Versand

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Sobald etwas das IMT verlässt, muss eine Versandanzeige erstellt werden, auch wenn es auf dem Gelände des KIT-CN bleibt. In letzterem Fall muss eine interne Versandanzeige erstellt werden.

Allgemeines zu einer externen Versandanzeige

Um Waren/Geräte aus dem KIT-CN auszuführen muss generell eine Versandanzeige ausgefüllt werden.

Siehe Allgemeine Sicherheitsregelungen KIT-Campus Nord [1]
- 2.3 Ein-oder Ausfuhr von Waren und Geräten

Für Abholungen oder Mitnahmen gilt dies ebenfalls.

Diese Regelung betrifft das Gelände von KIT-CN. Somit muss man auch eine Versandanzeige ausfüllen, wenn man Waren/Geräte an KIT-CS bringt.

Versandanzeige anlegen

Die Versandanzeige muss über das SAP-System "bestellt" werden.

Klicke auf Einkaufen.
Datei:Vorlage_Versandanzeige_SRM_KIT_1.jpg.png
Klicke links in der Navigation auf Ein-Schritt-Einkaufen. (4-Wizard-Einkaufen ist ebenfalls möglich, im Folgenden wird aber das Ein-Schritt-Einkaufen beschrieben. Inhaltlich gleich, nur andere Aufteilung des Formulars.)
Klicke auf Einkaufswagen anlegen.
Datei:Vorlage_Versandanzeige_SRM_KIT_2.jpg.png
Das folgende Formular erscheint:
700px

Allgemeine Daten

Auswahl der Auftragsart: Versandanzeige
Kopfnotiz: Details zum auszuliefernden Gegenstand (taucht später auf der Versandanzeige auf)
Genehmigungsnotiz: leer lassen
Anforderer: überprüfen
Telefonnummer: überprüfen
E-mail Adresse: überprüfen

Angaben zum Versand

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

Datum: Versanddatum
Versandart: DHL-Paket (Std): normaler Versand in 1-3 Werktagen
DHL Express Nat.: Expressversand innerhalb eines Tages / über Nacht in Deutschland
DHL Express Int.: Expressversand international
Spedition ITK: große, sperrige Gegenstände, die nicht mit DHL verschickt werden können
Mitnahme: persönliche Übergabe
Abholung: Abholung durch den Kunden
Versandgrund: Falschlieferung: falsche Ware geliefert
Doppellieferung:
Überlieferung: zu viel geliefert. z.B. 5 Flaschen bestellt, 10 geliefert
Transportschäden: Ware beschädigt eingetroffen
Garantie-Reparatur:
Verkauf: Waren, für die eine Rechnung ausgestellt wird
Sonstiges: alles andere, u.a. KNMF-Erzeugnisse ohne Rechnung
Frachtzahler: KIT oder Empfänger
Bruttogewicht: Gewicht des Versandgegenstands
Gesamtwert: Verkaufswert des Versandguts (wichtig für Zoll)
Bei Verkauf ist zwingend der Angebotswert einzutragen.
Bei kostenloser Abgabe im Rahmen von Forschungsprojekten (z.B. KNMF) muss ein plausibler Schätzwert angegeben werden.
Hinweis: Bei einem Warenwert >1000 € muss eine Ausfuhrerklärung veranlasst werden.
Auftragsnummer KIT: IMT-Projektnummer JJ-XXX (z.B. 09-813)
Name: Name und Anschrift des Empfängers
Liste aller hinterlegten Kontakte: Klick auf Symbol hinter Feld. Eine eigene Liste von Empfängern kann derzeit noch nicht angelegt werden.
Straße/Nr.: Hausnummer in eigenes Feld eintragen
PLZ/Ort: Postleitzahl und Ort in getrennte Felder eintragen
Land: Bestimmungsland
Persönliche Werteliste pflegen
Gebäudenummer: 0307
Institutsbezeichnung: IMT
Raumnummer: 122 (Anm.: Wareneingang / -ausgang)
Angaben zum Versand(EKM)/Abholstelle/Bereitstellungsort: Anlieferung durch Institut: Standardauswahl
Abholung durch EKM/Versand: bei großen und/oder schweren Gegenständen
Gebäudenummer: bei Auswahl Abholung durch EKM/Versand, sonst leer lassen
RaumNr: bei Auswahl Abholung durch EKM/Versand, sonst leer lassen
Strahlenschutzerklärung: Haken setzen
Erklärung, dass das Versandgut nicht radioaktiv ist.
Abfallerklärung: Haken setzen
Erklärung, dass das Versandgut kein Abfall ist.
Gefahrgut / kein Gefahrgut: entsprechendes anklicken
Bei Gefahrgut müssen Kopien der Sicherheitsdatenblätter zusammen mit der Versandanzeige bei AC-KA (Versand) abgegeben werden!
Bitte die Versandordnung Gefahrgut beachten!
Eigenschaft: entsprechend Haken setzen

Folgende Felder können leer gelassen werden:

Europalette: Anzahl
Einweg: Anzahl
Karton: Anzahl
Kisten: Anzahl Holzkisten
sonstige Verpackung
Einkäufer
Einkaufsbeleg
Warenscheinnr.
Lieferscheinnr.
Chargen Nr.

Positionsdetails

Im Unterpunkt Positionsübersicht auf Details klicken, es öffnet sich das Menü Positionsdetails. Die entsprechende Zeile muss in der Positonsübersicht markiert sein.

