AA201 Dokumentenmanagement-Datenschutz und Datensicherung

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English version

Arbeitsanweisung 201
Revision 05
Stand 29.06.2017
Bearbeiter Klein

Zweck

Beschreibung der Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherung IMT-interner Daten und Dokumente

Anwendung

Die Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherung betreffen alle IMT-Bereiche.

Begriffe und Abkürzungen

Begriffe

Abkürzungen

AC-TI Administration, Controlling und Personal-Technische Infrastruktur
CAD Computer-Aided Design
CTE Core Technologies
dxf Austauschformat 2D CAD-Daten
FuE3-TN FuE3-Biophotonik, Teratronische Bauteile
FVB Fertigungsvorbereitung
gds Datenformat für E-Beam-Design-Daten
gpf Dateiformat der Schreib-Datenfiles für den E-Beam
IMT Institut für Mikrostrukturtechnik
KIT Karlsruher Institut für Technologie
NAS Network Attached Storage (Fileserver)
QB Qualitätsbeauftragter
QM Qualitätsmanagement
QMH Qualitätsmanagement-Handbuch
QS-Nr. Qualitätssicherungs-Nummer
QW Qualitätswesen
SCC Steinbuch Centre for Computing (Rechenzentrum des KIT)
tar.gz Dateiformat der Backup-Archivdateien des E-Beam


Beschreibung

Datenschutz

Informationen zur Handhabung des Datenschutzes im KIT erhält man unter folgendem Link:
http://www.dsb.kit.edu/200.php

Datensicherung

Allgemeine Datensicherung am IMT

Die allgemeine Datensicherung am IMT erfolgt auf dem Windows 2008 Print- und Fileserver IMTsrv.

Datensicherung auf dem IMT-Dateiserver/PC-Bereich

Auf dem Fileserver IMTsrv liegen nur temporäre Arbeitsverzeichnisse und Verzeichnisse, die für die PC-Administration benötigt werden. Alle Dateien, die sich in diesen Verzeichnissen verändert haben, werden jede Nacht auf eine Backupplatte auf demselben Server kopiert. Die Benutzerdaten liegen entweder lokal auf den PC-Platten oder auf einem zentralen Fileservercluster des Rechenzentrums SCC \\sccfs.scc.kit.edu\oe\imt. Die Netzlaufwerke des SCC sind mehrfach redundant ausgelegt, so dass ein Datenverlust praktisch ausgeschlossen werden kann. Sowohl auf den lokalen Platten als auch auf den Netzlaufwerken werden mehrere Vorversionen gespeichert, so dass man auf einfache Weise Dateien wieder herstellen kann, die vor nicht allzu langer Zeit gelöscht oder verändert wurden. Bei den Netzlaufwerken kann durch die hohe Redundanz Datenverlust durch Plattenfehler ausgeschlossen werden. Bei den lokalen Platten muss bei einem Plattenausfall jedoch ein Backup vorhanden sein, damit die Daten wieder hergestellt werden können. Die Sicherung der lokalen Dateien liegt in der Verantwortung des Benutzers/der Benutzerin. Die Sicherung kann entweder auf einer lokalen USB-Platte oder wechselweise auf zwei NAS-Backupsystemen gemacht werden. Zum Backup auf den NAS-Systemen steht eine Prozedur zur Verfügung, die alle Benutzerdateien auf der lokalen Platte auf eines der NAS-Systeme spiegelt. Nach der Beendigung des Backups wird für den nächsten Backup automatisch das andere NAS-System angewählt und anschließend der PC runtergefahren. Auf diese Weise stehen immer auch noch die Versionen zur Verfügung, die sich am Vortag geändert haben oder gelöscht wurden.

