Formaltitäten zur Promotion - Formalities for the doctorate

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Um promovieren zu können, ist nicht nur eine erfolgreiche wissenschaftliche Arbeit notwendig, sondern auch einiges an Papierkram auszufüllen und Deadlines einzuhalten. Hier werden die wichtigsten Schritte zusammengefasst wie sie in den Promotionsordnungen von 2007 (PO2007) und 2017 (PO2017) festgelegt sind. Diese Zusammenstellung bezieht sich in erster Linie auf die Promotion an der Fakultät für Maschinenbau, kann aber fast eins zu eins für die Promotion an der Fakultät für Elektrotechnik verwendet werden, deren Promotionsordnung (PO2017ETIT) der PO2017 sehr ähnlich ist.

Weg zur Promotion

In beiden Prüfungsordnungen ist der Weg zur Promotion ungefähr gleich:

1. Annahme als Doktorand
2. Zulassung zur Promotion
3. Mündliche Prüfung
4. Abschlussverfahren

Man muss mindestens 1 Jahr als Doktorand angenommen sein, bevor man zur Promotion zugelassen werden kann. In PO2017 (nicht jedoch PO2007) kann der erste Schritt "Annahme als Doktorand" jedoch auch weggelassen werden. Dafür müssen bei der Beantragung zur Zulassung der Promotion alle Nachweiße, dass die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt sind eingereicht werden. Dies ist jedoch NICHT zu empfehlen, da es unter Umständen abgelehnt wird, wenn z.B. nicht allen Zulassungsvoraussetzungen genüge getan wurden und dann hat man mind. 3 Jahre gearbeitet und kann nicht promoviert werden. Es sollte wirklich nur im Notfall versucht werden, der sicherere Weg ist über die Annahme als Doktorand.

Annahme als Doktorand

Eine ausführliche Beschreibung, welche Schritte unternommen werden müssen und welche Dokumente eingereicht werden müssen findet ihr hier.

Es müssen folgende Zulassungsvoraussetzungen erfüllt sein:

• Master in einem MINT-Studienfach
• Bei Abschluss an einer deutschen Hochschule: ein Schnitt von 1.5 oder besser
• Bei Abschluss an einer internationalen Hochschule muss zusätzlich ein Gutachten vom IStO eingereicht werden
• Falls man kein MINT-Studienfach belegt hat, oder eine Note schlechter als 1.5 hat, können Ergänzungsleistungen verlangt werden (Besuch von Vorlesungen etc) bevor die Annahme erteilt wird

Der Antrag wird vom Promotionsausschuss geprüft. Dieser trifft sich ca. einmal im Monat. D.h. bei klaren Fällen (MINT und Note<1.5) kommt in der Regel nach ca. 1 Monat der Bescheid. Bei unklaren Fällen kann es unter Umständen etwas länger dauern, oder wenn viele Doktoranden gleichzeitig anfangen und zu bearbeiten sind. Sollte es jedoch unverhältnismäßig lange dauern, kann man ruhig vorsichtig im Dekanat nachfragen, wie der Stand der Dinge ist.

Verlängerung der Annahme

Die Annahme als Doktorand erlischt nach 5 Jahren zum Semesterende. Die Verlängerung um jeweils (=immer wieder) ein Jahr ist möglich und wird in der Regel problemlos gewährt, wenn

• rechtzeitig ein formloser Antrag (Dekanat) mit kurzer Begründung gestellt wird
• ein Einverständnis des Betreuers mit der Verlängerung vorliegt (kurze Notiz auf Antrag reicht aus!)

Die Verlängerung wird nur bis zum Tag der Zulassung zur Promotion benötigt.

Zulassung zur Promotion

Auch die Zulassung zur Promotion wird dem Dekanat (aktuell (Jul.2019): Fr.Ginder/Fr.Bison) gestellt. Die einzureichenden Dokumenten können der Promotionsordnung(Maschinenbau) oder Promotionsordnung(Elektrotechnik) entnommen werden. Hinweis: Auf dem Titelblatt der Dissertationsschrift sollte stehen "eingereichte Version" und nicht "genehmigte Version", letzteres ist dann der Fall, wenn die Zulassung erteilt wurde.

