird durch QW bis zu einem Beschaffungswert von 25 T€ ohne APF-Umlauf freigegeben. Ab einem Beschaffungswert von 25 T€ muss die SP in einem APF-Umlauf unter Mitwirkung aller BL bzw. AC-KA und AC-TI freigegeben werden, um den Informationsfluss und ggf. die Möglichkeit der Einflussnahme sicherzustellen. Auf den APF-Umlauf kann verzichtet werden, wenn innerhalb des Leitungsteams bzw. der Abteilungsleiterbesprechung des IMT bereits ein ausreichender Informationsfluss zur anstehenden Beschaffung gewährleistet wurde. In Sonderfällen kann ein APF-Umlauf auch schon bei einem geringeren Beschaffungswert erfolgen. Dies kann QW oder ein BL veranlassen. Eine SP muss in durch QW freigegebener Form bei Abgabe des EK bei AC-KA vorliegen, damit der Beschaffungsvorgang ausgelöst werden kann.

Bestellungen ohne SP
Alle Bestellungen, die nicht den vorher genannten Nummernkreisen zugeordnet werden können, benötigen keine SP. Sie müssen jedoch im EK durch den Bestelltext und die Artikelnummer eindeutig und rückverfolgbar beschrieben sein.

Erstellen eines EK im SAP NetWeaver Portal

Sämtliche EK werden im KIT über das SAP NetWeaver Portal erfasst. Auf der KIT-Homepage findet man unter „Informationen A-Z“ unter „Beschaffungen KIT“ die Einstiegsseite „SAP NetWeaver Portal“. Das Portal dient zum Bearbeiten aller über das SAP NetWeaver Portal bereitgestellten Vorgänge wie etwa das Ausfüllen eines EK, die Personentageerfassung und das Controlling (soweit die Rechte dafür vorhanden sind). Zur Katalogrecherche ohne Bestellfunktion kann über den Link http://www.orbit.kit.edu/132.php gelangt werden. EK über Konten des KIT-CN kann jede/r Berechtigte im SAP NetWeaver Portal selbst erstellen, während EK über Konten des KIT-CS nur durch BL-AC oder AC-KA erstellt werden können. Die Erfassung eines EK setzt voraus, dass für den Anforderer im SAP NetWeaver Portal des KIT ein Benutzerstamm angelegt ist. Dieser wird für neue MitarbeiterInnen bei Arbeitsbeginn am IMT von AC, zusammen mit dem Stammsatz für die Personentageerfassung, bei AServ beantragt.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte (Eingabefelder) beim Erstellen eines EK näher erläutert, wobei ggf. IMT-spezifische Regeln zu beachten sind. Bei noch offenen Fragen erteilen AC-KA oder BL-AC Auskunft.
Zum Erfassen eines Einkaufswagens muss man sich zunächst am SAP NetWeaver-Portal anmelden. Man gelangt auf die „Einkaufen-Willkommensseite“ und klickt unter „Einkaufswagen“ auf „Ein-Schritt-Einkaufen“. In dem sich dann öffnenden Fenster klickt man auf „Einkaufswagen anlegen“, in dem sich neu öffnenden Fenster dann auf „Werte setzen“. In dem sich jetzt öffnenden Fenster „Standardeinstellungen ändern“ müssen dann an einigen Stellen Daten eingegeben werden, die für alle nachfolgenden Bestellpositionen gelten:

Reiter „Positionsgrunddaten“
Produktkategorie
Hier wird eine Produktkategorie voreingestellt gemäß Kontenplan. Die Produktkategorie kann über eine vorhandene Suchfunktion ausgewählt werden.
Besonderheit: Bei Investitionen, d. h. bei eigenständig nutzbaren Gegenständen ab 150 € oder bei aufzubauenden Anlagen aus mehreren Komponenten, muss eine Produktkategorie ausgewählt werden, die mit dem Begriff „Investition“ beginnt. Nur dann wird später im Reiter „Kontierung“ die richtige Kontierungsart bzw. der richtige Kontierungstyp „Anlage“ automatisch ausgewählt.

Standort/Werk
Bei IMT-MitarbeiterInnen muss standardmäßig das Werk 2 hinterlegt sein (Werk 102 „Karlsruher Institut für Technologie IMT-Campus Nord“). Nur bei Bestellungen im Hauptlager KIT-CN muss auf Werk 1 (Werk 101 „Karlsruher Institut für Technologie, Campus Nord“) vor dem Erstellen des EK umgestellt werden.

Mitgeltende Unterlagen

• LI510.xx
• SP400000.xx
• PZ 8.1

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Verschicken, Versenden, Wegschicken, Loswerden, Versandanzeige