Checkliste "Neue Mitarbeiter"

Checkliste „Einstellung, Einführung und Betreuung neuer Mitarbeiter im IMT“

Version 02 vom 10. 4. 2008

Vorbemerkung: Begriffe wie „Bewerber“, „Mitarbeiter“, „Pate“ usw. sind grundsätzlich geschlechtsneutral verwendet.

Bewerbungsphase (gilt nicht für Praktikanten, Diplomanden, Hilf-Fix-Studenten, für Doktoranden nur sinngemäß)

Phase 1

1. Ausschreibung einer Stelle (gemäß Prozess 3-1),
2. Sichten der von HPS über das IMT-Sekretariat an den zuständigen Funktionsbereichsleiter gelangten Bewerbungsunterlagen.
3. Auswahl geeigneter Bewerber, die zur Vorstellung eingeladen werden sollen.
4. In Absprache mit der lnstitutsleitung: Einladung der ausgewählten Bewerber durch HPS. Bei mehr als 2 in Frage kommenden Bewerbern wird die erste Gesprächsrunde vom fachlich Zuständigen geführt, der danach vorgesehene Bewerber wird dann in einem zweiten Gespräch der Institutsleitung vorgestellt.

Phase 2 (Vorstellung im IMT; Bewerbungsgespräch (IMT-Belange))

1. Begrüßung beim zuständigen Funktionsbereichsleiter ggf. in Anwesenheit des zuständigen Gruppenleiters, Vorstellung von FZK, IMT, LIGA und weitere im IMT verwendete Technologien sowie des speziellen Themas, das der neue Mitarbeiter bearbeiten soll.
2. Bewerbungsgespräch (IMT-Belange)
   Gesprächspartner: Kandidat, Institutsleiter, zuständiger Funktionsbereichsleiter, zuständiger Gruppenleiter, Funktionsbereichsleiter AC (optional), Institutsleiter (optional, auf jeden Fall mit einzuladen).
   Vorgehen anhand eines Bewertungsbogens*), der einen Vergleich der Kandidaten ermöglicht.
   1. Rundgang durchs Institut mit dem Funktionsbereichsleiter und/oder Gruppenleiter
   2. Bewerbungsgespräch bei der Personalabteilung (administrative Belange).
   3. Nach Abschluss der Bewerbungsgespräche: Auswahl des geeigneten Bewerbers und ggf. von Ersatzbewerbern durch den Funktionsbereichsleiter in Absprache mit dem lnstitutsleiter und der Personalabteilung.
      IMT/AC schickt den „Einstellungsvorschlag“*) an die Personalabteilung.

Vorbereitung im Institut vor Arbeitsantritt des neuen Kollegen

(Verantwortung: Funktionsbereichsleiter, ggf. delegiert an Gruppenleiter)

1. Einsatzplanung
2. Arbeitsplatz und Arbeitsmittel vorbereiten, ggf. Reinigung veranlassen (Schreibtisch, Schreibutensilien, Telefon, Kommunikationsverzeichnis, Türschild (sobald möglich ein Bild an Systemadministrator), Arbeitskleidung)
3. Information an Systemadministrator wegen Bereitstellung von PC, E-Mail-Adresse, Zugangsberechtigungen zum Intranet/Internet (2 Wochen vor Dienstbeginn).
4. Ernennung eines “Paten“ (Ansprechpartner und Anlaufstelle im Falle von Fragen und kleinen Problemen - nicht notwendigerweise identisch mit dem Vorgesetzten und daher nicht notwendigerweise mit der Arbeitsplanung/kontrolle befasst)
5. Informieren der Kollegen und Mitarbeiter
6. Genügend Zeit für ein einführendes Gespräch und die Vorstellung bei Kollegen und Vorgesetzten einplanen.

Der erste Tag im IMT

(Verantwortung: Funktionsbereichsleiter, ggf. delegiert an Gruppenleiter)

Allgemeiner Teil Begrüßung durch den zuständigen Funktionsbereichsleiter, den Gruppenleiter (das gilt auch für Praktikanten, Diplomanden, Studenten zur Studienarbeit, Hilf-Fix-Studenten, die nicht nach a) und b) ausgewählt wurden) und den „Paten“. I:\QW\QM-DOK1_ORG\FREI\FB\FB101.00_Laufzettel_Neue_Mitarbeiter.doc ausdrucken und abarbeiten Vorstellung bei: (I:\QW\QM-DOK1_ORG\FREI\FB\FB101.00_Laufzettel_Neue_Mitarbeiter.doc ausdrucken und abarbeiten)