Der Doktorand schlägt außerdem die Referenten, Vorsitzenden, Prüfungstermin und Prüfungsort vor.

Die Referenten haben dann Zeit die Dissertation zu lesen und zu bewerten. Die Referenten entscheiden dann, ob der Doktorand für den nächsten Schritt - die mündliche Prüfung - zugelassen wird, oder ob größere Korrekturen an der Dissertation vorgenommen werden müssen. Bei Ablehnung hat der Doktorand 1 Jahr Zeit eine überarbeitete Dissertation einzureichen. Dies ist genau einmal möglich, wird die Dissertation erneut abgelehnt, hat man keinen weiteren Versuch.

Mündliche Prüfung

Diese besteht aus:

• öffentlicher Vortrag, 30 min
• anschließend kurze, öffentliche Diskussion
• ca. 50min Befragung, fakultätsöffentlich (d.h. Angehörige der Fakultät können - wenn Prüfer und Prüfling dem zustimmen - der Befragung als stumme Beobachter beiwohnen)
• nach der Befragung wird die Note festgelegt (Mittel aus mündlicher Prüfung (1/3) und Dissertation (2/3))

Abschluss Verfahren

Zum Abschluss wird dann vom Promotionsausschuss und dem Referenten die Veröffentlichungsfreigabe erteilt. Dann muss innerhalb eines Jahres die Veröffentlichung der Dissertation erfolgen. Dann wird die Urkunde ausgehändigt und erst dann darf der Titel geführt werden.

Häufige Fehler bei der Promotion

Verlängerung Annahme als Doktorand erlischt

Wie bereits erwähnt, erlischt die Annahme als Doktorand nach 5 Jahren und muss dann verlängert werden. Dies sollte rechtzeitig in Angriff genommen werden, bevor die Annahme erlischt.

Literaturverzeichnis und Zitierung

Die gröbsten Fehler passieren wohl immer wieder im Literaturverzeichnis oder beim Zitieren. Hier sind ein paar Tipps der beiden aktuellen Promotionsausschussvorsitzenden (Jul 2019:Prof. Wolfgang Seemann (Vorsitzender), Stellvertreter Prof. Martin Heilmaier) zu diesem Thema, auf was man achten soll bevor man die Dissertation einreicht:

• Am besten rechtzeitig informieren, ob Betreuer und Doktorvater etc einen speziellen Wunsch haben, wie die Formatierung des Literaturverzeichnisses auszusehen hat.
• Das Literaturverzeichnis sollte eine eindeutig erkennbare Sortierung haben. Grundsätzlich sind alle Sortierweisen erlaubt, die beiden häufigsten sind
  • Alphabetisch sortiert. Dies hat den Vorteil, dass wenn man nach einer bestimmten Quelle sucht und den Namen des Erstautors kennt, diese Quelle leicht findet.
  • Nach Zitierreihenfolge. D.h. die Quelle die als erster in der Dissertation zitiert wird, bekommt die [1], die nächste die [2] und so weiter.
• Zitate müssen deutlich als solche gekennzeichnet werden.
• Referenzen auf Vollständigkeit überprüfen, dies ist je nach Art der Quelle etwas unterschiedlich. Grundsätzlich sollte man sich fragen, ob man mit den Angaben die Quelle zweifelsfrei findet, dabei ist speziell darauf zu achten:
  • Grundsätzlich: Autor, Titel des Artikel/Buches, Name der Zeitschrift/Verlag, Datum, Ort etc
  • Bei Internetreferenzen muss das letzte Abrufdatum genannt werden.
  • Bei Tagungsberichten (Conference Proceedings) sollte immer auch die Seitennummer angegeben werden.

Bilder

Sobald ein Bild z.B. in einem Paper veröffentlicht wurde muss bei zukünftigen Veröffentlichungen auf dieses Bild referenziert werden. Ein Tipp ist, das Bild in einen Container in der Bibliothek zu geben, dabei erhält das Bild eine DOI auf die man dann in Paper und Thesis referenzieren kann.