2 Institutspolitik

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Prozess:	2
Revision:	7
Stand:	18.07.2019
Eigner:	IL

Prozessbeschreibung

Abkürzungen

AC	Administration, Controlling und Personal
ChemA	Chemikalien-Management-System des KIT
CTE	Core Technologies
DMA	Drittmittelanzeigen
EVM	Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft
FuE	Forschung und Entwicklung
IL	Institutsleitung - Executive Director
ILA	Institutsleitungsausschuss
IMT	Institut für Mikrostrukturtechnik
IV	Institutsversammlung
KIT	Karlsruher Institut für Technologie
QB	Qualitätsbeauftragter
QMH	Qualitätsmanagementhandbuch

Führung, Verantwortung, Befugnisse

Aufgabe der Führung ist es, die Mitarbeiter in Richtung auf ein gestecktes Ziel zum Handeln zu veranlassen. Die Führungspraxis im IMT orientiert sich an den Grundsätzen kooperativer Führung auf der Basis der Delegation. Hierunter versteht das Institut die dauerhafte Übertragung von Aufgaben, Befugnissen und Verantwortung auf einzelne Mitarbeiter.
Jeder Mitarbeiter erhält einen fest umrissenen Aufgabenbereich, der mit den für die Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Befugnissen ausgestattet ist. Innerhalb dieses Verantwortungsbereichs handelt und entscheidet der Stelleninhaber selbständig. Er handelt entsprechend der für den Aufgabenbereich gültigen Prozessbeschreibungen, Arbeits- und Prüfanweisungen, sowie den nachgeordneten Dokumenten.
Jeder Mitarbeiter ist für sein Handeln und Unterlassen verantwortlich. Darüber hinaus ist ein mit Führungsaufgaben betrauter Mitarbeiter (= Vorgesetzter) dafür verantwortlich, dass er seine Führungspflichten gegenüber den Mitarbeitern ordnungsgemäß erfüllt. Die Schwerpunkte der Führungsverantwortung sind Motivation und Kontrolle. Jeder Vorgesetzte stellt sicher, dass die im QMH für seinen Verantwortungsbereich entsprechend den Dienstvereinbarungen und Regelungsabsprachen des KIT (http://www.pse.kit.edu/1145.php) festgelegten Durchführungs- und Mitwirkungspflichten wahrgenommen werden. Jeder Vorgesetzte ist für die Einhaltung der Arbeitssicherheit seiner Mitarbeiter, für die Einhaltung der Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis, für die Einarbeitung seiner Mitarbeiter, für die Vereinbarung von Vertretungsregelungen und damit auch für die Genehmigung von Urlaub verantwortlich.
Die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sind im jeweils gültigen Organigramm eindeutig festgelegt.

Führungsaufgaben

Institutsleitung

Die Institutsleitung bestimmt die wissenschaftlich-technischen Ziele ihres Zuständigkeitsbereichs und vertritt diese nach außen. Die Institutsleitung übt das Direktionsrecht aus und ist für die Mitarbeiter, die Personalpolitik, die Benennung der Institutsbeauftragten und das Budget des Institutes verantwortlich. Sie entscheidet über Mittel und Personal.
Die IL beruft mindestens einmal im Halbjahr eine Sitzung des ILA ein.
Die IL informiert in der IV über wesentliche Angelegenheiten des Instituts und gibt dort Gelegenheit zur Aussprache.

Mitglieder der Leitungsrunde

Die Mitglieder der Leitungsrunde (siehe Organigramm) sind in ihren und den ihnen unterstellten Abteilungen verantwortlich für:

• die Planung und Durchführung der FuE-Arbeiten
• die Finanzen
• das Personal
• die Organisation
  

Darüber hinaus erfolgen in der Leitungsrunde die Abstimmung über die FuE-Strategie und die Koordination der FuE-Arbeiten der verschiedenen Abteilungen.

Qualitätsbeauftragter (QB)

Der Qualitätsbeauftragte ist für die Implementierung, den Erhalt und die Weiterentwicklung des mit den Institutsleitern abgestimmten Qualitätsmanagementsystems zuständig. Er ist verantwortlich für das Erstellen, die Aktualisierung und die Bekanntmachung des Qualitätsmanagementhandbuchs (QMH) und der mitgeltenden Unterlagen.
Der Qualitätsbeauftragte ist verantwortlich für die Planung und die Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen bei Fertigungs- und Prüfmitteln und überwacht und erteilt ihre Freigabe.
Die Verantwortung des Qualitätsbeauftragten hinsichtlich der Durchführung einzelner qualitätsrelevanter Maßnahmen und die diesbezügliche Mitarbeitspflicht sind in den jeweiligen Prozessabläufen festgelegt.
Der Qualitätsbeauftragte hat folgende Aufgaben und Kompetenzen:

• Maßnahmen zur Weiterentwicklung des QM-Systems mit dem Führungskreis diskutieren, deren Umsetzung veranlassen und überwachen
• Ansprechpartner für alle Prozesseigner und Institutsmitarbeiter in Sachen Qualitätsmanagementsystem
• Schnittstellen der Prozesse mit den Prozesseignern koordinieren
• Anregungen zu Verbesserungen an die Prozesseigner geben
  

Administration, Controlling und Personal (AC)

Der Leiter des Bereiches AC ist verantwortlich für:

