Berichte und Veröffentlichungen

Berichte und Veröffentlichungen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

bei einer Besprechung zum Thema Informationsmanagement im IMT am 14. 06. 2006 wurden einige Festlegungen getroffen, die wir in Zukunft zu beachten bitten:

1. CDs mit Proceedings von Tagungen
   Die CDs, die Mitarbeiter von Tagungen mitbringen, werden zentral bei HBM abgelegt.
2. Studentenberichte
   Doktor- und Diplomarbeiten, Berichte über Studienarbeiten, Praktika etc. werden im IMT archiviert. Auf J:\ ist ein Verzeichnis Public\Studentenberichte angelegt, auf das alle IMT-Mitarbeiter [1] Lesezugriff haben. Das Verzeichnis wird von AC gepflegt. Eine Excel-Tabelle Verzeichnis.xls enthält die Arbeiten (Abgabetermin, Thema, Art der Arbeit, Student und Betreuer). Links in der Excel-Tabelle verweisen auf die im Unterverzeichnis Dokumente liegenden Berichten (pdf-Dateien).
   Nach Beendigung der Arbeit müssen die während des Aufenthalts im IMT generierten dienstlichen Daten (nicht nur der Abschlussbericht!) im Institut verfügbar sein, dürfen also nicht einfach vom PC gelöscht werden. Die „Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“, zu deren Einhaltung sich das FZK verpflichtet hat, verlangen, dass wissenschaftliche Primärdaten zum Zweck eventueller Nachprüfung für mindestens 5 Jahre auf Datenträgern aufbewahrt werden.
   Der jeweilige Betreuer ist dafür verantwortlich, dass alle dienstlichen Dateien des Studenten bei der Institutsverwaltung auf CD/DVD vorliegen, wenn der Student das IMT verlässt.
   Von Doktor- und Diplomarbeiten, Studienarbeiten, Praxissemester- und Praktikums¬berichten inklusive der zugehörigen dienstlichen Daten muss der Student jeweils zwei Exemplare auf CD/DVD abgeben. Ein Exemplar verbleibt beim Betreuer, das andere wird beim Sekretariat (Fr. Felkel) abgegeben. Davon unabhängig ist die Verpflichtung zur Abgabe einer schriftlichen Fassung, soweit vorgesehen. Nur wenn die Datenträger vorliegen, darf der Laufzettel für ausscheidende Mitarbeiter vom Betreuer abgezeichnet werden!
   Die Betreuer sind dafür verantwortlich, dass jeder Student nach Beendigung seiner Arbeit den Laufzettel abarbeitet!
   Diplomarbeiten, Studienarbeiten, Praxissemester- und Praktikumsberichte müssen als Word-Dokument an U. Klein übergeben werden, der daraus eine pdf-Datei erzeugt und auf dem Netz ablegt.
3. Veröffentlichungsliste:
   Erschienene Veröffentlichungen, die der Autor über das IMT-Sekretariat bei HBM gemeldet hat (Kopie des in Zeitschrift oder Buch erschienenen Artikels muss abgegeben werden) werden in der FZK-Publikationsliste geführt und sind von jedem Mitarbeiter über das Intranet abrufbar.
   Von den mit einem Antrag auf Veröffentlichung angemeldeten Beiträgen (Zeitschriften- und Buchbeiträge, Vorträge, Poster etc.) wird es in Zukunft eine Aufstellung in einer Excel- oder Access-Datei geben. In dieser Datei werden Autorennamen und bibliographische Daten aufgenommen werden, außerdem eine Angabe über den Bearbeitungsstand (angemeldet, angenommen, o.ä.). Leserechte für diese Datei werden wiederum dieselben IMT-Mitarbeiter, Schreibrechte nur die Institutsleitung und die Sekretariate haben. Wenn der Bearbeitungsstand aktualisiert werden soll, muss der Autor das in einem Sekretariat melden.
   Eine vollständige Fassung oder eine Zusammenfassung, wie sie mit dem Antrag auf Veröffentlichung abgegeben werden müssen, wird in dieser Datei nicht erfasst werden. Wer Interesse an einem Beitrag hat, muss sich mit dem Autor in Verbindung setzen (ob der FBR oder das FSP die Regelung pflegt, die Beiträge intern abzulegen und zugänglich zu machen, ist davon unabhängig).

W. Bacher, U. Klein