Checkliste für Bewirtungen

Informationen sollten frühmöglichst an die Sekretariate/AC gehen; mindestens 5 Tage vorher, bei Essensbestellung mind. 8 Tage vorher.

1. Besprechungsraum buchen (Aufgrund der Fahrstuhlproblematik sind Bewirtungen im Seminarraum soweit wie möglich zu vermeiden und immer Sonderfälle, die vorher abzustimmen sind.)
2. Die Sekretariate benötigen folgende Angaben:
   • Datum der Bewirtung
   • Ort (Besprechungszimmer muss gebucht sein)
   • Anzahl der Personen
   • Umfang der Bewirtung (Kaffee, Wasser, Essen)
   • Beginn und Ende der Besprechung
   • Anlass der Bewirtung (Agenda oder Einladung)
   • Ansprechpartner benennen
   • Falls eine größere Zahl von Gästen (mehr als 14 Personen) erwartet wird, muss die Bewirtung über das Casino (mit Anlieferung, Auf- und Abbau) erfolgen.
   • Bei Casinobestellungen ist die Angabe der Finanzierung (PSP-Nummer) notwendig.
3. Falls Essen (Casino) zur Anlieferung bestellt wird (z. B. bei einem Workshop), ist zu beachten,
   • dass die Getränke dazu mitbestellt werden
   • dass das Geschirr mitbestellt wird
   • dass der Auf- und Abbau mitbestellt wird
   • dass eine Teilnehmerliste erstellt wird (muss im SAP bei der Bestellung angehängt werden)
   • dass die Pforte über die Veranstaltung und Teilnehmer informiert wird
   • dass die Sekretariate, Herr Gramlich und Herr Benz über den Zeitpunkt der Anlieferung und Abholung informiert sind und über die Art der Bestellung (am besten schriftlich)
   • dass die Reinigung gewährleistet ist
     • bei internen Veranstaltungen, Absprache mit Fr. Zindl
     • bei externen Veranstaltungen muss der Nutzer die Reinigung selbst beauftragen (Info. an Hrn. Benz)
4. Herr Gramlich (Hr. Benz) ist zu informieren bzw. Ansprechpartner
   • wenn Tische auf- u. abzubauen sind
   • wie die Tische angeordnet werden sollen
   • ob Stehtische gewünscht werden
   • ob Posterwände aufgebaut werden müssen
   • ob ein Beamer benötigt wird (im Seminarraum 405 muss Hr. Vautrelle oder Hr. Benz die Technik einschalten)
5. Der verantwortliche Ansprechpartner muss am Veranstaltungstag vor Ort sein und den Auf- und Abbau kontrollieren

Bitte beachten Sie, dass vor der Anlieferung der Getränke/Speisen die Tische schon fertig angeordnet stehen müssen!

Diese Checkliste soll einen reibungslosen Ablauf gewährleisten!