Dienstreise - Business trip

English version

Dienstreiseantrag

Dienstreiseantrag bekommen

Vom Sekretariat (z.B Frau Schmolka, Frau Seither, Frau Nowotny)

Detaillierte Informationen zu Dienstreisen stellt PSE in ihren Reiserichtlinien zur Verfügung.

Dienstreiseantrag ausfüllen

Pers.-Nr

Personalnummer

Name, Vorname

z.B Prof. Uli Lemmer

Anschrift

kann man auch leer lassen

E-Mail

z.B uli.lemmer@kit.edu

Org-Einheit

IMT

Kostenstelle

kann man leer lassen (in der Regel 5370)

Fonds

kann man leer lassen. Für Wissbegierige stellt FIMA eine Fonds-Übersicht zur Verfügung.

Diensttelefon

z.B 42530

Bankverbindung

leer lassen

Dienstlicher Anreisetag/Rückreisetag

z.B "Es fängt um 7 Uhr morgens am nächsten Tag an und du willst nicht den Nachtzug nehmen, dann kannst du auch ganz locker am Tag vorher anreisen" -> dann musst du hier einen Tag vorher angeben

Reiseziel

Da wo du hinwillst.

Beginn der Dienstgeschäfte

Wann fängt deine Sitzung/Konferenz/Meeting an?

Begründung

z.B Workship Oxford Instruments / DFG Tagung / Gruppentreffen Uni Heidelberg

Projekt/Auftrag/Kostenträger/(EU-)Vertragsnummer

Hr. Moritz oder Hr. Roth fragen! Die Nummer muss das Format AA.1111.2222.3333 haben. In der Regel: FE.5370.XXXX.XXXX

Abschnitt Reiseplanung

• Falls man selber bucht, bitte das entsprechende Verkehrsmittel ankreuzen und gut sichtbar auf dem Zettel vermerken, dass man selber bucht.
• Meiner Meinung nach lohnt es sich die Tickets vom Reisebüro ausdrucken zu lassen, weil man sie dann nicht auslegen muss.
• Man kann bis zu 5 private Tage (Urlaubstage) ohne Begründung an eine Dienstreise ranhängen. Wie wär's mit einer Konferenz in London?

Bahntickets beantragen

1. "JA" auf dem Dienstreiseantrag ausfüllen. Der Dienstreiseantrag wird dann ans Reisebüro weitergeleitet.
2. Raussuchen, wann du fahren willst. Vom Reisebüro kriegt man nicht immer die beste Verbindung.
   • Formular für das Reisebüro neben Kantine ausfüllen. Formular vom PSE
   • Alternativ einfach hingehen und dann machen die das auch so.
3. Ab 2h Reisedauer darf man 1. Klasse fahren.

Hinweis für BahnCard-Besitzer: Die BahnCard kann auch dienstlich genutzt werden. Fährt man im Gültigkeitszeitraum der BahnCard, sprich in einem Jahr, dienstlich so viel Bahn, dass der eingesparte Betrag mindestens dem Kaufpreis der BahnCard entspricht, so erstattet PSE die BahnCard. Ist man weniger gefahren, gibt's keine Erstattung, auch nicht anteilig. Die Erstattung erfolgt über einen Dienstreiseantrag, z.B. auf den der nächsten Dienstreise draufschreiben. Achtung: Erstattet wird auch nur innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten nach Ende der Gültigkeit der BahnCard!

Flugtickets beantragen

• Vermutlich so wie Bahntickets. Hab aber nicht so wirklich Ahnung. Ergänzung an dieser Stelle erwünscht.

Dienstwagen beantragen

• KIT-Führerschein benötigt (Grüner Ausweis). Dafür braucht man einen vom Institutsleiter unterschriebenen Antrag (Sekretariat oder direkt im Büro des Fahrdienstes) und einen normalen Führerschein.
• Fahrdienstauftrag im SAP-System (siehe auch )
  • "JA" bei Dienstwagen ankreuzen, Begründung schreiben z.B. Wir fahren zu viert nach Freiburg und haben viel Gepäck. Es ist billiger fürs KIT uns ein Auto zu stellen.
  • Kosten: Null (0) Euro. Ganz wichtig, sonst leitet es Hr. Moritz oder Hr. Roth nicht weiter.
  • Ausdrucken
  • Unterschrift von Abteilungsleiter
  • Weiterleiten an Hr. Moritz (Vertretung: Hr. Maas)
• Bei Fahrdienst nachfragen, ob die es auch bekommen haben. (z.B Gerd Nagel: gerd.nagel@kit.edu, -25110). Die Mitarbeiter sind alle schon ein wenig älter, deshalb ist anrufen besser.