Positionsdaten

Produkt-ID: leer lassen
Beschreibung: Kurzbeschreibung (steht später auf Versandanzeige)
Produktkategorie: nicht verändern (990047300 [Sonstiges 68201000 Porto, Telefon])
Buchungskreis: nicht verändern
Lieferantenproduktnummer: leer lassen
Einkäufergruppe: nicht verändern
Gefahrenstoff: anklicken, wenn Chemikalie o.ä.
Radioaktiv: anklicken, wenn nötig
Warenempfänger: eigener Name (Anforderer), nicht der Kundenname
Telefon: eigene Telefonnummer (Kurzwahl 2XXXX)
E-Mail Adresse: eigene E-Mail Adresse
Bestellmenge/Einheit: ST (Stück), FL (Flasche), etc.
Liste aller Einheiten: Button hinter Feld klicken, Alle Werte, auf Start Search klicken
Preis/Währung: Nettopreis
Liste aller Währungen: Button hinter Feld klicken, Alle Werte, auf Start Search
Preiseinheit: Anzahl Gegenstände für den Preis (z.B. bei Angebot von 5 Fl. für einen Gesamtpreis von 100 €)
Lieferdatum: Versanddatum
Standort / Werk: nicht ändern (102 [Karlsruher Institut für Technologie IMT - Campus Nord])
Lagerort: leer lassen
Incoterm-Klausel/Ort: leer lassen
Institutsbezeichnung: nicht ändern (50003253 [IMT Institut f. Mikrostrukturtechnik])
Gebäudenummer: nicht ändern (0307)
Raumnummer: nicht ändern (122)
Rabatt-Typ: leer lassen
Rabattwert: leer lassen

Kontierung

Nummer zuweisen: FE.5370.XXXX.YYYY
Liste aller Nummern: Button hinter Feld klicken, Alle Werte

alle anderen Felder nicht ändern

Notizen und Anlagen

Lieferantentext: Details zum Versandgut eintragen
Interne Notiz: leer lassen

Lieferadresse/Erbringungsort

nichts ändern

Bezugsquellen/Leistungserbringer

nicht verändern

Genehmigungsprozessübersicht

nicht verändern

Versandanzeige abschließen, drucken und genehmigen

Nach Eintrag aller notwendigen Daten, auf Prüfen klicken.
Wenn alles korrekt, auf Bestellen klicken und anschließend Fenster schließen.
Drucken der Versandanzeige:
1. Im Hauptfenster beim Einkaufswagen der Versandanzeige das graue Quadrat am Zeilenanfang anklicken. Die Zeile wird dann gelb unterlegt.
2. Klicke auf Druck Status.
Versandanzeige vom Abteilungsleiter (AL) unterschreiben lassen. (gemäß "Unterschriftsberechtigungen am IMT"(Speicherort: J:/iso9001/QW/QM-DOK/Qualitaetshandbuch-Intranet/Mitarbeiter-Info/Gesch%C3%A4ft/Unterschriftenregelung.pdf))

Hinweise

Die mit * versehenen Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.
- Informationen zum Versand / Hinweise für den Warenempfänger in dem Feld Kopfnotiz
- Falls Sie Gefahrgut versenden müssen, bitte den Haken bei Gefahrgut setzen, und die Sichherheitsdatenblätter in Kopie an AC.KA (Versand)zusammen mit der Versandanzeige geben.
Falls Sie sich nicht sicher sind und sich erst einmal die Versandanmeldung anschauen möchten, bitte auf sichern klicken.

Warenausgangsprüfung

Warenausgansprüfung notwendig?
- Prüfung anhand der Liste LI910.xx Ausnahmen von der Warenausgangsprüfung (Speicherort:J:\iso9001\QW\QM-DOK\_Listen (LI)).
- Keine Ausnahme? Dann Formblatt FB914.xx (Speicherort: J:\iso9001\QW\QM-DOK\_Formblaetter (FB)\900) ausfüllen.
- Bei Zweifeln, ob Prüfung erforderlich oder bei Fragen zu FB914.xx an Hr. Feit wenden.
Mit ausgefülltem Formblatt und ausgedruckter Versandanzeige zu Hr. Feit gehen und Richtigkeit beglaubigen lassen.

Versandgut mit Versandanzeige und ggf. FB914.xx während der Öffnungszeiten 10-12 Uhr zum Wareneingang/-ausgang (Bau 307, Raum 122) zu AC-KA (Versand)Fr. Giraud bringen.
Fr. Giraud kopiert Versandanzeige und FB914.xx:
- Fr. Giraud bekommt die Orignial-Versandanzeige.
- Hr. Feit bekommt eine Kopie der Versandanzeige und das Original-FB914.xx.
- Versender bekommt eine Kopie der Versandanzeige und des FB914.xx zur Ablage im Projektordner.
- Fr. Rothweiler bekommt ggf. eine Kopie der Versandanzeige und des FB914.xx.
Unterlagen für Hr. Feit und Fr. Rothweiler in die Hauspost geben.

Interne Versandanzeige

Interne Versandanzeigen werden ausgefüllt, wenn etwas das IMT verlässt, das aber auf dem KIT Gelände bleibt. Dazu muss das Formblatt FB717.xx ausgefüllt werden.

J:\iso9001\QW\QM-DOK\_Formblaetter (FB)\700

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