Spezifische Datensicherung

QS-Dokumente
Die Prozesse des QMH des IMT-QM-Systems und die nachgeordneten, freigegebenen QM-Dokumente mit QS-Nr. (siehe Liste QS-Nr.: LI299.xx) sind auf dem zentralen Fileservercluster des Rechenzentrums im Freigabeverzeichnis \\sccfs.scc.kit.edu\oe\imt\iso9001 in den jeweiligen Unterverzeichnissen abgelegt. Hierauf haben IMT-Mitarbeiter mit Arbeitsverträgen, die länger als ein Jahr laufen, Lesezugriff. Die Schreibberechtigung ist auf den QB, auf die durch den QB mit Schreibrechten versehenen Mitarbeiter und die Systemadministratoren beschränkt. Die Datensicherung erfolgt über die in Kapitel 4.2.2 beschriebene Vorgehensweise.

Die beiden von CTE und FuE3-TN geführten Excel-Listen QS-Nr.: LI404.00.xls und LI405.00.xls sind unter Verzeichnis FVB ebenfalls in dem oben angegebenen Freigabeverzeichnis abgelegt.

QM-Dokumente (z. B. ungültig gewordene QM-Dokumente) sowie sonstige Dokumente, die nur von QW-Mitarbeitern bearbeitet werden können, werden ebenfalls in diesem Freigabeverzeichnis im Unterverzeichnis Archiv\_QM-SYSTEM-IMT\... gesichert. Auf dieses Verzeichnis haben (lesend und schreibend) nur IMT-QW-Mitarbeiter Zugriff. Dieses Verzeichnis unterliegt ebenfalls der unter Kapitel 4.2.2 beschriebenen Datensicherung.

Design-Daten
CAD-Zeichnungen
Alle freigegebenen Zeichnungen werden von AC-TI sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form archiviert. Die Archivierungsdauer beträgt für Papier- und DV-Form 8 Jahre.

a) Papieroriginal-CAD-Zeichnung

Die mit rotem Freigabestempel gekennzeichneten Papier-Zeichnungen werden im Konstruktionsbereich AC-TI aufbewahrt sowie in einer Datenbank verwaltet. Archivierte Originale ungültig gewordener Papier-Zeichnungen sind eindeutig als „UNGÜLTIG“ mit dem Datum, zu dem sie ungültig geworden sind, gekennzeichnet.

b) Zugehörige CAD-Daten

Die CAD-Originaldateien werden im SCC in dem freigegebenen Verzeichnis \\sccfs.scc.kit.edu\oe\imt\cad abgelegt und über die Software „Productstream“ in einer Datenbank verwaltet. Die Datensicherung erfolgt über die in Kapitel 4.2.2 beschriebene Vorgehensweise.

E-Beam-Layout-Datenfiles (dxf/gds-Format)
Die Originaldaten liegen auf dem Rechner IMTEbeamsrv. Ein Daten-Backup liegt für 90 Tage auf der NAS Thecus 5500. Die Originaldaten (nur gds-Format) liegen auf dem J-Laufwerk. Davon liegt ein Daten-Backup für 90 Tage beim Rechenzentrum SCC. Die Archivierung der Layout-Datenfiles erfolgt in 3-monatigem Intervall auf einer externen Festplatte im IMT.

E-Beam-Schreib-Datenfiles (gpf-Format)
Alle gpf-Dateien liegen sowohl auf dem Rechner IMTEbeamsrv als auch auf dem Steuerrechner des Elektronenstrahlschreibers IMTInx02. Ein Daten-Backup wird wöchentlich am Mittwoch erstellt. Das Backup liegt auf einer externen Festplatte, die mit dem Steuerrechner IMTInx02 festgemounted ist. Die Dateiablage liegt unter mnt\bckdisk\A225. Das Format ist *.tar.gz.

Vertrauliche Dokumente
Wissenschaftliche Berichte/Protokolle etc. mit vertraulichem Charakter werden von dem Bereich, in dem sie erstellt wurden, als vertraulich gekennzeichnet und in einem Datenarchiv \\sccfs.scc.kit.edu\oe\imt\Dokumentenarchiv\Archiv2 mit speziell geregelten Zugriffsrechten abgelegt.

Mitgeltende Unterlagen

keywords
CAD-Zeichnungen, Datenschutz, Datensicherheit, Design-Daten, E-Beam, QS-Dokumente
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