Hinweise:

• Abholung des Dienstwagens ab 07:00 Uhr möglich, bei früherer Abfahrt Abholung am Tag vorher
• Rückgabe des Dienstwagens immer möglich: Schlüssel + Fahrtenbuch nach Feierabend in Briefkasten einwerfen

Hotels buchen

Kein Hotel buchen von dem man sich nicht sicher ist, dass man es erstattet bekommt!

• Man kann entweder Hotels aus der Hotelliste vom "BUND" buchen: Hotellisten vom PSE
• Tagungshotel, kann man auch in Absprache mit Hr. Moritz buchen, wenn es teurer ist wie normal.
• Hotels, die billiger sind als 60 €, werden ohne Begründung akzeptiert
• vom Reisebüro Hotels vorschlagen lassen. Die kennen die Limits und häufig wird das Hotel dann schon vorher bezahlt.

Vorschuss

Falls ein Vorschuss benötigt wird, z.B. für Teilnahmegebühren, ankreuzen und Betrag angeben. Unbedingt ein Dokument (ausgedruckte Email reicht aus) anheften, auf dem der Betrag und Zweck steht, z.B. Zahlungsaufforderung von Konferenzverwaltung.

Antrag Abgeben

Wenn der Antrag ausgefüllt und unterschrieben ist (Reisender & FBL), bei Hr. Moritz oder Hr. Roth abgeben. Von dort wird der Antrag zu PSE weitergeleitet (Natascha Siemoneit) und wiederum ans Reisebüro, wenn Bahntickets oder Hotelbuchung gewünscht sind. Der Antrag wird zur Abrechnung wieder zurück geleitet.

Durchschläge:

Kleiner, gelber

für Hr. Moritz, nur bei Teilnahme an Zeiterfassung, vor Reisebeginn

Rot

für Natascha Siemoneit (PSE), vor Reisebeginn

Weiß, grün

für Abrechnung

Reisetag nachträglich ändern

Soll der Ab- oder Anreisetag geändert werden, nachdem der Antrag schon abgegeben wurde, muss Hr. Moritz kontaktiert werden, von ihm reicht eine Email an Frau Siemoneit, die das geänderte Datum ans Reisebüro weitergibt.

Dienstreise abrechnen

1. Alles kopieren. Es verschwindet scheinbar manchmal was.
2. Den zweiten Teil vom Dienstreiseantrag ausfüllen und unterschreiben lassen.
   • Vor Ort gekaufte ÖPNV-Tickets auf ein Blatt Papier kleben und anhängen, im Antrag unter "Nebenkosten" angeben
3. An Hr. Moritz oder Hr. Roth schicken
4. Warten. Falls nix überwiesen wird, dann nachfragen.

Reisebüro

Das Reisebüro "FCM Travel Solutions" befindet sich außerhalb des Zauns neben der alten Kantine. Es ist telefonisch unter 25072 zu erreichen.Die Öffnungszeiten sind:

Montag - Donnerstag

08:00 - 13:00 Uhr

14:00 - 17:00 Uhr

Freitag

08:00 - 13:00 Uhr

14:00 - 16:00 Uhr

Reisekostenabrechnung für Gäste

Gäste des KIT füllen nach ihrem Besuch das Formular Reiseabrechnung für Gäste. Voraussetzung für die Abrechnung ist ein Vortrag am IMT, nicht zwingend im Seminar, auch vor Kleingruppen möglich. Zustimmung des FBLs notwendig.

Links

• Reiserichtlinien von PSE
• Reiseabrechnung für Gäste

keywords
Reise, Reiseantrag, Dienstreiseantrag, Geschäftsreise, Dienstgang