• Institutsleitung: Besuchstermin bei der Institutsleitung mit Fr. Felkel verabreden
• Einstellungsgespräch mit Vorgesetzten und Leiter AC, Festlegen von Schulungsbedarf und Einarbeitungszielvereinbarungen, Ausfüllen des Laufzettels ‚Neue Mitarbeiter’ (I:\QW\QM-DOK1_ORG\FREI\FB\FB101.00_Laufzettel_Neue_Mitarbeiter.doc )
• Aushändigung von Standard-Unterlagen gegen Empfangsbescheinigung:
  • Sicherheitsbroschüren, FZK/IMT-Räumungsplan
  • Datenschutzrichtlinie
  • Bei wissenschaftlichen Mitarbeitern Veröffentlichungsrichtlinien
  • Fr. Seither/Fr. Schmolka, Fr. Felkel, Fr. Nowotny, ggf. Fr. Flohr
  • Bei Fr. Seither/Fr. Schmolka Antrag für Werksausweis ausfüllen (wenn nicht von HPS bereits erledigt)!
  • DP Klein (Systemadministrator), EDV-Spielregeln. Zugang zu QMH, Organigramm und anderen Informationsquellen
  • N. Giraud, Einkaufs- und Beschaffungswesen, SRM-Zugang
  • S. Batschauer, Personentagemeldung
  • H. Dinglreiter, H. Benz für Zentrale Technische Infrastruktur
  • Fr. Moritz für die Werkstatt
  • H. Wagner (Hausmeister)
  • falls jemand nicht anwesend ist: Vorstellung so bald wie möglich nachholen!
• Vorstellung bei IMT-Mitarbeitern – Pflichtprogramm:
  • Rundgang, möglichst zusammen mit Gruppenleiter oder Vertreter und „Pate“.
  • Funktionsbereichs- und Gruppenleiter des näheren Arbeitsbereichs (z.B. Mikrooptik, Mikrofluidik, Mikrofertigung o.ä.). Auch hier möglichst bald Nachholen der Vorstellung, falls das beim ersten Rundgang nicht möglich war!
  • Aushang von Passbild (gleich anfordern) und kurzem Vorstellungstext an den Schwarzen Brettern Betreut durch Gruppenleiter und/oder „Paten“:
  • Info über bzw. Besuch bei Personalabteilung, Wache, Kantine etc.(teils Erledigung von Formalitäten, teils Informationen über Besonderheiten des Tagesablaufs im FZK)

Zum Arbeitsablauf

• Erläuterung der geplanten Einarbeitung
• Vorstellung
  • des „Paten“,
  • von Vorgesetzten, Kollegen

Orientierung (betreut vom „Paten“)

• Arbeitsplatz zeigen
• Institut zeigen
• Nach und nach weitere betriebliche Einrichtungen (FTU, Institute, mit denen Kooperationen laufen usw.) zeigen
• Organigramm IMT*), Organigramm FZK (s. Kommunikationsverzeichnis)
• QM-Handbuch*)

Information auch Verweis auf die Mitarbeiterinformationen im HPS-Intranet:

• Urlaub
• Gleitzeit
• Krankheit
• Unfall
• Ggf. Pausenregelung
• Dienstreisen ...

Einarbeitung

(Verantwortung: Funktionsbereichsleiter, ggf. delegiert an Gruppenleiter)

Sicherheitsbelehrung bei Arbeitsaufnahme in chemischen Laboratorien / Arbeitsplatzbezogene Sicherheitsbelehrung (mit schriftlicher Bestätigung) *) durch Gruppenleiter/Laborleiter): Information darüber, dass die Teilnahme an den regelmäßig stattfindenden Gefahrstoffunterweisungen und Sicherheitsbelehrungen im chemischen Labor verpflichtend sind.

Information über

• Dienstreiseanträge
• Beschaffungsdokumente, Versanddokumente
• Handlungsweisen/Rollenverteilung in Projekten nach ISO (Kundenkontakt, PVA, Qualitätskostenerfassung über ELKE, ...)

Arbeitsaufgaben und -Abläufe erläutern

• Erste Aufgaben und angestrebte Ergebnisse besprechen
• Sind Fortbildungskurse erforderlich?

Hilfestellung

• Für Fragen zur Verfügung stehen
• Regelmäßige Gespräche über Fortschritte in der Einarbeitung führen (verantwortlich: Funktionsbereichsleiter)::
  • nach 1 Woche
  • nach 4 Wochen
  • nach 3 Monaten (Wiederholung des Gespräches mit Leiter AC, abschließende Bewertung der Einarbeitungsphase)

Bewertung

(Verantwortung: Funktionsbereichsleiter)

Rechtzeitig (ca. 2 Monate) vor Ablauf der Probezeit sollte in Absprache zwischen Institutsleitung, Funktionsbereichs- und Gruppenleiter des Arbeitsbereichs des neuen Mitarbeiters und des Funktionsbereichsleiters AC darüber entschieden werden, ob eine Weiterbeschäftigung des Mitarbeiters nach Ablauf der Probezeit angestrebt werden soll. Der HPS-Vordruck „Probezeit-Ende“ ist auszufüllen und nach Unterschrift des Institutsleiters bzw. seines Beauftragten an HPS zu schicken.

Ausscheidende Mitarbeiter

Jeder ausscheidende Mitarbeiter muss einen komplett ausgefüllten Laufzettel im IMT Sekretariat abgeben.

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• ) Hinterlegte/s Dokument/e. (Diese sind ggf. noch zu erstellen, wobei zu entscheiden ist, welche davon als Formblätter und welche als ungelenkte Dokumente einzustufen sind).