• die zentralen Verwaltungsdienste
• die zentrale technische Infrastruktur
• die vernetzte IMT Rechner-Systemstruktur
• die Personalverwaltung
• das Personal- und Budget-Controlling
• die Beschaffung aller Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie sonstiger Materialien, Ausrüstungen, Werkzeuge, Ersatzteile und Dienstleistungen (Schnittstelle zu KIT-EVM)
• die kaufmännische Abwicklung von Warenein- und -ausgang, den Empfang der Waren sowie die Verpackung und den Versand von IMT-Lieferungen
• die Lagerhaltung für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• die zentrale Erfassung und Initiierung der Bearbeitung von Kundenanfragen, die zentrale Erstellung des Angebotsentwurfs auf der Basis der Ergebnisse der Plausibilitäts- und Realisierbarkeitsprüfung zum Zweck der Angebotsabgabe durch die Abteilung EVM des KIT einschließlich der dabei notwendigen Abstimmungen des IMT mit EVM, die Umsetzung der Kundenaufträge in IMT-interne Aufträge und die Überwachung der zugesagten Lieferzeiten
  

Darüber hinaus unterstützt die Abteilung AC:

• die Abteilungen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten, insbesondere im Hinblick auf Kostenkalkulation und Freigabe von Drittmittelanzeigen (DMA)
• die Professoren und Lehrbeauftragten in der Durchführung der Lehre am KIT
  

Core Technologies (CTE)

Der Leiter der Abteilung CTE ist verantwortlich für:

• die Erstellung bzw. Überprüfung der technischen Lieferbedingungen der für seine Abteilung benötigten Zulieferungen
• die Kapazitätsplanung und –bereitstellung für seine Abteilung
• die planmäßige Wartung und Instandhaltung der Fertigungs- und Prüfmittel sowie die Kalibrierung der Prüfmittel von CTE
• die Auswahl, Vorbereitung der Bestellung und das Einfahren ersatzweise beschaffter Standard-Ausrüstungen von CTE
• die Erhaltung des spezifikationsgerechten Zustandes der CTE-Räume, insbesondere des Reinraums
• die Genehmigung der Durchführung von Forschungs- und Entwicklungsarbeiten in CTE-Räumen und an der Ausrüstung von CTE

FuE-Abteilungsleiter

Die FuE-Abteilungsleiter:

• verantworten die FuE-Arbeiten in ihren Abteilungen
• planen den Einsatz der personellen und apparativen Ressourcen ihrer Abteilung und machen verbindliche Zusagen über den Beitrag ihrer Abteilung für startende und laufende Projekte
• haben die Budgetverantwortung für das Sachmittelbudget ihrer Abteilung und alle in ihrer Abteilung durchgeführten Drittmittelprojekte
• genehmigen mit Ihrer Unterschrift alle Einkaufswagen, Dienstreisen, Hiwi-Einstellungen und sonstige budgetrelevanten Vorgänge in ihrer Abteilung
• können für einzelne oder alle Projekte und FE-Nummern kostenmäßig begrenzte oder unbegrenzte Untervollmachten erteilen. Diese sind in der Liste „Genehmigung von Einkaufswagen am IMT“ dokumentiert
• schlagen den Vorgesetzten Zielvereinbarungen und Themen für FuE-Arbeiten ihrer Abteilungen vor
• verantworten die Erstellung der Zielsetzungen geplanter Projekte
• führen im Rahmen ihrer laufenden Projekte die technische Kommunikation mit den Kunden
• initiieren die Beschaffung neuer Fertigungs- und Prüfausrüstungen deren Bedarf sich im Rahmen ihrer FuE-Arbeiten ergibt
• sind verantwortlich für die Planung und Genehmigung der Mitarbeiterentwicklung, insbesondere planen und genehmigen sie alle Schulungsmaßnahmen und Konferenzteilnahmen ihrer Mitarbeiter
• unterstützen und betreuen die fachlichen Ansprechpartner ihrer Abteilung, soweit diese Aufgabe nicht den Gruppenleitern zufällt
  

Gruppenleiter

Die Gruppenleiter:

• sind für die Durchführung aller in ihren Gruppen stattfindenden Arbeiten fachlich verantwortlich. Sie kommunizieren auftretende Probleme und Abweichungen ihren Vorgesetzten. Soweit möglich, schlagen sie organisatorische und personelle Maßnahmen zu deren Behebung vor und regen entsprechende Schulungsmaßnahmen an
• überprüfen die in ihrer Gruppe angesiedelten FuE-Arbeiten vor ihrem Beginn auf Plausibilität und Realisierbarkeit. Sie unterstützten die fachlichen Ansprechpartner ihrer Gruppe bei der Erstellung von Projektplänen und Meilensteinterminen unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Ressourcen und betreuen sie während laufender Projekte
• leiten die in ihrer Gruppe arbeitenden Studienarbeiter, Praktikanten, Bachelor- und Masterstudenten und Doktoranden an
  

Laborverantwortliche

Die Laborverantwortlichen werden von der Institutsleitung mit ihrer Aufgabe beauftragt. Die Laborverantwortlichen sind in einer Liste dokumentiert und werden an den Labortüren benannt. Sie sind verantwortlich für:

• die Arbeitssicherheit in ihrem Labor
• die Einhaltung der Allgemeinen IMT-Laborordnung und weiterer laborspezifischer Verordnungen
• die Aufrechterhaltung und die Verbesserung der Arbeitsmöglichkeiten in ihrem Labor
• die Organisation der Chemikalienbewirtschaftung und –inventarisierung (ChemA)
• die Überwachung und Organisation der Abfallentsorgung
  

Für die Erfüllung dieser Aufgaben sind sie in ihrem Labor gegenüber allen sich dort aufhaltenden Personen weisungsbefugt. Die weiteren Verantwortlichkeiten und Berechtigungen sind in der Ernennung zum Laborverantwortlichen festgelegt.

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